Dịch Vụ Thuê Ngoài Logistics Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp

Thuê ngoài logistics giúp doanh nghiệp cân nhắc giảm áp lực chi phí kho bãi, nhân sự và vận tải. Nhưng khi nào nên thuê ngoài, chi phí có thực sự thấp hơn tự vận hành và đâu là tiêu chí chọn đối tác? Minh Việt Logistics sẽ phân tích các tình huống cần thuê ngoài, cách tính tổng chi phí, những điều phải kiểm tra trước khi ký hợp đồng và giải pháp kho vận phù hợp với từng nhu cầu.

Giải pháp thuê ngoài logistics cho doanh nghiệp 

1. Thuê Ngoài Logistics Là Gì?

Thuê ngoài logistics (outsourcing logistics) là hình thức doanh nghiệp giao một phần hoặc nhiều công đoạn logistics cho đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài theo thỏa thuận. Các công đoạn được thuê ngoài có thể thuộc nhóm các dịch vụ logistics phổ biến, như lưu kho, quản lý tồn kho, xử lý đơn, vận tải và phân phối.  Việc thuê ngoài không nhất thiết đi kèm một hợp đồng duy nhất cho mọi dịch vụ; doanh nghiệp có thể lựa chọn mức độ phối hợp phù hợp với năng lực nội bộ và trách nhiệm muốn giữ lại.

Theo Điều 233 Luật Thương mại 2005, dịch vụ logistics là hoạt động thương mại trong đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng.

Trên thực tế, dịch vụ thuê ngoài logistics thường được triển khai theo hai phạm vi:

• Thuê ngoài từng phần: Doanh nghiệp chỉ giao một số công đoạn, chẳng hạn lưu kho hoặc vận chuyển, còn bộ phận nội bộ tiếp tục xử lý đơn hàng, lập kế hoạch phân phối và kiểm soát dữ liệu.

• Thuê ngoài trọn gói: Một đối tác phối hợp nhiều công đoạn liên tiếp như nhận hàng, lưu trữ, chuẩn bị xuất kho và vận chuyển. Phạm vi “trọn gói” phải được mô tả rõ trong hợp đồng, không đồng nghĩa nhà cung cấp mặc nhiên đảm nhận mọi nghiệp vụ.

Hình thức này có thể gắn với mô hình 3PL. Ví dụ, một nhà phân phối giao khâu lưu kho, lấy hàng và vận chuyển cho đối tác nhưng vẫn quyết định kế hoạch giao đại lý và đối soát tồn kho.

Vì vậy, thuê ngoài dịch vụ logistics không có nghĩa doanh nghiệp từ bỏ quyền quản lý chuỗi cung ứng. Đây là lựa chọn phân bổ lại công việc và nguồn lực; hiệu quả phụ thuộc vào chi phí thực tế, mức độ phối hợp và trách nhiệm được xác lập giữa các bên.

2. Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thuê Ngoài Dịch Vụ Logistics?

Thuê ngoài dịch vụ logistics đáng cân nhắc khi hệ thống nội bộ phát sinh điểm nghẽn hoặc nhu cầu vượt nguồn lực. Có ba dấu hiệu cần xem xét.

Ba dấu hiệu doanh nghiệp nên thuê ngoài logistics 

2.1. Chi Phí Tự Vận Hành Kho Bãi Và Vận Tải Tăng Cao

Khi tự vận hành, doanh nghiệp phải duy trì nhiều khoản chi ngay cả lúc lượng hàng giảm. Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên kho, khấu hao thiết bị và chi phí quản lý có thể tạo gánh nặng nếu công suất sử dụng không ổn định. Đó là lúc nên đánh giá dịch vụ thuê ngoài logistics.

Doanh nghiệp nên kiểm tra bốn nhóm chi phí:

• Kho bãi: Diện tích thuê, điện nước, bảo trì và thiết bị lưu trữ.

• Nhân sự: Lương, bảo hiểm, tăng ca và quản lý lao động.

• Vận tải: Phương tiện, nhiên liệu, bảo dưỡng và điều phối.

