Phiếu Xuất Kho Là Gì? Mẫu Chuẩn Thông Tư 200 & 133 Mới Nhất

Phiếu xuất kho là một trong những chứng từ gốc quan trọng nhất, làm căn cứ pháp lý để ghi nhận việc giảm tài sản (hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) và ghi nhận chi phí sản xuất kinh doanh. 

Dù doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hay Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc nắm rõ bản chất, quy định lập, phương pháp tính giá và quy trình luân chuyển phiếu xuất kho là bắt buộc đối với cả kế toán viên, thủ kho lẫn nhà quản lý. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết toàn bộ khía cạnh về phiếu xuất kho từ lý thuyết đến thực tế vận hành. 

Phiếu Xuất Kho Là Gì? Mẫu Chuẩn Thông Tư 200 & 133 Mới Nhất

Tổng Quan Về Phiếu Xuất Kho Trong Quản Lý Kho Hàng 

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên hỗn loạn nếu thiếu đi một hệ thống chứng từ ghi nhận phiếu xuất kho kịp thời và chuẩn xác.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán nội bộ được lập ra nhằm ghi nhận việc xuất hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản phẩm từ kho ra ngoài để phục vụ cho các mục đích như: bán hàng, đưa vào sản xuất, điều chuyển nội bộ hoặc sử dụng cho hoạt động vận hành. 

Đây là căn cứ quan trọng xác định số lượng thực tế rời khỏi kho bãi của doanh nghiệp.

Vai trò quan trọng của phiếu xuất kho

Đối với Kế toán: Là chứng từ gốc để ghi sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa, làm cơ sở hạch toán giá vốn hàng bán (COGS), chi phí sản xuất kinh doanh và xác định đúng nghĩa vụ thuế.

Đối với Thủ kho: Là căn cứ pháp lý để thực hiện xuất hàng, điều chỉnh giảm số lượng tồn kho trên sổ kho/phần mềm và quy trách nhiệm quản lý tài sản.

Đối với Doanh nghiệp: Giúp ban quản trị theo dõi biến động hàng tồn kho, phát hiện chênh lệch, thất thoát và là chứng từ bắt buộc khi giải trình với cơ quan Thuế hoặc đơn vị Kiểm toán.

Phân biệt Phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai loại chứng từ này, dẫn đến những sai sót về mặt thủ tục hành chính thuế:

Các Trường Hợp Bắt Buộc Và Thường Gặp Cần Lập Phiếu Xuất

Căn cứ vào mục đích luân chuyển tài sản, doanh nghiệp phải chủ động khởi tạo phiếu xuất kho cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chế tạo

Đây là nghiệp vụ cốt lõi và diễn ra với tần suất cao nhất tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến, gia công hoặc xây lắp.

Mục đích: Cấp phát nguyên nhiên vật liệu, linh kiện, phụ tùng từ kho lưu trữ xuống xưởng sản xuất, dây chuyền lắp ráp hoặc công trường thi công theo định mức kỹ thuật.

Căn cứ lập phiếu: Lệnh sản xuất, Phiếu đề nghị cấp phát vật tư, Bản đăng ký định mức nguyên vật liệu hoặc Dự toán công trình đã được duyệt.

Tác động kế toán: Làm căn cứ để kế toán hạch toán ghi nhận chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (TK 621) hoặc Chi phí sản xuất chung (TK 627), giảm tương ứng giá trị Nguyên liệu, vật liệu (TK 152).

Xuất hàng hóa để bán, gửi đại lý hoặc xuất khẩu

Nghệ vụ xuất kho này trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, áp dụng cho các đơn vị thương mại, bán lẻ, phân phối và xuất nhập khẩu.

Trường hợp xuất bán trực tiếp: Hàng hóa, thành phẩm được xuất khỏi kho để giao trực tiếp cho khách hàng hoặc chuyển cho bên vận chuyển (Logistics/Shipper).

Trường hợp xuất gửi bán đại lý / ký gửi: Hàng hóa xuất từ kho tổng chuyển đến các đại lý, showroom, sàn thương mại điện tử nhưng chưa xác định là đã bán thành công.

