Quy Trình Xuất Kho Hàng Hóa Tại Kho Chung Minh Việt

Hàng hóa được bảo quản ổn định trong kho chung

1. Quy Trình Xuất Kho Là Gì? Tầm Quan Trọng Khi Có Quy Trình Xuất Kho Chuẩn

Quy trình xuất kho là trình tự các bước được thực hiện từ khi tiếp nhận yêu cầu xuất hàng đến khi hàng được kiểm tra, bàn giao và cập nhật lại số liệu tồn kho. Với doanh nghiệp đang tìm hiểu dịch vụ logistics, việc nắm rõ quy trình này giúp chủ động hơn trong quản lý và kiểm soát hàng hóa. 

Đối với kho chung, yêu cầu kiểm soát càng chặt chẽ hơn do nhiều khách hàng cùng sử dụng một hệ thống lưu trữ. Mỗi lần xuất hàng cần xác định chính xác hàng hóa thuộc khách hàng nào, vị trí lưu trữ, số lượng cần xuất và người nhận hàng trước khi bàn giao.

Một quy trình xuất kho được tổ chức bài bản mang lại một số lợi ích sau:

• Hạn chế xuất nhầm hàng: Đối chiếu thông tin trước khi lấy và bàn giao hàng.
• Kiểm soát tồn kho chính xác: Số lượng hàng sau khi xuất được cập nhật kịp thời.
• Giảm sai sót khi giao nhận: Hàng hóa, số lượng và thông tin người nhận được kiểm tra trước khi rời kho.
• Đảm bảo tiến độ xử lý đơn: Các bộ phận có căn cứ rõ ràng để phối hợp và thực hiện yêu cầu xuất hàng.

Với đặc thù lưu trữ hàng hóa cho nhiều khách hàng, quy trình xuất hàng tại kho chung cần có sự phối hợp giữa khách hàng, đơn vị vận hành kho và bên nhận hàng. Đây cũng là cơ sở để Minh Việt Logistics tổ chức hoạt động xuất hàng theo từng yêu cầu cụ thể của khách hàng.

2. Xuất Hàng Từ Kho Chung Vận Hành Như Thế Nào Tại Minh Việt Logistics

Để hàng hóa được xuất đúng yêu cầu, các khâu từ đánh giá hàng, chuẩn bị chứng từ đến kiểm tra và cập nhật thông tin cần được thực hiện theo trình tự thống nhất. Dưới đây là quy trình xuất kho tại kho chung được triển khai tại Minh Việt Logistics:

6 bước trong quy trình xuất kho hàng hóa trong kho chung

Bước 1. Tiếp Nhận Và Xác Nhận Yêu Cầu Xuất Hàng

Quy trình bắt đầu khi Minh Việt Logistics tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ khách hàng. Thông tin trên yêu cầu là cơ sở để nhân viên kho xác định hàng cần xuất và chuẩn bị các bước xử lý tiếp theo.

Các thông tin cần được xác nhận gồm:

• Mã hoặc tên hàng hóa cần xuất.
• Số lượng và đơn vị tính.
• Số lô, hạn sử dụng nếu hàng hóa có quản lý theo lô.
• Thời gian dự kiến xuất hàng.
• Thông tin người nhận hoặc đơn vị vận chuyển.

Trường hợp thông tin chưa đầy đủ hoặc có điểm chưa thống nhất, kho sẽ xác nhận lại với khách hàng trước khi thực hiện. Việc này giúp hạn chế tình trạng lấy sai hàng hoặc chuẩn bị không đúng yêu cầu.

Bước 2. Đối Chiếu Tồn Kho Và Xác Định Vị Trí Hàng Hóa

Sau khi yêu cầu được xác nhận, nhân viên kho tiến hành đối chiếu thông tin hàng cần xuất với số liệu tồn kho. Không chỉ kiểm tra số lượng, bước này còn cần xác định đúng chủ hàng và đúng vị trí lưu trữ.

Hàng hóa được phân khu và sắp xếp theo đặc tính lưu trữ

Tại kho chung, mỗi loại hàng được lưu trữ theo vị trí đã bố trí. Vì vậy, nhân viên tại Minh Việt xác định:

• Hàng thuộc khách hàng nào.
• Mã hàng cần lấy.
• Số lượng thực tế có thể xuất.
• Vị trí đang lưu trữ.
• Số lô hoặc hạn sử dụng nếu có yêu cầu quản lý.

Đối với những mặt hàng áp dụng nguyên tắc FIFO hoặc FEFO, thứ tự xuất cũng cần được xác định trước khi lấy hàng nhằm đảm bảo hàng được xử lý theo yêu cầu quản lý của từng loại sản phẩm.