• Chi phí ẩn: Hàng tồn lâu, sai lệch kiểm kê, thời gian chờ và xử lý sự cố.

Ví dụ giả định, doanh nghiệp thuê kho 1.000 m² nhưng chỉ dùng thường xuyên 600 m² vẫn phải trả tiền cho toàn bộ diện tích theo hợp đồng. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kho chung để đối chiếu chi phí và phương án lưu trữ với kho riêng, tùy điều kiện dịch vụ. 

Tuy nhiên, thuê ngoài không mặc nhiên rẻ hơn. Doanh nghiệp đã sở hữu kho và có sản lượng ổn định có thể vận hành nội bộ hiệu quả hơn. Quyết định cần dựa trên tổng chi phí cùng kỳ, không chỉ đơn giá thuê kho.

2.2. Năng Lực Kho Bãi Và Nhân Sự Không Đáp Ứng Nhu Cầu

Tình trạng quá tải thường thể hiện rõ vào mùa cao điểm: kho không đủ chỗ, thời gian nhập xuất kéo dài, nhân viên liên tục tăng ca hoặc hàng giao trễ. Nếu các vấn đề lặp lại, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng bổ sung nguồn lực từ đơn vị bên ngoài.

Một doanh nghiệp phân phối có thể phát sinh lượng đơn lớn trong vài tuần nhưng không muốn duy trì thêm nhân viên và diện tích kho cả năm. Trong trường hợp này, phương án thuê ngoài dịch vụ logistics giúp doanh nghiệp xem xét tăng công suất xử lý theo giai đoạn, tùy khả năng cung ứng và điều khoản hợp đồng.

Trước khi chuyển giao, cần xác định điểm nghẽn nằm ở kho, kiểm đếm hay điều phối. Nếu dữ liệu tồn kho sai, chuyển kho chưa chắc giải quyết được vấn đề. Nên theo dõi thời gian xử lý và sai lệch đơn hàng. Nếu hàng xuất liên tục bị thiếu chứng từ hoặc thông tin đặt hàng thay đổi phút cuối, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nội bộ trước khi yêu cầu đối tác tăng công suất.

2.3. Doanh Nghiệp Cần Mở Rộng Hoạt Động Phân Phối

Mở thị trường mới thường đòi hỏi thêm kho, phương tiện và đầu mối giao nhận. Trong khi chưa biết sản lượng tiêu thụ tại khu vực mới, đầu tư hạ tầng cố định có thể làm tăng rủi ro tài chính.

Chẳng hạn, một nhà sản xuất ở Hà Nội muốn mở rộng phân phối vào miền Nam có thể cân nhắc thuê kho tại khu vực phù hợp và tham khảo dịch vụ vận tải Minh Việt Logistics để tổ chức giao nhận, thay vì lập tức đầu tư kho riêng. Phương án này giúp thử nghiệm mạng lưới phân phối, điều chỉnh lượng hàng và ưu tiên vốn cho hoạt động bán hàng.

Dù vậy, cần tính cả chi phí điều chuyển, thời gian giao và năng lực đối tác outsourcing logistics. Kho gần khách hàng chưa chắc rẻ hơn nếu sản lượng nhỏ.

Thời điểm thuê ngoài nên được xác định bằng dữ liệu công suất, chi phí và kế hoạch thị trường.

3. So Sánh Chi Phí Tự Vận Hành Và Outsourcing Logistics

So sánh chi phí giữa tự vận hành và outsourcing logistics phải dựa trên cùng sản lượng, tuyến giao nhận, thời gian hợp tác và tiêu chuẩn chất lượng. Chỉ so sánh tiền thuê kho dễ bỏ sót nhân sự, thiết bị và phụ phí.

So sánh chi phí tự vận hành và thuê ngoài logistics 

Để lập dự toán, doanh nghiệp có thể sử dụng hai công thức:

Tổng chi phí tự vận hành = Kho bãi + Nhân sự + Thiết bị + Vận tải + Quản lý + Phát sinh.

