Fulfillment Center Là Gì? Khác Gì Với Warehouse?

Fulfillment center là gì? Và mô hình này khác warehouse ở điểm nào khi cùng tiếp nhận, lưu trữ hàng hóa? Với doanh nghiệp vừa phân phối theo lô vừa bán lẻ trực tuyến, hiểu rõ cách vận hành từng mô hình sẽ giúp xác định nhu cầu kho phù hợp. Cùng Minh Việt Logistics so sánh fulfillment center và warehouse về chức năng, bố trí không gian, quản lý hàng và yêu cầu bàn giao.

Fulfillment center và warehouse khác nhau thế nào? 

1. Fulfillment Center Là Gì?

Fulfillment center là trung tâm hoàn tất đơn hàng, nơi hàng hóa được tiếp nhận, lưu trữ, lấy theo đơn, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Tại đây, mặt bằng, nhân sự và hệ thống quản lý được tổ chức để chuẩn bị đúng sản phẩm, số lượng và quy cách đóng gói theo yêu cầu của từng đơn đặt hàng.

Nghiên cứu Kho vận trong thời đại thương mại điện tử của Boysen và cộng sự (2019) chỉ ra rằng kho thương mại điện tử phải xử lý nhiều đơn trong thời gian giới hạn, mỗi đơn thường có ít loại sản phẩm và số lượng nhỏ. Đặc điểm này đặt ra yêu cầu tổ chức lưu trữ, lấy hàng và phân loại phù hợp với hoạt động xử lý đơn.

Để hình dung fulfillment center là gì, doanh nghiệp có thể xem xét các khu vực chức năng bên trong cơ sở. Tùy quy mô, loại hàng và phạm vi dịch vụ, trung tâm fulfillment có thể bố trí các khu riêng hoặc những vị trí làm việc liền kề.

Các khu vực chức năng trong trung tâm fulfillment. 

Ví dụ, một shop gửi đến kho các mẫu áo có nhiều màu và kích cỡ. Khi khách đặt hai chiếc khác nhau, nhân viên cần xác định vị trí của từng mã, lấy đúng hàng và kiểm tra trước khi đóng chung một kiện. Việc liên kết mã sản phẩm, vị trí lưu trữ và thông tin đơn hàng giúp bộ phận vận hành xác định hàng cần chuẩn bị cho từng khách.

Xem thêm: Cho Thuê Kho Fulfillment Tại Minh Việt Logistics 

2. Warehouse Là Gì? Vai Trò Trong Lưu Trữ Hàng Hóa

Warehouse là kho hàng, nơi tiếp nhận, bảo quản và quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc hàng hóa trước khi đưa vào sử dụng hay phân phối. Kho giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng cần thiết giữa các đợt nhập và xuất, đáp ứng nhu cầu sản xuất, bổ sung cho điểm bán hoặc giao đến khách hàng.

Trong nghiên cứu về Hệ thống kho phục vụ chuỗi bán lẻ, Boysen và cộng sự (2021) mô tả hoạt động kho là việc lưu giữ hàng hóa giữa các giai đoạn của chuỗi cung ứng. Các chức năng cơ bản gồm tiếp nhận, lưu trữ, lấy hàng và xuất hàng. Như vậy, vận hành warehouse bao gồm cả việc tổ chức hàng hóa để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu xuất kho.

Vai trò của warehouse trong lưu trữ hàng hóa thể hiện qua ba nội dung chính.

• Duy trì nguồn hàng dự trữ: Kho giữ nguyên vật liệu hoặc hàng thành phẩm để doanh nghiệp chủ động cấp hàng giữa các đợt mua, sản xuất và tiêu thụ.

• Bảo quản hàng theo đặc tính sản phẩm: Cách xếp hàng, điều kiện nhiệt độ, độ ẩm và phương án kiểm tra cần phù hợp với yêu cầu bảo quản của từng nhóm hàng.

• Kiểm soát hàng nhập, xuất và tồn: Việc ghi nhận mã hàng, số lượng, vị trí và thông tin lô khi cần giúp doanh nghiệp xác định lượng hàng hiện có và chuẩn bị hàng xuất.

Doanh nghiệp cần thuê ngoài cả nơi lưu hàng và công việc quản lý nhập xuất tồn có thể tham khảo dịch vụ kho chung để xác định phạm vi công việc giao cho bên kho. 

