Quy Trình Nhập Kho Hàng Hóa Tại Kho Chung Minh Việt

1. Quy Trình Nhập Kho Là Gì? Tầm Quan Trọng Khi Có Quy Trình Nhập Hàng Chuẩn

Không phải cứ đưa hàng từ xe vào kho là hoàn tất nhập hàng. Quy trình nhập kho là chuỗi công việc từ khi kho tiếp nhận thông tin lô hàng đến lúc hàng được kiểm tra, đưa vào vị trí lưu trữ và ghi nhận trên hệ thống. Mỗi lô hàng cần được xác định rõ hàng của ai, gồm những gì, số lượng bao nhiêu và đang được lưu ở đâu.

Phân khu hàng hóa theo chủ hàng 

Tại kho chung (warehouse), nhiều lô hàng của các chủ hàng khác nhau được tiếp nhận trong cùng một hệ thống. Chẳng hạn, hai khách hàng có thể cùng nhập những sản phẩm có bao bì tương tự nhau nhưng mã hàng và số lượng hoàn toàn khác nhau. Nếu thông tin không được xác định rõ ngay từ đầu, nhân viên rất dễ kiểm đếm nhầm hoặc đưa hàng vào sai vị trí.

Vì vậy, quy trình nhập hàng được chuẩn hóa từ khâu tiếp nhận đến cập nhật tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát chính xác số lượng và tình trạng hàng thực nhận.
• Hạn chế sai lệch giữa hàng thực tế và dữ liệu tồn kho.
• Xác định rõ chủ hàng và vị trí lưu trữ.
• Thuận tiện cho kiểm kê, truy xuất và xuất hàng sau này.
• Rút ngắn thời gian xử lý khi tiếp nhận những lô hàng có số lượng lớn.

2. Nhập Kho Tại Kho Chung Vận Hành Như Thế Nào Tại Minh Việt Logistics

Tại Minh Việt Logistics, một lô hàng không được đưa thẳng vào khu vực lưu trữ ngay khi xe đến kho. Thông tin lô hàng được xác nhận trước, sau đó hàng được tiếp nhận, kiểm đếm, đối chiếu và sắp xếp vào vị trí lưu trữ. Quy trình gồm 7 bước sau: 

7 bước quy trình nhập kho hàng hóa 

Bước 1. Tiếp Nhận Và Xác Nhận Yêu Cầu Nhập Hàng

Trước khi xe đưa hàng đến kho, Minh Việt Logistics tiếp nhận thông tin về lô hàng để chuẩn bị cho lượt nhập. Nhân viên kho xác nhận các thông tin như tên hàng, mã hàng, số lượng, số kiện, thời gian dự kiến và chủ hàng. Nếu lô hàng có nhiều mã sản phẩm hoặc số lượng lớn, thông tin này được sử dụng để chuẩn bị trước cho khâu tiếp nhận và kiểm đếm.

Trường hợp thông tin có thay đổi về số lượng, thời gian giao hàng hoặc quy cách đóng gói, nhân viên kho xác nhận lại với khách trước khi xe đến. Với những lô hàng thay đổi số lượng lớn, phương án tiếp nhận và vị trí lưu trữ cũng được điều chỉnh trước để tránh bị động khi hàng đến kho.

Bước 2. Chuẩn Bị Khu Vực Và Vị Trí Lưu Trữ

Sau khi xác nhận thông tin lô hàng, nhân viên kho kiểm tra khu vực tiếp nhận và vị trí dự kiến lưu trữ. Với lô hàng có số lượng lớn, nhiều mã hoặc quy cách đóng gói khác nhau, vị trí được tính toán trước để khi hàng xuống xe có thể phân chia và đưa vào kho theo từng nhóm.

Khi xe đến, hàng được đưa về khu vực đã chuẩn bị trước để tiếp nhận và phân loại, nhất là trong thời điểm kho xử lý nhiều lô hàng cùng lúc. Việc chuẩn bị vị trí từ trước cũng hạn chế tình trạng hàng đã xuống xe nhưng chưa xác định được nơi lưu trữ.

Bước 3. Tiếp Nhận Hàng Hóa Tại Kho

Khi xe đến kho, nhân viên tiếp nhận kiểm tra thông tin lô hàng trước khi bắt đầu xuống hàng. Hàng được đưa xuống khu vực tiếp nhận và tập kết theo từng nhóm để thuận tiện cho việc kiểm đếm. Nếu một lô có nhiều mã sản phẩm, các nhóm hàng được tách riêng ngay trong quá trình xuống hàng.

