Tối Ưu Chi Phí Logistics Nhờ Mô Hình Kho Chung

Tối ưu chi phí logistics trở thành bài toán quan trọng đối với doanh nghiệp trong bối cảnh chi phí vận tải, mặt bằng, nhân sự và lưu trữ ngày càng tạo áp lực lên hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, cắt giảm một khoản chi chưa chắc đồng nghĩa với giảm tổng chi phí nếu nó làm phát sinh thêm chi phí ở khâu khác hoặc khiến nguồn lực bị sử dụng kém hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhìn lại toàn bộ cấu trúc chi phí logistics và tìm cách sử dụng nguồn lực linh hoạt hơn. Trong đó, mô hình kho chung đang được xem là một hướng tiếp cận đáng chú ý, đặc biệt với bài toán mặt bằng, hạ tầng và nhân sự kho bãi. 

Tối ưu chi phí logistics nhờ mô hình kho chung

1. Chi Phí Logistics Gồm Những Gì Và Rào Cản Lợi Nhuận Tại Thị Trường Việt Nam

Trong vận hành thực tế, nhiều doanh nghiệp không gặp vấn đề vì một khoản logistics quá lớn, mà vì nhiều khoản nhỏ cùng lúc tạo áp lực lên giá thành. Tiền vận chuyển, mặt bằng, nhân sự kho, bốc xếp, thiết bị, lưu trữ hàng tồn kho... mỗi khoản nhìn riêng có thể chưa đáng kể, nhưng cộng lại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận.

Đáng nói hơn, không phải khoản chi nào cũng có thể giảm. Đây mới là điểm khiến bài toán logistics trở nên khó.

1.1. Chi phí logistics gồm những khoản nào?

Về cơ bản, chi phí logistics có thể chia thành các nhóm chính như vận tải và giao nhận; mặt bằng và lưu trữ; nhân sự vận hành; đầu tư, duy trì hạ tầng – thiết bị; cùng các khoản phát sinh liên quan đến tồn kho, hư hỏng và sai lệch hàng hóa.

Các nhóm chi phí logistics chính 

Trong đó, chi phí vận tải thường biến động theo số chuyến và sản lượng. Ngược lại, nhiều khoản tại kho mang tính cố định hơn. Doanh nghiệp tự vận hành vẫn phải duy trì mặt bằng, giá kệ, thiết bị, hệ thống quản lý và một bộ phận nhân sự ngay cả khi lượng hàng giảm.

Vì vậy, khi đánh giá hiệu quả logistics, không nên chỉ nhìn vào giá thuê kho hay cước vận chuyển. Doanh nghiệp cần xem xét tổng nguồn lực phải bỏ ra để xử lý một đơn vị hàng hóa và mức độ sử dụng thực tế của những nguồn lực đó.

1.2. Thực trạng và gánh nặng chi phí logistics tại Việt Nam hiện nay

Theo các nghiên cứu và đánh giá về logistics tại Việt Nam, chi phí logistics vẫn ở mức cao so với nhiều thị trường phát triển, thường được ước tính khoảng 16–20% GDP (theo Cổng Thông tin Chính Phủ). Với doanh nghiệp, áp lực này không chỉ nằm ở giá dịch vụ mà còn ở khả năng khai thác nguồn lực chưa thực sự hiệu quả.

Một tình huống khá phổ biến là doanh nghiệp phải thuê hoặc duy trì kho theo một quy mô tương đối ổn định, trong khi sản lượng thực tế lại lên xuống theo tháng hoặc theo mùa. Khi hàng ít, diện tích trống vẫn phải trả tiền; nhân sự và hạ tầng vẫn phải duy trì. Khi hàng tăng mạnh, doanh nghiệp lại phát sinh nhu cầu bổ sung diện tích, thiết bị hoặc nhân lực.

Đây cũng là lý do tại sao phải tối ưu chi phí trong logistics. Mục tiêu không đơn thuần là giảm số tiền phải chi, mà còn là hạn chế nguồn lực nhàn rỗi, nâng hiệu suất sử dụng và kiểm soát tốt hơn chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa.

Nói cách khác, doanh nghiệp có thể đang trả tiền cho năng lực logistics lớn hơn nhu cầu sử dụng thực tế. Vì vậy, giải pháp tối ưu chi phí logistics không nên được hiểu đơn giản là “cắt càng nhiều càng tốt”. Nếu giảm một khoản nhưng làm tăng chi phí ở khâu khác thì tổng chi phí chưa chắc giảm.