Chẳng hạn, một nhà phân phối nhập 200 thùng mỹ phẩm để cấp dần cho các cửa hàng. Kho cần ghi nhận số lượng theo từng mã, lô và hạn sử dụng, đồng thời theo dõi các lần xuất. Khi cửa hàng yêu cầu bổ sung hàng, dữ liệu này giúp xác định sản phẩm còn sẵn và lô phù hợp để chuẩn bị giao.

Warehouse cũng có thể bố trí thêm nhân sự, thiết bị và khu đóng gói để thực hiện fulfillment. Vì vậy, khi tìm hiểu fulfillment center và warehouse, doanh nghiệp cần xem xét chức năng trọng tâm và phạm vi công việc thực tế của từng cơ sở.

3. Phân Biệt Fulfillment Center Và Warehouse

Để phân biệt fulfillment center và warehouse, cần xem cách cơ sở tổ chức lưu trữ và đáp ứng yêu cầu xuất hàng. Phần dưới đối chiếu một trung tâm hoàn tất đơn hàng với warehouse chủ yếu phục vụ lưu trữ và xuất theo lô. Đây là hai định hướng vận hành có thể được kết hợp trong cùng một cơ sở.

3.1. Mục Tiêu Vận Hành Và Đặc Điểm Hàng Xuất

Fulfillment center chú trọng việc chuẩn bị từng đơn theo yêu cầu của người mua, từ mã sản phẩm, số lượng đến quy cách đóng gói. Với warehouse tập trung lưu trữ, công việc thường xoay quanh bảo quản hàng, kiểm soát tồn và chuẩn bị các đợt xuất theo kế hoạch. Đặc điểm hàng xuất quyết định số thao tác mà nhân viên cần thực hiện.

So sánh fulfillment center và warehouse qua cách xuất hàng. 

Ví dụ giả định, cùng xuất 100 chai mỹ phẩm nhưng có hai yêu cầu khác nhau. Một yêu cầu giao toàn bộ cho một đại lý, yêu cầu còn lại chia thành 50 đơn, mỗi đơn hai chai. Tổng số sản phẩm bằng nhau, nhưng khối lượng kiểm đơn và chuẩn bị kiện khác biệt rõ rệt.

Tình huống này cho thấy khi so sánh fulfillment center và warehouse, tổng lượng hàng xuất chưa phản ánh đầy đủ khối lượng công việc. Số đơn, số mã trong mỗi đơn và yêu cầu đóng gói cũng cần được tính đến khi đánh giá năng lực vận hành.

3.2. Cách Bố Trí Không Gian Và Vị Trí Lấy Hàng

Cách bố trí kho phụ thuộc vào đơn vị hàng thường được lấy ra. Với hàng xuất nguyên pallet hoặc nguyên thùng, vị trí lưu trữ cần thuận tiện cho thiết bị tiếp cận và di chuyển lô hàng. Với hoạt động lấy lẻ, nhân viên cần tiếp cận từng mã sản phẩm, nhận diện rõ vị trí và đưa hàng về khu kiểm tra, đóng gói.

Tại trung tâm fulfillment, một mã hàng có thể được bố trí ở cả khu dự trữ và vị trí lấy lẻ. Khu dự trữ giữ lượng hàng chưa cần lấy ngay, còn vị trí lấy lẻ phục vụ những đơn đang xử lý. Cách tổ chức này đòi hỏi bổ sung hàng kịp thời giữa hai khu vực để nhân viên tiếp tục lấy hàng.

Chẳng hạn, kho còn 20 thùng son tại khu dự trữ nhưng ô lấy lẻ đã hết một màu đang bán chạy. Nhân viên xử lý đơn vẫn phải chờ bổ sung đúng mã trước khi hoàn thành công việc. Ví dụ này cho thấy sức chứa cần được xem xét cùng cách bố trí vị trí và tổ chức bổ sung hàng.

3.3. Quản Lý Tồn Kho Và Trạng Thái Đơn Hàng

Cả fulfillment center và warehouse đều cần dữ liệu hàng tồn chính xác. Với warehouse phục vụ lưu trữ, thông tin thường cần theo dõi gồm mã hàng, số lượng, vị trí, lô và các lần nhập xuất. Khi thực hiện fulfillment, dữ liệu đó còn phải liên kết với từng đơn để xác định hàng đã được phân bổ, đang lấy, đang đóng gói hoặc đã bàn giao.