Trong quá trình này, nhân viên theo dõi số kiện thực tế và tình trạng bao bì khi hàng được đưa xuống. Những kiện có dấu hiệu móp, rách hoặc bất thường được tách riêng để kiểm tra ở bước tiếp theo, thay vì đưa ngay vào khu vực lưu trữ.

Với lô hàng có nhiều mã sản phẩm hoặc nhiều quy cách đóng gói, nhân viên tiếp nhận phân tách từng nhóm ngay tại khu vực xuống hàng. Các nhóm hàng được giữ riêng trong suốt quá trình kiểm đếm để tránh cộng nhầm số lượng giữa các mã. Trường hợp hàng được đóng thành pallet, việc kiểm tra cũng được thực hiện theo từng pallet trước khi chuyển sang bước đối chiếu.

Bước 4. Kiểm Đếm Và Kiểm Tra Tình Trạng Hàng Hóa

Sau khi tiếp nhận, nhân viên Minh Việt kiểm đếm số lượng thực tế và kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng hóa. Các thông tin được kiểm tra gồm mã hàng, số kiện, đơn vị tính, bao bì, tem nhãn và tình trạng hàng hóa.

Kiểm đếm và kiểm tra hàng hóa 

Với hàng có quản lý theo lô hoặc hạn sử dụng, nhân viên kiểm tra và ghi nhận thêm các thông tin tương ứng. Nếu phát hiện thiếu, thừa hoặc hàng hóa có dấu hiệu bất thường, phần hàng liên quan được ghi nhận riêng để đối chiếu với khách hàng trước khi hoàn tất nhập kho.

Bước 5. Đối Chiếu Hàng Thực Nhận Với Thông Tin Đăng Ký

Sau khi kiểm đếm, số lượng và thông tin thực tế được đối chiếu với dữ liệu lô hàng đã đăng ký. Minh Việt kiểm tra những điểm chênh lệch, chẳng hạn thiếu hoặc thừa số lượng, sai mã hàng hoặc khác thông tin lô.

Nếu có chênh lệch, phần thông tin liên quan được xác nhận lại với khách hàng trước khi lô hàng được hoàn tất. Chẳng hạn, nếu số lượng thực nhận khác với số lượng đăng ký, kho sẽ giữ lại kết quả đối chiếu để khách xác nhận thay vì cập nhật ngay số liệu mới. Khi các thông tin đã phù hợp, hàng được chuyển sang bước sắp xếp và lưu trữ.

Bước 6. Xác Nhận Nhập Kho Và Sắp Xếp Hàng Vào Vị Trí

Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng được xác nhận nhập kho và đưa vào vị trí lưu trữ. Nhân viên sắp xếp theo từng nhóm hàng, mã hàng hoặc chủ hàng, tùy phương án lưu trữ đã thống nhất.

Với kho chung, việc xác định đúng vị trí ngay từ đầu đặc biệt quan trọng vì nhiều chủ hàng cùng sử dụng một hệ thống kho. Khi cần kiểm kê hoặc xuất hàng, nhân viên có thể dựa vào thông tin vị trí để xác định đúng lô hàng thay vì phải kiểm tra lại nhiều khu vực.

Xem thêm: Quy Trình Xuất Kho Hàng Hóa Tại Kho Chung Minh Việt Logistics

Bước 7. Cập Nhật Tồn Kho Và Hoàn Tất Lệnh Nhập

Sau khi hàng được đưa vào vị trí lưu trữ, thông tin của lô hàng được cập nhật trên hệ thống quản lý. Số lượng thực nhập, mã hàng, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan được ghi nhận để phục vụ theo dõi tồn kho.

Nếu dữ liệu còn thiếu hoặc chưa khớp với thông tin thực tế, nhân viên kiểm tra lại trước khi hoàn tất lệnh nhập. Khi thông tin đã đầy đủ, lệnh nhập được hoàn tất và dữ liệu được sử dụng cho việc theo dõi tồn kho, kiểm kê và xử lý các yêu cầu xuất hàng về sau.