Với cách nhìn này, bài toán kho bãi cũng cần được xem lại: doanh nghiệp không nhất thiết phải sở hữu hoặc duy trì toàn bộ năng lực kho để đáp ứng những nhu cầu chỉ xuất hiện ở một số thời điểm. Đây chính là cơ sở để cân nhắc các mô hình sử dụng kho linh hoạt hơn.

2. Các Giải Pháp Tối Ưu Chi Phí Logistics

Giải pháp tối ưu hóa chi phí logistics cần tập trung vào những khoản đang tạo áp lực lớn nhất thay vì cắt giảm đồng loạt. Trong thực tế, một khoản chi thấp hơn nhưng khiến hàng giao chậm, kho vận hành kém hiệu quả hoặc phát sinh thêm nhân sự lại có thể làm tổng chi phí tăng lên.

Vì vậy, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc xác định khâu nào đang tạo ra chi phí lớn, khoản nào mang tính cố định và phần nguồn lực nào chưa được sử dụng hết. Từ đó, việc tối ưu mới đi vào nguyên nhân thay vì chỉ xử lý phần biểu hiện.

2.1. Tối ưu chi phí vận tải và giao nhận

Vận tải thường là khoản chi dễ nhận thấy nhất trong hoạt động logistics. Tuy nhiên, không phải lúc nào giảm cước trên từng chuyến cũng là phương án tốt nhất. Doanh nghiệp cần nhìn vào chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng hoặc mỗi đơn vị hàng hóa, đồng thời xem xét mức độ sử dụng phương tiện và khả năng kết hợp các chuyến hàng.

Chi phí vận tải trong logistics 

Một số hướng có thể triển khai gồm:

• Tăng hệ số sử dụng tải trọng: hạn chế xe chạy thiếu tải hoặc phải thực hiện quá nhiều chuyến cho cùng một lượng hàng.
• Giảm quãng đường và tỷ lệ xe chạy rỗng: xây dựng tuyến giao nhận hợp lý, kết hợp các đơn hàng có điểm giao gần nhau và tận dụng chiều về của phương tiện khi có thể.
• Gom hàng và điều phối lịch giao: với những đơn hàng không yêu cầu giao ngay, việc gom chuyến có thể giúp giảm số lần vận chuyển mà vẫn đáp ứng thời gian giao hàng.
• Theo dõi chi phí theo từng tuyến: thay vì chỉ nhìn tổng chi phí vận tải theo tháng, doanh nghiệp nên so sánh chi phí theo tuyến, khu vực, số đơn hoặc khối lượng hàng để nhận ra những điểm đang vận hành kém hiệu quả.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang duy trì đội xe riêng nhưng sản lượng không ổn định, cần cân nhắc lại mức độ phù hợp của mô hình này. Chi phí nhân sự, nhiên liệu, bảo dưỡng và khấu hao vẫn phát sinh ngay cả khi phương tiện không được khai thác hết công suất. Trong những trường hợp đó, kết hợp vận tải thuê ngoài với năng lực kho phù hợp có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn về chi phí.

2.2. Tinh gọn chi phí nhân sự và vận hành kho

Chi phí nhân sự kho thường khó tối ưu nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào số lượng lao động. Điều quan trọng hơn là mỗi nhân sự đang tạo ra bao nhiêu năng lực xử lý và thời gian nhàn rỗi chiếm bao nhiêu trong ca làm việc.

Nhân sự và vận hành kho 

Vào mùa thấp điểm, doanh nghiệp vẫn phải duy trì thủ kho, nhân viên kiểm đếm, bốc xếp và các vị trí vận hành cần thiết. Ngược lại, khi lượng hàng tăng đột biến, bộ máy hiện có có thể không đủ đáp ứng, buộc doanh nghiệp phải tăng ca hoặc thuê thêm nhân lực trong thời gian ngắn.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp có thể:

• Chuẩn hóa quy trình nhập, xuất và kiểm kê để giảm thời gian thao tác.
• Bố trí hàng hóa dựa trên tần suất xuất nhập, hạn chế thời gian di chuyển không cần thiết.
• Theo dõi năng suất theo số đơn, pallet hoặc khối lượng hàng được xử lý thay vì chỉ tính theo số giờ làm việc.
• Ứng dụng phần mềm quản lý kho để kiểm soát tồn kho, vị trí hàng hóa và hạn chế sai sót khi nhập xuất.
• Chủ động sử dụng nguồn nhân lực linh hoạt khi sản lượng biến động mạnh theo mùa vụ.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nhất thiết phải giảm nhân sự để giảm chi phí. Nếu cắt giảm quá mức khiến tốc độ xử lý đơn hàng giảm hoặc sai sót tăng, khoản tiết kiệm từ tiền lương có thể nhanh chóng bị bù lại bởi chi phí phát sinh. Mục tiêu phù hợp hơn là sử dụng đúng số lượng nhân sự cần thiết cho từng quy mô vận hành.