Trường hợp xuất khẩu: Hàng xuất kho phục vụ công tác đóng Container, làm thủ tục thông quan tại cảng/cửa khẩu.

Tác động kế toán: Là chứng từ bắt buộc để kế toán xác định Giá vốn hàng bán (TK 632) đối ứng với giá trị Hàng hóa (TK 156) hoặc Thành phẩm (TK 155). Đồng thời, đây là căn cứ đối soát với Hóa đơn điện tử GTGT giao cho khách hàng.

Xuất công cụ, dụng cụ, tài sản cố định dùng cho vận hành

Để phục vụ hoạt động quản lý, bán hàng hoặc vận hành nội bộ, doanh nghiệp thường xuyên phải đưa các tài sản, công cụ vào sử dụng.

Đối tượng xuất kho: Văn phòng phẩm, máy tính, thiết bị văn phòng, bảo hộ lao động, dụng cụ sửa chữa, phụ tùng thay thế...

Phân loại hạch toán:

Xuất dùng 1 lần (Giá trị nhỏ): Tính toàn bộ giá trị vào Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc Chi phí bán hàng (TK 641).

Xuất dùng nhiều lần (Giá trị lớn): Ghi nhận vào Chi phí trả trước (TK 242) để thực hiện phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng kỳ.

Lưu ý: Phiếu xuất kho trong trường hợp này là bằng chứng xác định thời điểm bắt đầu tính phân bổ chi phí hoặc trích khấu hao tài sản.

Xuất chuyển kho nội bộ giữa các chi nhánh, cửa hàng

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô với hệ thống nhiều kho hàng, showroom hoặc chi nhánh phụ thuộc, việc điều chuyển hàng hóa qua lại diễn ra rất phổ biến.

Mục đích: Bù đắp thiếu hụt hàng hóa cục bộ, điều phối tồn kho theo vùng miền, hoặc chuyển hàng từ kho trung tâm đến các điểm bán lẻ.

Đặc điểm chứng từ:

Trường hợp chuyển kho thông thường trong cùng một khối hạch toán phụ thuộc: Sử dụng Phiếu xuất kho kết hợp với Lệnh điều động nội bộ.

Trường hợp di chuyển hàng hóa lưu thông trên đường giữa các tỉnh/thành phố hoặc chi nhánh độc lập: Bắt buộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đi kèm Lệnh điều động để trình cơ quan Quản lý thị trường/Thuế khi kiểm tra.

Xuất tiêu hủy, thanh lý hoặc điều chỉnh kiểm kê thiếu

Trong quá trình lưu kho, không tránh khỏi các rủi ro hỏng hóc, quá hạn sử dụng hoặc thất thoát tài sản. Phiếu xuất kho đóng vai trò là chứng từ "xóa sổ" lượng tồn trên hệ thống.

Xuất tiêu hủy / Thanh lý: Áp dụng cho hàng hóa hết hạn sử dụng (biến chất, hỏng hóc), nguyên vật liệu hư hỏng không còn khả năng tái chế, hoặc sản phẩm lỗi không thể sửa chữa.

Xuất điều chỉnh kiểm kê thiếu: Khi tiến hành kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, nếu phát hiện số lượng thực tế trong kho nhỏ hơn số lượng trên sổ sách/phần mềm mà chưa xác định được nguyên nhân, thủ kho phải lập phiếu xuất điều chỉnh giảm để đưa số liệu về đúng thực tế.

Căn cứ pháp lý kèm theo: Biên bản kiểm kê quỹ/kho, Biên bản hủy hàng hóa hư hỏng, Quyết định xử lý của Hội đồng thanh lý/Ban Giám đốc.

Mẫu Phiếu Xuất Theo Thông Tư 200 Và Thông Tư 133 (Mới Nhất)

Việc áp dụng mẫu phiếu xuất kho đúng khung pháp lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán và hạn chế tối đa rủi ro xử phạt hành chính.