Tổng chi phí thuê ngoài = Phí lưu kho + Phí xử lý hàng + Phí vận tải + Phí quản lý/phối hợp + Phụ phí.

Cần phân bổ chi phí chuyển đổi như di dời hàng, kiểm kê và kết nối dữ liệu theo thời hạn hợp tác, tránh tính trùng các khoản.

Ví dụ minh họa giả định: Một doanh nghiệp đang chi 100 triệu đồng mỗi tháng để tự vận hành. Nhà cung cấp đưa ra phí dịch vụ 78 triệu đồng, phí vận tải bổ sung 10 triệu đồng và chi phí phối hợp, phát sinh dự tính 7 triệu đồng. Tổng chi phí thuê ngoài là 95 triệu đồng/tháng, thấp hơn 5 triệu đồng, tương đương 5% so với hiện tại.

Nếu chuyển kho tốn thêm 60 triệu đồng, khoản chênh 5 triệu đồng/tháng cần 12 tháng mới bù đắp, với điều kiện các giả định không đổi. Hợp đồng ngắn hoặc phát sinh phí có thể xóa lợi thế.

Khi yêu cầu báo giá dịch vụ thuê ngoài logistics, nên cung cấp cùng một bộ dữ liệu gồm loại hàng, SKU, tồn kho, lượng nhập xuất và tuyến giao nhận để đối chiếu. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu báo giá theo hai kịch bản sản lượng bình thường và cao điểm. Chênh lệch đơn giá giữa hai kịch bản giúp nhận diện điều kiện tính phí tối thiểu, năng lực dự phòng và rủi ro tăng ngân sách.

Bên cạnh tiền bạc, doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng phục vụ. Giá thấp nhưng thường xuyên sai đơn, giao chậm hoặc thiếu báo cáo tồn kho có thể làm phát sinh chi phí xử lý và ảnh hưởng tới khách hàng. Các chỉ số như tỷ lệ xuất đúng hàng, thời gian xử lý và giao đúng hẹn nên được đưa vào tiêu chuẩn dịch vụ.

Vì vậy, mục tiêu không nhất thiết là chọn phương án có đơn giá thấp nhất, mà là tổng chi phí hợp lý tương ứng với chất lượng và mức độ kiểm soát mong muốn. Sau khi xác định mức ngân sách, doanh nghiệp cần xem nhà cung cấp có đủ năng lực thực hiện hay không.

4. Tiêu Chí Lựa Chọn Dịch Vụ Thuê Ngoài Logistics

Khi chọn dịch vụ thuê ngoài logistics, doanh nghiệp cần kiểm tra năng lực, quy trình phối hợp và hợp đồng, thay vì chỉ nhìn báo giá.

Ba tiêu chí lựa chọn đối tác logistics phù hợp 

4.1. Năng Lực Kho Bãi Và Hệ Thống Vận Tải

Nên khảo sát thực tế hạ tầng và quy trình nhập xuất, thay vì chỉ xem diện tích kho hay số xe công bố.

Các điểm cần kiểm tra gồm:

• Vị trí kho: Khoảng cách đến nhà máy, khách hàng và tuyến vận tải chính.

• Điều kiện lưu trữ: Giá kệ, lối xe nâng, phương án phòng cháy chữa cháy và điều kiện bảo quản theo loại hàng.

• Khả năng vận chuyển: Loại phương tiện, tải trọng, tuyến phục vụ và tần suất điều xe.

• Dự phòng cao điểm: Phương án bổ sung chỗ lưu kho, nhân lực hoặc chuyến xe khi sản lượng tăng.

Hàng tiêu dùng xuất mỗi ngày cần khu lấy hàng thuận tiện; nguyên vật liệu lưu dài ngày thường ưu tiên sức chứa và tiếp nhận lô lớn.

4.2. Khả Năng Phối Hợp Và Quản Lý Hoạt Động Logistics

Khi thuê ngoài dịch vụ logistics, quyền thực hiện công việc được giao cho đối tác nhưng doanh nghiệp vẫn cần khả năng kiểm tra dữ liệu và tiến độ. Hai bên phải thống nhất cách gửi lệnh nhập xuất, xác nhận số lượng và xử lý sai lệch.