2.3. Kiểm soát chi phí mặt bằng và lưu trữ

Mặt bằng là khoản chi đáng lưu ý bởi doanh nghiệp thường phải cam kết trong thời gian dài, trong khi nhu cầu lưu trữ lại thay đổi liên tục.

Nếu thuê một kho lớn để chuẩn bị cho giai đoạn cao điểm, doanh nghiệp có thể phải trả tiền cho phần diện tích chưa sử dụng trong nhiều tháng. Ngược lại, nếu thuê quá ít, khi hàng tăng mạnh lại phải tìm thêm diện tích, di chuyển hàng hoặc phát sinh chi phí lưu trữ bên ngoài.

Do đó, thay vì chỉ so sánh giá thuê kho trên mỗi m², doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí lưu trữ dựa trên lượng hàng thực tế. Một số yếu tố cần xem xét gồm:

• Tỷ lệ sử dụng diện tích và sức chứa thực tế của kho.
• Chi phí điện, bảo trì, bảo vệ và các chi phí vận hành liên quan.
• Chi phí đầu tư giá kệ, xe nâng và thiết bị kho nếu doanh nghiệp tự vận hành.
• Chi phí nhân sự trực tiếp phục vụ hoạt động lưu trữ.
• Khả năng tăng hoặc giảm diện tích khi nhu cầu thay đổi.
• Chi phí phát sinh do hàng hóa nằm kho lâu, hư hỏng hoặc sai lệch tồn kho.

Với doanh nghiệp có sản lượng biến động, tính linh hoạt của chi phí đôi khi quan trọng không kém mức giá. Một mô hình cho phép doanh nghiệp sử dụng kho theo nhu cầu thực tế có thể phù hợp hơn việc duy trì một diện tích cố định quanh năm.

3. Vì Sao Mô Hình Kho Chung Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm Chi Phí?

Nếu nhìn từ góc độ chi phí, điểm đáng chú ý của mô hình kho chung không nằm ở việc giá thuê kho cao hay thấp, mà ở cách các khoản chi được hình thành và phân bổ. Với kho riêng, doanh nghiệp phải tự gánh phần lớn chi phí để duy trì một năng lực kho nhất định, kể cả khi lượng hàng thực tế chưa sử dụng hết năng lực đó.

Trong khi đó, kho chung cho phép nhiều doanh nghiệp sử dụng cùng một hệ thống mặt bằng, hạ tầng và nguồn lực vận hành. Chi phí của những nguồn lực này vì vậy không còn được đặt hoàn toàn lên một doanh nghiệp mà được phân bổ cho nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau.

Xét trên bài toán tối ưu chi phí logistics, đây là sự khác biệt quan trọng: doanh nghiệp không chỉ tìm cách trả ít tiền hơn cho một nguồn lực, mà tìm cách giảm phần nguồn lực phải tự duy trì nhưng chưa chắc được sử dụng hết.

3.1. Tối ưu chi phí mặt bằng theo nhu cầu sử dụng

Chi phí mặt bằng thường mang tính cố định trong một khoảng thời gian nhất định. Khi doanh nghiệp thuê một kho riêng, tiền thuê được xác định theo diện tích hoặc hợp đồng đã cam kết, trong khi lượng hàng có thể thay đổi liên tục.

Kho riêng và kho chung về công suất 

Điều này tạo ra khoảng cách giữa công suất kho phải trả tiền và công suất thực tế được sử dụng.

Ví dụ, doanh nghiệp thuê 5.000 m² để đáp ứng nhu cầu cao điểm nhưng trong phần lớn thời gian chỉ sử dụng khoảng 3.000–3.500 m². Phần diện tích còn lại vẫn tạo ra chi phí dù không trực tiếp phục vụ việc lưu trữ hàng hóa. Nếu chỉ nhìn vào đơn giá thuê/m², khoản chi này rất dễ bị bỏ qua; nhưng khi quy đổi về chi phí trên mỗi pallet, CBM hoặc đơn vị hàng hóa thực tế lưu trữ, tác động sẽ rõ ràng hơn.

Đây chính là chi phí của công suất nhàn rỗi.

Kho chung thay đổi cách bài toán này được phân bổ. Một diện tích kho được sử dụng cho nhiều khách hàng thay vì chỉ phục vụ một doanh nghiệp. Khi nhu cầu của từng khách hàng không hoàn toàn trùng nhau về thời điểm và quy mô, cùng một năng lực mặt bằng có thể được khai thác hiệu quả hơn.