Bước 3. Chuẩn Bị Và Lấy Hàng Theo Yêu Cầu Xuất

Khi đã xác định được hàng hóa, nhân viên kho tiến hành lấy hàng theo yêu cầu đã được xác nhận. Hàng được lấy từ đúng vị trí lưu trữ và đưa về khu vực tập kết để chuẩn bị kiểm tra trước khi bàn giao.

Với đơn hàng có nhiều mã hàng, nhân viên đối chiếu từng SKU trong quá trình lấy để tránh bỏ sót hoặc lấy nhầm sản phẩm. Tùy đặc điểm hàng hóa và khối lượng cần xử lý, các thiết bị hỗ trợ như pallet, xe đẩy hoặc xe nâng có thể được sử dụng.

Điểm cần kiểm soát ở bước này là hàng được lấy đúng chủ hàng, đúng mã và đúng số lượng, đặc biệt khi nhiều khách hàng cùng lưu trữ hàng hóa trong một kho.

Bước 4. Kiểm Đếm Và Đối Soát Hàng Hóa Trước Khi Xuất

Sau khi tập kết, hàng hóa được kiểm tra lại trước khi đưa ra khỏi kho. Đây là bước kiểm soát cuối nhằm phát hiện những sai lệch có thể phát sinh trong quá trình lấy hàng.

Tách riêng hàng bất thường để kiểm tra và xử lý

Nhân viên kho đối chiếu thực tế với yêu cầu xuất về:

• Mã hàng và tên hàng.
• Số lượng, đơn vị tính.
• Số lô, hạn sử dụng nếu có.
• Tình trạng bao bì và hàng hóa.
• Thông tin trên yêu cầu xuất.

Nếu phát hiện chênh lệch, hàng hóa chưa được bàn giao ngay mà sẽ kiểm tra và xác nhận lại thông tin. Chỉ khi các thông tin phù hợp thì hàng mới được chuyển sang bước giao nhận.

Bước 5. Bàn Giao Hàng Cho Người Nhận Hoặc Đơn Vị Vận Chuyển

Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng hóa được bàn giao cho người nhận hoặc đơn vị vận chuyển theo thông tin đã đăng ký trong yêu cầu xuất.

Trước khi bàn giao, kho thực hiện đối chiếu các thông tin cần thiết và kiểm tra số lượng hàng thực tế. Hàng sau đó được đưa lên phương tiện vận chuyển và các bên thực hiện xác nhận giao nhận theo quy định.

Việc xác nhận tại thời điểm bàn giao giúp xác định rõ tình trạng và số lượng hàng hóa khi rời khỏi kho, đồng thời tạo cơ sở đối soát nếu phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển.

Bước 6. Cập Nhật Tồn Kho Và Hoàn Tất Lệnh Xuất

Sau khi hàng được bàn giao, thông tin xuất kho cần được cập nhật để số liệu tồn kho phản ánh đúng lượng hàng còn thực tế tại kho.

Các thông tin được cập nhật gồm:

• Số lượng hàng đã xuất.
• Số lượng tồn còn lại.
• Trạng thái yêu cầu xuất.
• Thông tin bàn giao và lịch sử xuất hàng.

Việc hoàn tất cập nhật giúp khách hàng và Minh Việt có cơ sở theo dõi lượng hàng còn lại, đồng thời thuận tiện cho những lần xuất hàng tiếp theo.

Như vậy, quy trình không kết thúc ở lúc hàng được đưa lên xe, mà chỉ hoàn tất khi hàng đã được bàn giao và số liệu xuất kho được cập nhật đầy đủ. Đây là điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác khi quản lý nhiều chủ hàng cùng lúc tại kho chung.

3. Kinh Nghiệm Khi Thực Hiện Quy Trình Xuất Hàng Khỏi Kho Chung

Trong thực tế vận hành, quá trình xuất hàng không phải lúc nào cũng diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu. Một số tình huống phát sinh từ hàng hóa, thời gian giao nhận hoặc thông tin đơn hàng đòi hỏi kho phải xử lý linh hoạt để không ảnh hưởng đến tiến độ chung. Dưới đây là một số kinh nghiệm Minh Việt Logistics rút ra trong quá trình vận hành kho chung. 

3.1. Đảm Bảo Tính Chính Xác Của Chứng Từ

Trong quá trình xuất hàng, việc thay đổi thời gian nhận không phải lúc nào cũng được báo từ sớm. Chẳng hạn, một đơn hàng đã được khách đăng ký xuất vào buổi chiều nhưng do xe vận chuyển thay đổi lịch hoặc thời tiết xấu, thời gian lấy hàng được đẩy lên sớm hơn. Khi đó, hàng có thể đã được sắp xếp theo thứ tự xuất ban đầu, nhân sự cũng đã phân công cho các đơn khác.