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp mô tả rõ các nội dung sau:

• Quy trình bàn giao: Ai kiểm đếm, ai xác nhận số lượng và tình trạng hàng.

• Dữ liệu: Cách nhận báo cáo tồn kho, lịch sử nhập xuất và chứng từ giao nhận.

• Chỉ tiêu vận hành: Cách đo thời gian xử lý, độ chính xác đơn hàng và giao đúng hạn.

• Xử lý sự cố: Đầu mối liên hệ, thời gian phản hồi và nguyên tắc đối soát.

WMS có thể theo dõi vị trí và lịch sử nhập xuất, nhưng không nên mặc định mọi đối tác đều có hệ thống này. Nếu trao đổi dữ liệu thủ công, cần thống nhất định dạng và lịch báo cáo. Cổng thông tin Logistics Việt Nam cũng đề cập vai trò của phần mềm quản lý kho trong theo dõi nhập xuất; đây là tiêu chí khảo sát hữu ích.

Khi kho nhận thiếu so với phiếu giao, cần lập biên bản trước khi cập nhật tồn kho để tránh tranh cãi khi đối soát. Có thể thử nghiệm một đợt nhập xuất nhỏ trước khi chuyển giao toàn bộ để kiểm tra chất lượng thông tin, tốc độ phản hồi và khả năng xử lý ngoại lệ.

4.3. Chi Phí Dịch Vụ Và Điều Khoản Hợp Đồng

Hợp đồng phải ghi rõ phạm vi dịch vụ, phụ phí và trách nhiệm nếu chất lượng vận hành không đạt yêu cầu.

Trước khi ký, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Phạm vi công việc: Dịch vụ nào thuộc gói thuê ngoài, dịch vụ nào tính riêng.

• Đơn giá: Đơn vị tính phí, mức sản lượng tối thiểu, thời điểm điều chỉnh giá.

• Hàng hóa: Quy trình kiểm kê, khiếu nại, xác định thiệt hại và bồi thường.

• Thời hạn: Điều kiện gia hạn, chấm dứt và bàn giao lại hàng, dữ liệu.

• Đối soát: Hồ sơ xác nhận khối lượng dịch vụ và chu kỳ thanh toán.

Nghị định 163/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định về kinh doanh dịch vụ logistics là một trong những căn cứ pháp lý cần tham khảo khi rà soát trách nhiệm của nhà cung cấp. Hợp đồng vẫn phải phù hợp pháp luật hiện hành.

Cần có kế hoạch kết thúc hợp tác gồm thời gian thông báo, kiểm kê, bàn giao chứng từ và chi phí chuyển kho để hạn chế phụ thuộc đối tác.

Nên gửi cùng bản yêu cầu cho nhiều đối tác để so sánh năng lực, hợp đồng và giá trên cơ sở thống nhất.

5. Dịch Vụ Thuê Ngoài Logistics Tại Minh Việt Logistics

Dịch vụ thuê ngoài logistics tại Minh Việt Logistics hướng tới doanh nghiệp cần kết hợp hoạt động kho bãi, xử lý hàng hóa và vận tải mà không phải tự tổ chức toàn bộ nguồn lực. Chúng tôi trao đổi phạm vi chuyển giao theo loại hàng, sản lượng và địa điểm.

Một số hoạt động logistics tại Minh Việt Logistics 

Các nhóm dịch vụ doanh nghiệp có thể tìm hiểu tại Minh Việt gồm:

• Kho chung và quản lý hàng hóa: Dịch vụ kho chung phục vụ nhu cầu tiếp nhận, kiểm đếm, lưu trữ và xuất hàng theo kế hoạch; phạm vi vận hành được thống nhất khi khảo sát nhu cầu.

• Vận tải và giao nhận: Dịch vụ vận tải hỗ trợ tổ chức vận chuyển theo loại hàng, tuyến giao nhận và khối lượng cần phục vụ.