Vì vậy, khi đánh giá chi phí kho, doanh nghiệp nên quan tâm đến:

• Diện tích thực tế sử dụng so với diện tích phải trả tiền.
• Sức chứa thực tế thay vì chỉ nhìn diện tích sàn.
• Chi phí trên mỗi pallet, CBM hoặc đơn vị hàng hóa.
• Thời gian hàng lưu kho và mức độ biến động sản lượng.
• Phần công suất phải duy trì cho những giai đoạn cao điểm nhưng không được sử dụng thường xuyên.

Theo cách nhìn này, vấn đề không đơn giản là “thuê kho chung có rẻ hơn thuê kho riêng trên mỗi m² hay không”. Câu hỏi quan trọng hơn là doanh nghiệp đang phải trả bao nhiêu cho năng lực lưu trữ nhưng chưa thực sự sử dụng.

Xem thêm: Báo Giá Dịch Vụ Cho Thuê Kho Chung Mới Nhất 2026

3.2. Phân bổ chi phí đầu tư hạ tầng và thiết bị

Một nhà kho không chỉ tạo ra chi phí từ diện tích thuê. Để vận hành, doanh nghiệp còn phải bỏ vốn cho nhiều hạng mục như giá kệ, thiết bị nâng hạ, khu vực xuất nhập, hệ thống phòng cháy chữa cháy, phần mềm quản lý và các trang thiết bị phục vụ vận hành.

Những khoản này có đặc điểm chung là chi phí đầu tư phát sinh trước, trong khi mức độ khai thác lại phụ thuộc vào sản lượng thực tế.

Chẳng hạn, doanh nghiệp đầu tư một hệ thống giá kệ đủ lớn cho quy mô hàng hóa dự kiến trong vài năm tới. Nếu sản lượng chưa đạt mức dự kiến, tài sản vẫn phải khấu hao và bảo trì dù chưa được khai thác hết. Tương tự, một chiếc xe nâng có thể cần được đầu tư để đáp ứng năng lực vận hành nhưng không phải lúc nào cũng hoạt động hết thời gian trong ngày.

Khi tự vận hành kho, toàn bộ phần chi phí đầu tư và chi phí duy trì những tài sản này thuộc về doanh nghiệp. Cách tính hiệu quả vì vậy cần tính cả:

• Chi phí đầu tư ban đầu.
• Khấu hao tài sản.
• Chi phí bảo trì và sửa chữa.
• Chi phí vận hành thiết bị.
• Chi phí thay thế, nâng cấp khi tài sản xuống cấp.
• Mức độ sử dụng thực tế của từng hạng mục.

Với mô hình kho chung, những tài sản này được đầu tư ở cấp độ cơ sở kho và phục vụ nhiều khách hàng. Chi phí đầu tư không biến mất, nhưng cách phân bổ thay đổi: thay vì một doanh nghiệp phải đầu tư toàn bộ cho năng lực riêng, chi phí hạ tầng được đưa vào cấu trúc giá dịch vụ và phân bổ cho nhiều nhu cầu sử dụng.

Đây là lý do cần thận trọng khi so sánh chi phí giữa hai mô hình. Nếu chỉ lấy tiền thuê kho riêng so với phí lưu kho kho chung thì chưa đủ cơ sở kết luận. Phép so sánh hợp lý hơn phải tính đến tổng chi phí sở hữu và vận hành, bao gồm cả khấu hao, thiết bị, bảo trì và các khoản đầu tư liên quan.

3.3. Giảm áp lực chi phí nhân sự vận hành

Chi phí nhân sự kho cũng có mối quan hệ trực tiếp với công suất. Khi tự vận hành, doanh nghiệp thường phải duy trì một số vị trí cần thiết để kho hoạt động liên tục, bất kể lượng hàng trong từng thời điểm cao hay thấp.

Kho chung tại Minh Việt Logistics 

Vấn đề phát sinh khi sản lượng biến động. Ở giai đoạn ít hàng, chi phí tiền lương vẫn tiếp tục phát sinh dù khối lượng công việc giảm. Đến giai đoạn cao điểm, số nhân sự cố định lại có thể không đủ, khiến doanh nghiệp phải tăng ca, thuê lao động thời vụ hoặc bổ sung thêm người.

Nếu chỉ nhìn vào tổng quỹ lương, doanh nghiệp có thể không nhận ra phần chi phí liên quan đến năng lực lao động chưa được sử dụng hết.