So sánh tổng quan giữa Thông tư 200 và Thông tư 133

Cả hai thông tư đều cung cấp mẫu phiếu xuất kho chuẩn (Mẫu số 02 - VT) với các nội dung cơ bản tương đồng, tuy nhiên Thông tư 133 có tính linh hoạt cao hơn trong việc chỉnh sửa chỉ tiêu phù hợp với quy mô SME.

Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô lớn.

Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nhằm tối giản hóa thủ tục kế toán.

Mẫu Phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu số 02 - VT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có cấu trúc chặt chẽ, đầy đủ các trường thông tin kiểm soát:

Mẫu Phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu số 02 – VT

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Đơn vị: ....................                                 Nợ: .......................

Bộ phận: ..................                                 Có: .......................

                               PHIẾU XUẤT KHO

                      Ngày ..... tháng ..... năm .......

                               Số: ...............

- Họ và tên người nhận hàng: ....................................... Địa chỉ (bộ phận): .............................................

- Lý do xuất kho: ...................................................................................................................................

- Xuất tại kho (ngăn lô): ........................................... Địa điểm: ...................................................................

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ..........................................................................................................

- Số chứng từ gốc kèm theo: .............................................................................................................

       Người lập phiếu            Người nhận hàng            Thủ kho            Kế toán trưởng           Giám đốc

          (Ký, họ tên)              (Ký, họ tên)           (Ký, họ tên)          (Ký, họ tên)          (Ký, họ tên, đóng dấu)

Mẫu Phiếu xuất kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Về cơ bản, Mẫu số 02 - VT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC retained hầu hết các chỉ tiêu của Thông tư 200. 

Điểm khác biệt nằm ở việc cho phép lược bỏ bớt các dòng ký duyệt (như Giám đốc) nếu quy trình phân quyền của doanh nghiệp nhỏ đã được quy định rõ trong điều lệ nội bộ.

Mẫu Phiếu xuất kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Hướng Dẫn Cách Viết Phiếu Xuất Kho Chi Tiết Từ A-Z

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cách điền và viết Phiếu Xuất Kho (Mẫu số 02 - VT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC) dành cho kế toán, thủ kho và nhân viên quản lý vật tư.

Hướng dẫn điền thông tin hành chính

Tên đơn vị, bộ phận: Ghi rõ tên công ty và chi nhánh/kho trực thuộc phát sinh nghiệp vụ xuất kho.

Ngày tháng năm: Ghi đúng thời điểm lập phiếu xuất kho (thường trùng hoặc ngay trước thời điểm giao hàng).

Số phiếu: Thiết lập hệ thống đánh số tăng dần theo dãy số tự nhiên (Ví dụ: XK01/08, XK02/08...) để dễ tra cứu.

Tài khoản Nợ/Có: Do kế toán ghi rõ các tài khoản đối ứng (Ví dụ: Nợ TK 632 / Có TK 156 khi xuất bán).

Họ tên người nhận & Địa chỉ: Ghi rõ tên khách hàng, đơn vị vận chuyển hoặc nhân viên nhận vật tư.

Hướng dẫn điền bảng chi tiết hàng hóa/vật tư 

Bảng dữ liệu hàng hóa cần được ghi chính xác, rõ ràng từng cột:

Dòng Cộng: Tính tổng số tiền ở Cột Thành tiền (Cột 4).

Quy định về chữ ký xác nhận

Người lập phiếu: Ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn thành kê khai nội dung.

Người nhận hàng: Ký xác nhận sau khi đã kiểm đếm đủ số lượng và chất lượng hàng hóa.

Thủ kho: Ký xác nhận đã thực hiện xuất hàng khỏi kho.

Kế toán trưởng & Giám đốc: Ký duyệt theo phân cấp ủy quyền của doanh nghiệp để chứng từ có giá trị pháp lý hoàn chỉnh.

Quy Trình Xuất Kho Chuẩn Xác Trong Doanh Nghiệp 

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sẽ loại bỏ nguy cơ thất thoát và chênh lệch số liệu kho.