• Xử lý đơn hàng: Dịch vụ fulfillment phục vụ các công đoạn lấy hàng, kiểm tra, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển theo phương án đã thỏa thuận.

• Nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Minh Việt trao đổi phạm vi hỗ trợ hải quan và giao nhận khi doanh nghiệp có nhu cầu phù hợp với dịch vụ thực tế.

Để Minh Việt xây dựng phương án thuê ngoài dịch vụ logistics, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin về loại hàng, quy cách đóng gói, tồn kho trung bình, lượng nhập xuất, điểm giao nhận và thời gian dự kiến sử dụng dịch vụ. Với hàng cần điều kiện bảo quản đặc biệt, yêu cầu phải được nêu rõ từ đầu để kiểm tra khả năng đáp ứng.

Minh Việt trao đổi phạm vi công việc, cách phối hợp và cơ cấu phí để doanh nghiệp đối chiếu với phương án tự vận hành. Khi nhận tư vấn, doanh nghiệp nên yêu cầu nêu rõ các công đoạn Minh Việt trực tiếp đảm nhận, công đoạn phối hợp và điều kiện phát sinh chi phí. Thỏa thuận rõ giúp báo giá sát nhu cầu.

Liên hệ Minh Việt Logistics để trao đổi nhu cầu kho vận và nhận tư vấn báo giá theo phạm vi dịch vụ thực tế.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 0919 009 808

• Trụ sở chính: A208 – BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh TP.HCM: Số 117/2D1 Hồ Văn Long, Phường Tân Tạo, TP.HCM

• Chi nhánh Đà Nẵng: Đường 11B, KCN Hòa Khánh, Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Thuê Ngoài Logistics

1. Thuê ngoài logistics có phát sinh chi phí ngoài báo giá không?

Thuê ngoài logistics có thể phát sinh phụ phí khi vượt sản lượng cam kết, tăng thời gian lưu kho, thay đổi tuyến giao hàng hoặc bổ sung công đoạn bốc xếp. Doanh nghiệp nên yêu cầu bảng giá tách từng dịch vụ và quy định điều kiện tính phí, mức tối thiểu, thời điểm điều chỉnh trước khi ký hợp đồng.

2. Nếu hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng, bên nào phải bồi thường?

Trách nhiệm phụ thuộc vào nguyên nhân thiệt hại, chứng từ bàn giao, nội dung hợp đồng và pháp luật áp dụng. Khi chọn dịch vụ thuê ngoài logistics, doanh nghiệp cần làm rõ thời điểm chuyển giao trách nhiệm, quy trình lập biên bản, hạn khiếu nại và giới hạn bồi thường.

3. Doanh nghiệp có mất quyền kiểm soát tồn kho khi thuê ngoài không?

Không nhất thiết. Doanh nghiệp có thể thống nhất quyền nhận báo cáo tồn kho, chứng từ nhập xuất và lịch đối soát định kỳ. Với mô hình outsourcing logistics, cần xác định ai được cập nhật dữ liệu, cách xác nhận sai lệch và thời gian phản hồi.

4. Chuyển từ kho tự vận hành sang thuê ngoài có làm gián đoạn giao hàng không?

Có rủi ro gián đoạn nếu di dời hàng, bàn giao dữ liệu và xử lý đơn diễn ra thiếu kế hoạch. Doanh nghiệp nên kiểm kê trước khi chuyển kho, thống nhất lịch bàn giao, thử quy trình xuất hàng và duy trì phương án dự phòng trong giai đoạn đầu. Chuyển giao từng giai đoạn có thể giảm rủi ro.

5. Làm sao biết đối tác đáp ứng được khi sản lượng tăng đột biến?

Doanh nghiệp nên cung cấp dự báo sản lượng cao điểm và yêu cầu đối tác làm rõ công suất xử lý, khả năng bổ sung diện tích, nhân sự, phương tiện cùng thời gian cần báo trước. Có thể thỏa thuận chỉ tiêu phục vụ và phương án xử lý khi nhu cầu vượt kế hoạch. Minh Việt Logistics tiếp nhận các thông tin này để tư vấn phạm vi đáp ứng phù hợp.