Với những trường hợp phát sinh sát giờ, Minh Việt Logistics phải nhanh chóng liên hệ lại với khách để xác nhận yêu cầu mới, đồng thời trao đổi với đơn vị vận chuyển về thời gian xe đến. Tại kho, nhân sự được bố trí lại và thứ tự xuất được điều chỉnh để ưu tiên đơn cần giao sớm. Nếu hàng chưa được chuẩn bị, kho phải đẩy nhanh khâu lấy hàng; nếu đã chuẩn bị theo lịch cũ, một số kiện hàng có thể phải sắp xếp lại để đưa ra khu vực xuất.

Cách xử lý này giúp đơn hàng vẫn được tiếp tục nhưng cũng có thể kéo theo việc chậm một số đơn khác, phát sinh thêm nhân sự hoặc phải chuẩn bị lại hàng. Đây là một trong những tình huống cho thấy chỉ một thay đổi về thời gian cũng có thể ảnh hưởng đến cả kế hoạch xuất hàng tại kho chung.

Sau nhiều lần xử lý các yêu cầu thay đổi sát giờ, kinh nghiệm của Minh Việt không chỉ nằm ở việc cập nhật chứng từ, mà là phải kiểm soát sự thay đổi ngay từ khi tiếp nhận yêu cầu. Khi khách thay đổi thời gian, số lượng hoặc thông tin giao nhận, kho cần xác nhận lại và đánh giá ngay việc thay đổi đó ảnh hưởng thế nào đến kế hoạch đang thực hiện. Nhờ vậy, nếu tình huống tương tự tiếp tục xảy ra, kho có thể chủ động điều chỉnh thứ tự xuất và nhân sự thay vì xử lý bị động khi xe đã đến.

3.2. Kiểm Tra Hàng Hóa Kỹ Lưỡng

Có những vấn đề chỉ được nhìn thấy khi hàng thực sự được lấy khỏi vị trí lưu trữ. Một mã hàng trên yêu cầu xuất đủ số lượng, nhưng khi mở pallet kiểm đếm lại thì thiếu vài kiện. Cũng có trường hợp hàng vẫn đủ nhưng một kiện bị móp hoặc rách bao bì, không phù hợp để giao cho khách. Những lỗi này nếu không phát hiện sớm thì đến lúc xe đã chờ sẵn mới xử lý sẽ rất mất thời gian.

Với Minh Việt, khi gặp tình huống như vậy, phần hàng có vấn đề sẽ được giữ lại để kiểm tra thay vì đưa cùng toàn bộ đơn ra xe. Nhân sự kho đối chiếu lại số lượng, tình trạng hàng và thông tin xuất, sau đó trao đổi với khách để thống nhất phương án. Có đơn chỉ cần thay kiện khác; cũng có trường hợp phải điều chỉnh lại số lượng hoặc chờ khách xác nhận trước khi giao.

Điều đáng nói là việc kiểm tra kỹ đôi khi khiến một đơn hàng mất thêm vài phút, nhưng bỏ qua bước này có thể khiến cả chuyến hàng phải xử lý lại. Đó là kinh nghiệm Minh Việt Logistics rút ra trong quá trình vận hành: những gì có thể kiểm tra ngay tại vị trí lấy hàng thì nên giải quyết ở đó, thay vì để vấn đề đi tiếp đến khu vực bàn giao.

3.3. Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận

Có một tình huống khá “trớ trêu” trong xuất hàng: hàng đã chuẩn bị xong nhưng xe chưa thể nhận, hoặc xe đã đến nhưng hàng vẫn đang được xử lý. Nguyên nhân đôi khi không nằm ở kho mà đến từ lịch giao nhận thay đổi, tài xế phải xử lý đơn trước đó lâu hơn dự kiến hoặc khách thay đổi người nhận vào sát giờ.

Lúc này, nếu chỉ một bộ phận biết thông tin thì rất khó xử lý. Kho phải xác nhận lại với khách, bộ phận liên quan trao đổi với đơn vị vận chuyển, còn nhân sự tại kho phải cân đối lại thứ tự những đơn đang chờ xuất. Có trường hợp xe phải chờ thêm, có trường hợp phải đưa đơn khác lên trước để không làm đình trệ toàn bộ hoạt động trong ngày.