Quy Trình Xuất Kho Chuẩn Xác Trong Doanh Nghiệp

Bước 1: 

Tiếp nhận đề nghị xuất kho: Bộ phận kinh doanh hoặc xưởng sản xuất gửi Đơn đặt hàng / Lệnh sản xuất / Phiếu đề nghị vật tư đến phòng kế toán và quản lý kho.

Bước 2: 

Kiểm tra tồn kho thực tế và duyệt xuất kho: Kế toán kho kiểm tra số dư tồn kho trên hệ thống, trình Quản lý kho hoặc Giám đốc duyệt lệnh xuất.

Bước 3: 

Lập Phiếu xuất kho: Kế toán hoặc thủ kho (tùy quy trình nội bộ) tiến hành khởi tạo phiếu xuất kho thành 3 liên.

Bước 4: 

Thực hiện xuất hàng tại kho: Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất đúng mã, đúng số lượng. Người nhận hàng kiểm tra, hai bên ký tên vào tất cả các liên của phiếu.

Bước 5: 

Lưu trữ chứng từ, cập nhật theo 3 liên phiếu xuất kho:

• Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu.

• Liên 2: Thủ kho giữ để ghi Sổ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ.

• Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi/chứng minh gốc xuất hàng.

Chuyển Đổi Số Quản Lý Phiếu Xuất Tự Động Bằng Phần Mềm

Việc số hóa quy trình quản lý chứng từ phiếu xuất kho giúp loại bỏ hoàn toàn các rủi ro vận hành thủ công.

Chuyển Đổi Số Quản Lý Phiếu Xuất Tự Động Bằng Phần Mềm

Hạn chế của việc quản lý phiếu xuất kho bằng Excel hoặc giấy

Dễ thất lạc chứng từ, tốn diện tích lưu trữ kho hồ sơ.

Nguy cơ sai lệch dữ liệu do nhập tay (Typo) giữa các file Excel của kho và kế toán.

Tốn thời gian tra cứu, tổng hợp báo cáo tồn kho định kỳ.

Lợi ích khi sử dụng Phần mềm:

Tự động hóa: Phiếu xuất kho được tự động sinh ra ngay khi Lệnh xuất hàng hoặc Đơn hàng bán được duyệt.

Cập nhật Real-time: Số lượng tồn kho giảm ngay lập tức trên hệ thống khi phiếu xuất kho được thủ kho xác nhận qua mã vạch (Barcode/QR code).

Đồng bộ hóa dữ liệu: Kế toán chỉ cần 1 click để duyệt đơn giá và hạch toán Nợ/Có, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu lặp lại.

Dịch Vụ Kho Chung Uy Tín Tại Minh Việt Logistics

Nếu quy trình tự vận hành kho hàng khiến doanh nghiệp tốn quá nhiều nhân lực cho việc kiểm đếm, lập phiếu xuất kho hay đối soát chênh lệch dữ liệu, Dịch vụ Logistics Minh Việt chính là đối tác tin cậy mang đến giải pháp toàn diện. 

Mô hình chi phí linh hoạt: Thuê theo m², m³ hoặc theo số lượng Pallet sử dụng thực tế – giúp tiết kiệm tới 40% chi phí so với việc duy trì kho riêng cố định.

Quản lý bằng phần mềm WMS hiện đại: Minh Việt Logistics áp dụng phần mềm quản lý kho WMS chuyên nghiệp. Toàn bộ quy trình xuất - nhập kho, theo dõi mã vạch (SKU) và tự động tạo Phiếu xuất kho điện tử chuẩn hóa đều được thực hiện minh bạch, chính xác từng giây.

Dịch vụ phụ trợ trọn gói (Fulfillment): Cung cấp trọn gói đội ngũ bốc xếp, nâng hạ, đóng gói, dán tem nhãn, phân loại hàng hóa (Pick & Pack) và hỗ trợ giao hàng chặng cuối (Last-mile Delivery).