Tồn trong kho và tồn có thể bán tại trung tâm fulfillment. 

Ví dụ giả định, hệ thống ghi nhận 100 sản phẩm còn trong kho, trong đó 20 sản phẩm đã dành cho các đơn xác nhận. Nếu chưa có khoản giữ hàng nào khác, lượng có thể nhận bán thêm là 80 sản phẩm. Việc hiển thị rõ hai con số giúp bộ phận bán hàng tránh nhận thêm đơn vượt lượng còn khả dụng.

Một tình huống khác là khách hủy đơn sau khi nhân viên đã lấy hàng khỏi kệ. Bộ phận vận hành cần xác định kiện đang ở đâu, dừng xử lý và cập nhật lại trạng thái hàng phù hợp. Vì vậy, khi đánh giá trung tâm hoàn tất đơn hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng truy vết sản phẩm gắn với từng đơn cụ thể.

Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Kho Chung Hiệu Quả, Tối Ưu Chi Phí 

3.4. Nhịp Xử Lý Và Yêu Cầu Bàn Giao

Nhịp xử lý thể hiện cách kho phân bổ công việc theo thời hạn xuất hàng. Warehouse phục vụ phân phối theo lô có thể chuẩn bị hàng theo lịch xe và kế hoạch cấp hàng. Với fulfillment center, các đơn phát sinh trong ngày cần được sắp xếp để đáp ứng giờ chốt xử lý và những đợt lấy hàng của đơn vị vận chuyển.

Ví dụ giả định, một trung tâm nhận xử lý trong ngày các đơn hợp lệ gửi trước 14 giờ, với chuyến lấy hàng lúc 17 giờ. Đơn hợp lệ cần đáp ứng những điều kiện đã thống nhất, chẳng hạn đủ tồn kho và đầy đủ thông tin người nhận. Đơn gửi lúc 13 giờ 50 nhưng thiếu địa chỉ có thể phải chờ bổ sung trước khi tiếp tục xử lý.

Khi đánh giá tiến độ, doanh nghiệp cần theo dõi ba mốc riêng biệt.

• Tiếp nhận đơn hợp lệ để xác định thời điểm bắt đầu tính thời gian xử lý.

• Hoàn thành đóng gói để biết kiện đã sẵn sàng cho đợt lấy hàng.

• Bàn giao thực tế để xác nhận đơn vị vận chuyển đã nhận kiện.

Cả hai mô hình đều có thể có yêu cầu xuất hàng gấp. Khác biệt cần xem xét là cơ sở có tổ chức được nhân sự, khu tập kết và việc đối soát tương ứng với số lượt bàn giao hay không. Một kiện đã đóng xong nhưng lỡ chuyến lấy hàng vẫn có thể ảnh hưởng đến lịch giao dự kiến.

Bên cạnh thời hạn bàn giao, doanh nghiệp cần đối chiếu phạm vi công việc với bảng giá dịch vụ fulfillment để làm rõ các khoản phí cho phương án xử lý đã thống nhất. 

4. Nên Chọn Fulfillment Center Hay Warehouse?

Lựa chọn giữa fulfillment center và warehouse cần bắt đầu từ công việc doanh nghiệp muốn giao cho bên kho. Doanh nghiệp nên xác định loại đơn thường phát sinh, phần việc đội ngũ hiện tại đang đảm nhận và yêu cầu còn thiếu. Từ đó, lựa chọn cơ sở có phạm vi dịch vụ phù hợp với hoạt động thực tế.

4.1. Khi Chủ Yếu Cần Lưu Hàng Và Xuất Theo Lô

Warehouse tập trung lưu trữ phù hợp để cân nhắc khi doanh nghiệp cần giữ hàng dự trữ, cấp nguyên liệu hoặc bổ sung hàng cho đại lý. Nếu đã có đội ngũ phụ trách đơn bán lẻ tại cửa hàng, doanh nghiệp có thể thuê kho để bảo quản hàng và chuẩn bị những đợt xuất theo kế hoạch.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xác định ba yêu cầu chính.