3. Kinh Nghiệm Khi Nhập Hàng Vào Kho Chung

Trong thực tế, khâu nhập hàng thường phát sinh vấn đề ngay từ trước khi xe đến kho. Có lô hàng thay đổi số lượng vào phút cuối, có lô đến nhưng bao bì không còn nguyên vẹn, cũng có trường hợp nhiều mã hàng có hình thức gần giống nhau khiến việc kiểm đếm mất nhiều thời gian. Với kho chung, những tình huống này càng cần được xử lý cẩn thận vì hàng hóa của nhiều chủ hàng được tiếp nhận trong cùng một hệ thống. Dưới đây là một số kinh nghiệm Minh Việt Logistics rút ra trong quá trình vận hành.

3.1. Xác Nhận Thông Tin Hàng Hóa Trước Khi Xe Đến

Có những trường hợp thông tin ban đầu về lô hàng và hàng thực tế không hoàn toàn giống nhau. Chẳng hạn, khách thông báo một số lượng nhất định nhưng trước khi xe đến lại phát sinh thêm vài pallet hoặc thay đổi thời gian giao hàng. Nếu kho chỉ chuẩn bị theo thông tin cũ, khu vực tiếp nhận và vị trí lưu trữ có thể không còn phù hợp.

Với những trường hợp này, Minh Việt Logistics xác nhận lại thông tin với khách trước khi xe đến, đồng thời điều chỉnh khu vực tiếp nhận, nhân sự và vị trí lưu trữ nếu cần. Nếu số lượng thay đổi lớn, nhân viên kho tính toán lại phương án sắp xếp để tránh tình trạng hàng đến nơi nhưng chưa có vị trí bố trí. 

Từ những tình huống này, Minh Việt rút ra một điểm quan trọng: thông tin gửi trước không phải lúc nào cũng cố định. Những thay đổi về số lượng, thời gian hoặc quy cách hàng càng được cập nhật sớm thì kho càng có thời gian điều chỉnh phương án tiếp nhận. 

Ngoài số lượng và thời gian giao hàng, doanh nghiệp cũng nên thông báo trước những thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến cách tiếp nhận như kích thước kiện, trọng lượng, số pallet, phương thức đóng gói và yêu cầu sử dụng thiết bị nâng hạ. Một lô hàng đóng thùng carton có thể được xử lý khác với hàng nguyên pallet hoặc máy móc có trọng lượng lớn. Khi các thông tin này được cung cấp đầy đủ, kho có thể chủ động chuẩn bị xe nâng, pallet, khu vực tập kết và số lượng nhân sự phù hợp thay vì điều chỉnh phương án sau khi phương tiện đã đến.

3.2. Kiểm Tra Hàng Ngay Khi Tiếp Nhận

Có những vấn đề chỉ xuất hiện khi hàng được đưa xuống khỏi xe. Một lô hàng có thể đủ số kiện nhưng một vài thùng bị móp, rách bao bì hoặc có dấu hiệu ẩm ướt. Cũng có trường hợp số lượng thực tế không đúng như thông tin đã đăng ký.

Khi gặp tình huống này, Minh Việt Logistics không đưa ngay toàn bộ hàng vào vị trí lưu trữ mà tách phần hàng có vấn đề để kiểm tra lại. Nhân viên kho đối chiếu số lượng, tình trạng hàng và thông tin lô hàng, sau đó trao đổi với khách để thống nhất cách xử lý.

Việc này đôi khi khiến thời gian nhập hàng kéo dài thêm một chút, nhưng nếu bỏ qua và đưa hàng vào kho ngay thì sau đó sẽ khó xác định hàng bị thiếu hoặc hư hỏng từ thời điểm nào. Qua thực tế vận hành, những bất thường phát hiện tại khu vực tiếp nhận thường được xử lý ngay tại đó, trước khi hàng được đưa vào vị trí lưu trữ. 

Với các lô hàng quản lý theo số lô, hạn sử dụng hoặc mã sản phẩm, việc kiểm tra không nên chỉ dừng ở số lượng kiện bên ngoài. Những thông tin nhận diện này cần được đối chiếu ngay trong quá trình tiếp nhận để tạo cơ sở cho việc quản lý hàng về sau. Nếu cùng một mã sản phẩm nhưng có nhiều lô hoặc hạn sử dụng khác nhau, việc ghi nhận rõ từ thời điểm nhập giúp kho thuận tiện hơn khi áp dụng FIFO, FEFO hoặc xử lý yêu cầu xuất theo từng lô cụ thể.

3.3. Phân Biệt Rõ Hàng Hóa Của Từng Chủ Hàng

Một tình huống khá dễ xảy ra tại kho chung là nhiều chủ hàng cùng nhập những sản phẩm có hình thức tương tự nhau. Nếu chỉ nhìn vào tên sản phẩm hoặc bao bì bên ngoài, nhân viên có thể mất thêm thời gian để xác định chính xác lô hàng thuộc khách nào.