Hạ tầng kho bãi đạt chuẩn: Hệ thống kho hiện đại, cao ráo, đạt chuẩn PCCC tự động, camera an ninh giám sát 24/7. Vị trí kho đắc địa tại các trục đường huyết mạch ở Hà Nội (Gia Lâm, Thanh Trì, Đông Anh), TP.HCM, Đà Nẵng, Hưng Yên... thuận tiện cho xe Container ra vào 24/7.

Chuẩn hóa hệ thống phiếu xuất kho theo đúng quy định Thông tư 200 và Thông tư 133 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế mà còn tạo nền tảng vững chắc cho công tác quản trị tài chính - kho vận. 

Việc kết hợp giữa quy trình nội bộ chặt chẽ và ứng dụng giải pháp chuyển đổi số hoặc sử dụng dịch vụ kho vận chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất, nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến đã được tổng hợp để hỗ trợ giải đáp nhanh cho đội ngũ nhân sự kho và kế toán.

1. Phiếu xuất kho dùng để làm gì?

Phiếu xuất kho được sử dụng để xác nhận và theo dõi việc hàng hóa, vật tư hoặc sản phẩm được đưa ra khỏi kho. Chứng từ này giúp thủ kho có căn cứ thực hiện xuất hàng, đồng thời hỗ trợ kế toán cập nhật số liệu tồn kho và ghi nhận các nghiệp vụ liên quan. 

Đối với doanh nghiệp có hoạt động nhập – xuất hàng thường xuyên, phiếu xuất kho còn giúp kiểm soát lịch sử xuất hàng, đối chiếu số lượng thực tế và hạn chế sai lệch giữa dữ liệu trên hệ thống với hàng hóa trong kho.

2. Phiếu xuất kho gồm những nội dung gì?

Một phiếu xuất kho thông thường gồm các thông tin cơ bản như tên đơn vị, bộ phận lập phiếu, số phiếu, ngày lập và lý do xuất kho. Phần nội dung hàng hóa thường thể hiện tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng theo yêu cầu, số lượng thực xuất và các thông tin liên quan. 

Tùy quy trình quản lý của từng doanh nghiệp, phiếu có thể bổ sung đơn giá, thành tiền, người nhận hàng, thủ kho, kế toán hoặc người phê duyệt. Các thông tin này giúp quá trình xuất hàng được kiểm soát và dễ dàng đối chiếu.

3. Phiếu xuất kho có cần chữ ký không?

Phiếu xuất kho thường cần chữ ký hoặc xác nhận của những người có trách nhiệm theo quy trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Tùy từng trường hợp, phiếu có thể có xác nhận của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán và người phê duyệt. 

Với doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho, một số bước có thể được xác nhận điện tử thay cho chữ ký trực tiếp nếu hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ. Do đó, số lượng và hình thức xác nhận trên phiếu có thể khác nhau tùy quy trình của từng doanh nghiệp.

4. Phiếu xuất kho và hóa đơn có giống nhau không?

Phiếu xuất kho và hóa đơn là hai loại chứng từ có mục đích sử dụng khác nhau. Phiếu xuất kho chủ yếu phản ánh việc hàng hóa, vật tư hoặc sản phẩm được xuất khỏi kho, phục vụ công tác quản lý và kiểm soát tồn kho. 

Trong khi đó, hóa đơn được sử dụng để ghi nhận giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong một nghiệp vụ bán hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng cả phiếu xuất kho và hóa đơn, nhưng hai chứng từ này không thay thế hoàn toàn chức năng của nhau.

5. Có thể sử dụng phiếu xuất kho điện tử không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức quản lý và lập phiếu xuất kho điện tử tùy theo hệ thống quản lý kho, phần mềm kế toán và quy trình nội bộ đang áp dụng. Phiếu điện tử giúp giảm thao tác giấy tờ, dễ lưu trữ, tìm kiếm và đối chiếu dữ liệu xuất nhập tồn. 

Khi triển khai, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phê duyệt, phân quyền người lập và người xác nhận, đồng thời bảo đảm dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và có thể truy xuất khi cần. Hình thức áp dụng cụ thể cần phù hợp với quy định pháp lý và hệ thống quản trị của doanh nghiệp.