• Lượng hàng tồn cao nhất để kiểm tra sức chứa và khả năng tiếp nhận khi nhập lô lớn.

• Điều kiện bảo quản để lựa chọn mặt bằng, thiết bị và cách bố trí phù hợp với sản phẩm.

• Quy cách xuất hàng để thống nhất việc giao nguyên pallet, nguyên thùng hoặc chia lô theo điểm nhận.

Chẳng hạn, một nhà phân phối thiết bị gia dụng nhập hàng theo đợt rồi cấp cho các cửa hàng trong khu vực. Phương án kho cần đáp ứng việc lưu giữ hàng cồng kềnh, tiếp cận từng mã và chuẩn bị đúng lịch xe. Nếu phát sinh yêu cầu mở thùng, kiểm tra hoặc đóng gói lại, doanh nghiệp cần đưa những thao tác này vào phạm vi thuê.

4.2. Khi Cần Xử Lý Nhiều Đơn Bán Lẻ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ fulfillment khi cần thuê ngoài việc lấy hàng, kiểm đơn và đóng từng kiện tại trung tâm fulfillment.  Nhu cầu này có thể xuất hiện khi nhân viên bán hàng phải dành nhiều thời gian đóng gói, đơn thường bị dồn cuối ngày hoặc sản lượng tăng vượt khả năng xử lý hiện tại.

Doanh nghiệp nên dùng dữ liệu đơn hàng thực tế để đánh giá khả năng đáp ứng của bên kho. Những thông tin cần trao đổi gồm số đơn ngày thường và cao điểm, số mã trong mỗi đơn, yêu cầu bao bì và thời hạn bàn giao. Một shop có ít đơn nhưng nhiều sản phẩm cá nhân hóa vẫn có thể cần nhiều công xử lý.

Trước khi chuyển toàn bộ hàng, doanh nghiệp có thể đề nghị chạy thử một nhóm đơn đại diện. Nhóm thử nên gồm đơn thông thường, đơn nhiều mã và đơn có quà tặng nếu shop áp dụng. Kết quả giúp kiểm tra cách tiếp nhận dữ liệu, chất lượng đóng gói và khả năng hoàn thành theo thời gian đã thống nhất.

4.3. Khi Cần Kết Hợp Lưu Trữ Và Xử Lý Đơn Hàng

Doanh nghiệp vừa phân phối cho đại lý vừa bán trực tuyến có thể cần kết hợp warehouse với trung tâm hoàn tất đơn hàng. Hai chức năng có thể được bố trí trong cùng cơ sở hoặc tại các địa điểm khác nhau. Lựa chọn phụ thuộc vào vị trí khách hàng, lượng hàng dự trữ và nhu cầu bổ sung cho khu xử lý đơn.

Chọn fulfillment center hay warehouse theo nhu cầu vận hành. 

Ví dụ, một thương hiệu có kho dự trữ gần nhà máy nhưng khách mua online tập trung ở khu vực khác. Doanh nghiệp có thể xem xét chuyển một phần hàng đến fulfillment center gần thị trường tiêu thụ. Khi tính phương án, cần cộng cả công chuyển hàng và lượng tồn phải duy trì tại mỗi nơi để đánh giá đầy đủ chi phí vận hành.

5. Giải Pháp Kho Và Trung Tâm Fulfillment Tại Minh Việt Logistics

Minh Việt Logistics cung cấp giải pháp lưu kho và xử lý đơn hàng cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ và thương mại điện tử. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ, quản lý nhập xuất tồn hoặc kết hợp lấy hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển tại trung tâm fulfillment.

Với doanh nghiệp vừa xuất hàng cho đại lý vừa xử lý đơn online, Minh Việt tư vấn phạm vi công việc và phương án phối hợp theo từng loại đơn. Danh mục sản phẩm, lượng tồn bình quân và sản lượng cao điểm là cơ sở để xác định nhu cầu lưu trữ, nhân sự xử lý và quy cách đóng gói.

Doanh nghiệp đang cần nơi lưu hàng hay đối tác đảm nhận cả việc xử lý đơn? Gọi ngay hotline 0919 009 808 và gửi nhu cầu thực tế để Minh Việt Logistics tư vấn phương án kho, làm rõ các hạng mục dịch vụ và cung cấp báo giá chi tiết.