Nhận diện hàng hóa theo mã và vị trí 

Tại Minh Việt, thông tin về chủ hàng, mã hàng và lô hàng được đối chiếu trong quá trình tiếp nhận trước khi hàng được đưa vào vị trí lưu trữ. Với những lô có nhiều mã sản phẩm, hàng được phân tách và kiểm tra theo từng nhóm để hạn chế nhầm lẫn.

Kinh nghiệm thực tế không nằm ở việc chỉ đánh dấu hàng hóa, mà ở cách duy trì thông tin nhận diện thống nhất từ lúc xe đến kho cho đến khi hàng được đưa vào vị trí lưu trữ. Thông tin được xác định rõ ngay từ đầu sẽ thuận tiện hơn cho các khâu kiểm kê, tìm hàng và xuất hàng sau đó.

Trong kho chung, việc nhận diện càng quan trọng khi nhiều khách hàng kinh doanh cùng nhóm sản phẩm hoặc sử dụng kiểu bao bì tương tự nhau. Vì vậy, ngoài việc phân chia vị trí, thông tin nhận diện nên được duy trì thống nhất giữa mã hàng, chủ hàng và vị trí lưu trữ. Khi một kiện hàng được di chuyển sang vị trí khác trong quá trình vận hành, thông tin liên quan cũng cần được cập nhật tương ứng. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế việc xác định hàng chỉ dựa vào hình thức bên ngoài.

3.4. Cập Nhật Dữ Liệu Ngay Sau Khi Hoàn Tất Nhập Kho

Có một vấn đề khá dễ bị bỏ quên: hàng đã được đưa vào đúng vị trí nhưng số liệu trên hệ thống chưa được cập nhật. Khi đó, kho nhìn trên dữ liệu có thể thấy một số lượng khác với hàng thực tế đang lưu trữ.

Ví dụ, một lô hàng vừa nhập xong nhưng chưa hoàn tất cập nhật, trong ngày khách tiếp tục yêu cầu kiểm tra hoặc xuất một phần hàng. Nhân viên phải kiểm tra lại thực tế để xác nhận số lượng, thay vì có thể lấy thông tin ngay trên hệ thống. Nếu tình trạng này xảy ra với nhiều lô hàng liên tiếp, việc đối chiếu sẽ mất khá nhiều thời gian.

Đây cũng là kinh nghiệm Minh Việt Logistics rút ra trong quá trình vận hành: nhập hàng và cập nhật dữ liệu phải được thực hiện liền nhau. Khi số lượng, mã hàng và vị trí lưu trữ được ghi nhận ngay sau khi hoàn tất, dữ liệu tồn kho sẽ sát với thực tế hơn và tạo thuận lợi cho những lần kiểm kê hoặc xuất hàng tiếp theo.

Đặc biệt trong những ngày có nhiều lượt nhập liên tiếp, việc cập nhật chậm một lô hàng có thể ảnh hưởng đến các thao tác tiếp theo. Nếu khách hàng phát sinh yêu cầu kiểm tra tồn hoặc xuất hàng ngay trong ngày, dữ liệu chưa hoàn tất sẽ khiến nhân viên phải đối chiếu lại thực tế. Vì vậy, số lượng thực nhập, vị trí lưu trữ, số lô và các thông tin liên quan nên được hoàn thiện cùng thời điểm kết thúc lượt nhập để dữ liệu quản lý phản ánh sát trạng thái hàng hóa trong kho.

4. Tối Ưu Quy Trình Nhập Kho Với Dịch Vụ Kho Chung Minh Việt

Với doanh nghiệp có lượng hàng nhập thay đổi theo từng thời điểm, việc tự bố trí nhân sự, khu vực tiếp nhận và thiết bị cho từng đợt hàng có thể làm tăng khối lượng vận hành. Dịch vụ kho chung Minh Việt Logistics giúp doanh nghiệp đưa các khâu tiếp nhận, bốc xếp và lưu trữ vào cùng một hệ thống.

Hệ thống kho chung Minh Việt Logistics 

Khi hàng đến kho, nhân viên thực hiện các công việc từ tiếp nhận, kiểm đếm đến đưa hàng vào vị trí lưu trữ theo phương án đã thống nhất. Nếu sản lượng hoặc tần suất nhập thay đổi, phương án tiếp nhận và bố trí hàng cũng có thể được điều chỉnh theo tình hình thực tế.