Qua những lần như vậy, Minh Việt nhận ra rằng vấn đề không hẳn nằm ở việc có phát sinh hay không, mà ở tốc độ các bên cùng nắm được thông tin. Một thay đổi được báo sớm vài chục phút có thể giúp kho sắp xếp lại nhân sự và vị trí hàng; nhưng nếu đến lúc xe đã có mặt mới biết thì gần như mọi phương án đều bị động.

Vì thế, trong những đơn hàng có lịch giao nhận cụ thể, việc xác nhận trước thời gian xe đến, người nhận và phương tiện không phải chỉ để “đủ thủ tục”. Nó giúp kho có khoảng trống để xoay xở khi kế hoạch ban đầu thay đổi.

3.4. Tuân Thủ Quy Trình Và Cập Nhật Dữ Liệu Kịp Thời

Một đơn hàng xuất kho thành công chưa có nghĩa là mọi việc đã xong. Sau khi xe rời đi, vẫn còn một việc rất dễ bị xem nhẹ: cập nhật lại số lượng hàng còn trong kho.

Ví dụ, khách vừa lấy một lượng lớn hàng trong ngày nhưng dữ liệu chưa được cập nhật ngay. Không lâu sau đó lại có yêu cầu xuất tiếp cùng mã hàng. Nếu chỉ nhìn vào số liệu cũ, kho có thể tưởng rằng lượng hàng vẫn còn đủ và phải mất thêm thời gian kiểm tra lại thực tế. Càng có nhiều đơn xuất liên tiếp, việc đối chiếu thủ công càng mất thời gian.

Đây cũng là lý do Minh Việt Logistics đưa bước cập nhật dữ liệu vào cuối quy trình xuất hàng. Sau khi hoàn tất thủ tục xuất, dữ liệu hàng hóa được cập nhật để phục vụ việc quản lý và theo dõi tồn kho.

Qua quá trình vận hành, kinh nghiệm này trở nên khá rõ: đừng để việc cập nhật dữ liệu thành việc làm sau cùng nếu còn thời gian. Một đơn hàng đã giao nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ vẫn có thể tạo ra vấn đề cho đơn hàng tiếp theo. Vì vậy, hoàn tất hàng hóa và hoàn tất dữ liệu phải đi cùng nhau thì quy trình xuất kho mới thực sự khép kín.

4. Tối Ưu Quy Trình Xuất Kho Với Dịch Vụ Kho Chung Minh Việt

Với doanh nghiệp có lượng hàng thay đổi theo mùa vụ hoặc chưa cần duy trì một kho riêng, việc tự tổ chức toàn bộ khâu lưu trữ, xuất hàng và vận chuyển có thể khiến chi phí và nhân sự tăng lên. Dịch vụ kho chung Minh Việt Logistics cho phép doanh nghiệp sử dụng không gian lưu trữ theo nhu cầu, đồng thời kết hợp các khâu xử lý hàng hóa trong cùng một hệ thống.

Kho chung kết hợp lưu trữ và xuất hàng tại Minh Việt Logistics

Minh Việt hiện có hệ thống kho với tổng sức chứa hơn 200.000 m³ tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hưng Yên và Đà Nẵng. Bên cạnh lưu trữ, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các dịch vụ hỗ trợ như bốc xếp, đóng gói, dán nhãn và vận chuyển. Với hơn 500 nhân sự và 300 phương tiện, các công đoạn từ khi hàng được lưu tại kho đến khi xuất đi có thể được phối hợp linh hoạt theo nhu cầu thực tế.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng cùng một cách quản lý cho mọi loại hàng. Tùy sản phẩm, sản lượng và tần suất xuất nhập, Minh Việt có thể tư vấn phương án bố trí, quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng phù hợp. Đây là cách giúp doanh nghiệp giảm bớt những công việc phải tự tổ chức riêng, đồng thời vẫn kiểm soát được quá trình xuất hàng.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kho chung phù hợp với loại hàng đang kinh doanh, có thể cung cấp thông tin về sản phẩm, sản lượng, quy cách đóng gói và tần suất nhập xuất để Minh Việt Logistics tư vấn phương án lưu trữ phù hợp.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0904 91 8877
• Trụ sở chính: A208 – BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Quy Trình Xuất Kho Tại Kho Chung

1. Kho chung có phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên xuất nhiều đơn hàng không?

2. Doanh nghiệp có thể yêu cầu xuất hàng theo từng phần không?

3. Hàng hóa lưu tại kho chung có thể kết hợp với dịch vụ vận chuyển không?

4. Doanh nghiệp nên cung cấp những thông tin gì khi đăng ký xuất hàng tại kho chung?

5. Thời gian xử lý một yêu cầu xuất kho thường mất bao lâu?