Để đánh giá đúng hơn, có thể theo dõi chi phí nhân sự theo các chỉ tiêu như:

• Chi phí nhân sự trên mỗi pallet hoặc đơn hàng xử lý.
• Số lượng hàng hóa được xử lý trên một giờ công.
• Tỷ lệ thời gian lao động trực tiếp và thời gian chờ.
• Chi phí tăng ca trong các giai đoạn cao điểm.
• Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự bổ sung.

Trong kho chung, nhân sự vận hành được tổ chức ở cấp độ kho thay vì dành riêng cho từng khách hàng. Một đội ngũ có thể thực hiện nhiều hoạt động nhập, xuất, kiểm đếm và xử lý hàng cho các doanh nghiệp khác nhau. Về mặt chi phí, điều này cho phép nhà cung cấp phân bổ nguồn lực lao động theo khối lượng công việc thực tế thay vì duy trì một bộ máy riêng cho từng kho.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ chi phí nhân sự được phân bổ lại với chi phí nhân sự được loại bỏ. Doanh nghiệp vẫn đang trả cho nguồn lực vận hành thông qua phí dịch vụ. Điểm thay đổi là doanh nghiệp không còn trực tiếp chịu toàn bộ chi phí để duy trì một đội ngũ cố định trong kho riêng.

4. Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành Với Giải Pháp Kho Chung Minh Việt Logistics

Khi đánh giá phương án lưu trữ, doanh nghiệp nên dựa trên chi phí thực tế phát sinh thay vì chỉ nhìn vào đơn giá thuê kho. Minh Việt Logistics cung cấp dịch vụ kho chung với hệ thống quản lý hàng hóa bằng WMS và mã vạch, hỗ trợ kiểm soát quá trình nhập, xuất và lưu trữ.

Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin về loại hàng, sản lượng, tần suất nhập xuất và thời gian lưu kho để Minh Việt Logistics tư vấn phương án phù hợp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể đối chiếu chi phí sử dụng dịch vụ với các khoản đang phát sinh khi tự vận hành kho, từ đó xác định phương án có hiệu quả hơn về tổng chi phí.

Liên hệ hotline 0904 91 8877 để được tư vấn chi tiết!

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài hoạt động logistics?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê ngoài khi chưa có đủ nguồn lực để tự đầu tư kho bãi, nhân sự hoặc hệ thống vận hành, hoặc khi sản lượng thay đổi khiến việc duy trì bộ máy riêng không còn hiệu quả. Đặc biệt, doanh nghiệp đang mở rộng thị trường hoặc muốn tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh cốt lõi có thể xem xét phương án này.

2. Chi phí logistics có ảnh hưởng đến giá bán sản phẩm không?

Có. Chi phí logistics là một phần trong tổng chi phí đưa sản phẩm đến khách hàng. Khi chi phí vận chuyển, lưu kho, xử lý đơn hàng hoặc tồn kho tăng, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh giá bán hoặc chấp nhận giảm biên lợi nhuận nếu không thể chuyển toàn bộ chi phí sang khách hàng.

3. Doanh nghiệp nên theo dõi những chỉ số logistics nào?

Ngoài tổng chi phí, doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí logistics trên doanh thu, chi phí trên mỗi đơn hàng hoặc đơn vị hàng hóa, vòng quay tồn kho, tỷ lệ sử dụng kho, thời gian xử lý đơn và tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Việc theo dõi đồng thời các chỉ số này giúp đánh giá liệu chi phí giảm có thực sự đi kèm với hiệu quả vận hành hay không.

4. Làm thế nào để kiểm soát chi phí logistics khi nhu cầu tăng đột biến?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án mở rộng năng lực theo từng giai đoạn thay vì đầu tư dư thừa ngay từ đầu. Có thể kết hợp kho thuê linh hoạt, thuê ngoài vận tải hoặc sử dụng nhân sự theo nhu cầu trong mùa cao điểm. Cách này giúp doanh nghiệp đáp ứng sản lượng tăng mà không phải duy trì toàn bộ chi phí cố định quanh năm.

5. Thuê kho chung có luôn giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics không?

Không phải trong mọi trường hợp. Kho chung thường phù hợp hơn với doanh nghiệp có sản lượng biến động, chưa cần duy trì diện tích lớn cố định hoặc muốn giảm đầu tư ban đầu cho hạ tầng và nhân sự kho. Doanh nghiệp vẫn nên so sánh tổng chi phí giữa các phương án, bao gồm phí lưu kho, nhập – xuất, bốc xếp, vận chuyển và các dịch vụ phát sinh trước khi quyết định.