Với những doanh nghiệp có nhiều đợt nhập trong tháng, việc tổ chức riêng từng lượt tiếp nhận có thể phát sinh thêm khâu điều phối xe, nhân sự và diện tích tập kết. Khi sử dụng kho chung, các công việc này được thực hiện theo quy trình thống nhất tại kho, từ lúc tiếp nhận thông tin đến khi hàng được đưa vào vị trí lưu trữ. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin về lô hàng và kế hoạch nhập để kho chủ động chuẩn bị trước.

Điểm thuận lợi của mô hình này là doanh nghiệp không phải tự tổ chức riêng mặt bằng và nhân sự cho từng đợt nhập hàng. Minh Việt hiện có hệ thống kho với tổng sức chứa hơn 200.000 m³ tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hưng Yên và Đà Nẵng, cùng hơn 500 nhân sự và 300 phương tiện. Ngoài lưu trữ, doanh nghiệp có thể kết hợp các dịch vụ bốc xếp, đóng gói, dán nhãn và vận chuyển khi có nhu cầu.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu nhập hàng vào kho chung, chỉ cần cung cấp thông tin về loại hàng, số lượng, quy cách đóng gói và tần suất nhập để Minh Việt Logistics tư vấn phương án lưu trữ phù hợp.

Một quy trình nhập kho rõ ràng giúp hàng hóa được tiếp nhận đúng số lượng, đúng thông tin và đúng vị trí lưu trữ. Tại kho chung, kiểm soát từng lô hàng ngay từ lúc tiếp nhận sẽ hạn chế sai lệch và thuận tiện hơn cho việc quản lý, kiểm kê và xuất hàng sau đó. 

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin gì trước khi nhập hàng vào kho chung?

Doanh nghiệp nên cung cấp trước tên hoặc mã hàng, số lượng, số kiện hoặc pallet, quy cách đóng gói, thời gian dự kiến giao hàng và các yêu cầu lưu trữ đặc biệt nếu có. Với hàng quản lý theo lô hoặc hạn sử dụng, thông tin này cũng nên được gửi trước để kho chủ động chuẩn bị khu vực tiếp nhận và phương án lưu trữ.

2. Có thể nhập nhiều mã hàng trong cùng một chuyến xe không?

Có. Một chuyến xe có thể giao nhiều mã hàng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp nên cung cấp danh sách và số lượng của từng mã trước khi xe đến. Khi tiếp nhận, các nhóm hàng cần được phân tách và kiểm đếm riêng để hạn chế nhầm lẫn trước khi đưa vào vị trí lưu trữ.

3. Nếu số lượng hàng thực nhận khác với số lượng đăng ký thì xử lý như thế nào?

Khi phát hiện chênh lệch, kho sẽ đối chiếu lại hàng thực tế với thông tin đã đăng ký và ghi nhận phần sai lệch. Số liệu nhập kho chỉ nên được hoàn tất sau khi thông tin liên quan đã được kiểm tra và xác nhận với chủ hàng.

4. Hàng bị móp hoặc rách bao bì khi đến kho có được nhập không?

Tùy vào tình trạng hàng hóa và thỏa thuận với chủ hàng. Những kiện có dấu hiệu móp, rách, ẩm hoặc bất thường nên được ghi nhận và tách riêng để kiểm tra trước khi đưa vào khu vực lưu trữ. Chủ hàng có thể được liên hệ để thống nhất phương án tiếp nhận hoặc xử lý.

5. Xe giao hàng đến sớm hoặc muộn hơn lịch đăng ký có được nhập kho không?

Khả năng tiếp nhận phụ thuộc vào tình hình vận hành của kho tại thời điểm xe đến. Doanh nghiệp nên thông báo sớm khi thay đổi lịch giao để kho có thể điều chỉnh nhân sự, khu vực tiếp nhận và thiết bị hỗ trợ, đặc biệt với những lô hàng có số lượng lớn.

6. Sau khi nhập hàng, khi nào số liệu tồn kho được cập nhật?

Số liệu tồn kho được cập nhật sau khi hàng đã được kiểm đếm, đối chiếu, xác nhận nhập và bố trí vào vị trí lưu trữ. Nếu phát sinh chênh lệch về số lượng, mã hàng hoặc tình trạng hàng hóa, thông tin cần được xác nhận trước khi lệnh nhập được hoàn tất.