• Trụ sở chính: A208 – BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh TP.HCM: Số 117/2D1 Hồ Văn Long, Phường Tân Tạo, TP.HCM

• Chi nhánh Đà Nẵng: Đường 11B, KCN Hòa Khánh, Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Khi Tìm Hiểu Fulfillment Center Là Gì?

1. Gửi Hàng Vào Fulfillment Center Có Làm Doanh Nghiệp Mất Quyền Kiểm Soát Hàng Tồn Không?

Doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát hàng tồn thông qua dữ liệu và cơ chế đối soát với fulfillment center. Trước khi gửi hàng, hãy thống nhất cách tra cứu lượng tồn, tần suất cập nhật và lịch kiểm kê. Báo cáo cần phân biệt hàng có thể bán, hàng đã dành cho đơn và hàng đang chờ xử lý. Chỉ biết tổng số hàng trong kho chưa đủ để quyết định nhận thêm đơn.

2. Nếu Kho Giao Nhầm Hoặc Làm Thiếu Hàng, Ai Chịu Trách Nhiệm?

Trách nhiệm cần được xác định theo công đoạn xảy ra sai lệch, bằng chứng đối soát và thỏa thuận dịch vụ. Doanh nghiệp nên làm rõ từ đầu cách ghi nhận hàng nhập, kiểm tra đóng gói và xác nhận bàn giao cho vận chuyển. Đồng thời, cần thống nhất thời hạn phản hồi, hướng xử lý đơn bị ảnh hưởng và điều kiện bồi hoàn. Tránh chỉ dựa vào cam kết chung như “kho chịu trách nhiệm khi có lỗi”.

3. Có Thể Gửi Một Phần Hàng Để Thử Fulfillment Trước Không?

Doanh nghiệp có thể đề nghị gửi một nhóm sản phẩm hoặc chỉ giao đơn của một kênh bán cho trung tâm fulfillment, tùy điều kiện tiếp nhận. Cần thống nhất lượng hàng thử, thời gian triển khai và cách đối soát tồn. Nếu vẫn tự xử lý các đơn còn lại, doanh nghiệp nên tách rõ lượng hàng dành cho từng bên để tránh nhận đơn vượt số hàng sẵn có.

4. Thuê Fulfillment Center Có Giữ Được Bao Bì Và Cách Đóng Gói Riêng Của Thương Hiệu Không?

Doanh nghiệp có thể yêu cầu sử dụng hộp, thiệp, tem hoặc quà tặng riêng nếu đơn vị vận hành đáp ứng được. Trước khi triển khai, cần duyệt mẫu đóng gói và xác định rõ loại đơn nào áp dụng từng quy cách. Với vật tư do doanh nghiệp cung cấp, nên thống nhất cách theo dõi tồn và thông báo bổ sung. Đồng thời, làm rõ phụ phí cho các thao tác ngoài gói dịch vụ.

5. Hàng Khách Trả Về Có Được Tự Động Nhập Lại Để Bán Không?

Hàng hoàn cần được kiểm tra trước khi cập nhật vào lượng có thể bán. Doanh nghiệp nên thống nhất tiêu chí phân loại với trung tâm hoàn tất đơn hàng, chẳng hạn nguyên niêm phong, hỏng bao bì, thiếu phụ kiện hoặc có dấu hiệu đã sử dụng. Những trường hợp chưa đủ điều kiện cần được tách riêng và chờ quyết định xử lý. Việc kiện hàng đã về kho không đồng nghĩa sản phẩm đã sẵn sàng bán lại.

6. Nếu Muốn Đổi Kho Hoặc Tự Xử Lý Đơn Trở Lại Thì Có Lấy Hàng Ra Được Không?

Điều kiện rút hàng và kết thúc dịch vụ cần được làm rõ ngay khi bắt đầu hợp tác. Doanh nghiệp nên thống nhất thời gian báo trước, lịch kiểm đếm, phí xuất chuyển kho và cách nhận lại dữ liệu tồn. Khi chuyển đổi, cần có phương án riêng cho đơn đang xử lý và hàng hoàn chưa về. Chuẩn bị những nội dung này giúp hạn chế gián đoạn bán hàng và chênh lệch tồn giữa hai nơi.