Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Trong Kho Chung

1. Các Hình Thức Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Phổ Biến

Kiểm kê hàng tồn kho là việc kiểm đếm số lượng, ghi nhận tình trạng hàng hóa thực tế và đối chiếu với dữ liệu quản lý tại cùng một thời điểm. Trong kho chung, kết quả cần được tách theo từng chủ hàng để xác định chính xác lượng hàng của mỗi doanh nghiệp.

Tùy mục tiêu kiểm tra và mức độ biến động hàng hóa, kho có thể thực hiện kiểm kê thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất. Phạm vi và lịch thực hiện cần được thống nhất với chủ hàng để bố trí nhân sự và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động nhập – xuất.

1.1. Kiểm Kê Thường Xuyên

Kiểm kê thường xuyên là việc kiểm đếm thực tế với tần suất cao, thường luân phiên theo từng nhóm mã hàng, vị trí hoặc chủ hàng thay vì kiểm tra toàn bộ kho trong một lần. Những mặt hàng nhập – xuất liên tục, có giá trị lớn hoặc từng phát sinh chênh lệch nên được ưu tiên.

Chẳng hạn, kho có thể kiểm đếm một nhóm hàng luân chuyển nhanh vào đầu ca, sau đó kiểm tra các nhóm khác theo lịch đã bố trí. Khi áp dụng cách này trong quy trình kiểm kê kho, mỗi lượt đếm cần xác định rõ phạm vi và thời điểm đối chiếu để kết quả không bị lẫn với những giao dịch phát sinh trong ca.

Cần phân biệt kiểm kê thường xuyên với cập nhật nhập – xuất hằng ngày. Kiểm kê có bước đếm hàng thực tế để kiểm chứng dữ liệu; việc ghi nhận giao dịch đơn thuần chưa xác nhận được số hàng đang có trong kho.

1.2. Kiểm Kê Định Kỳ

Kiểm kê định kỳ được thực hiện theo lịch đã thống nhất, chẳng hạn hằng tháng, hằng quý hoặc cuối năm. Phạm vi có thể bao gồm toàn bộ kho hoặc toàn bộ hàng của một chủ hàng, tùy mục tiêu đối soát.

Trong kho chung, các chủ hàng không nhất thiết phải kiểm kê cùng ngày. Đơn vị vận hành cần thống nhất lịch và người tham gia với từng khách hàng, đồng thời bố trí kiểm soát nhập – xuất trong thời gian kiểm đếm.

Kết quả giúp hai bên xác nhận số lượng, ghi nhận tình trạng hàng hóa và xác định những chênh lệch cần xử lý tại kỳ đối soát. Giữa hai kỳ, kho có thể kết hợp kiểm kê thường xuyên đối với các nhóm hàng biến động lớn để phát hiện sai lệch sớm hơn.

1.3. Kiểm Kê Đột Xuất

Kiểm kê đột xuất được thực hiện ngoài lịch đã định khi phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc có yêu cầu kiểm tra từ chủ hàng. Những tình huống thường gặp gồm số tồn không khớp khi lấy hàng, không tìm thấy hàng tại vị trí đã ghi nhận hoặc nghi ngờ giao nhầm mã hàng.

Trong kho chung, nên bắt đầu kiểm tra theo chủ hàng, mã hàng, lô hoặc vị trí liên quan; mở rộng phạm vi nếu chưa xác định được nguyên nhân. Dù cần thực hiện nhanh, kết quả vẫn phải được đối chiếu với dữ liệu tại cùng thời điểm và lập hồ sơ ghi nhận để làm căn cứ xử lý.

2. 6 Bước Trong Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Tại Kho Chung

Các bước kiểm kê hàng tồn kho tại kho chung cần được thống nhất giữa đơn vị vận hành và chủ hàng, từ phạm vi kiểm đếm đến cách xác nhận kết quả. Quy trình tham khảo dưới đây gồm 6 bước, tập trung vào kiểm soát nhập – xuất trong thời gian đếm, xác minh chênh lệch và cập nhật tồn kho sau phê duyệt.

2.1. Thống Nhất Kế Hoạch Với Chủ Hàng

Trước khi kiểm kê, kho và chủ hàng cần xác định rõ phạm vi kiểm tra: toàn bộ hàng của một khách hàng hay một số mã hàng, lô hoặc khu vực cụ thể. Kế hoạch cần ghi ngày thực hiện, thời điểm chốt tồn, thời gian dự kiến hoàn thành và người phụ trách của mỗi bên.

Hai bên cũng cần thống nhất cách tham gia và xác nhận kết quả. Nếu chủ hàng không có mặt trực tiếp, cần thỏa thuận hồ sơ gửi đối chiếu, như phiếu kiểm đếm, bảng tổng hợp và hình ảnh khi cần, cùng thời hạn phản hồi.

Với hoạt động nhập – xuất, kho cần thông báo khu vực nào tạm dừng giao dịch, khu vực nào vẫn vận hành và người phụ trách ghi nhận các phát sinh trong thời gian đếm. Sau khi thống nhất kế hoạch, đơn vị vận hành kho cần thông báo đến nhóm kiểm kê, nhân sự quản lý dữ liệu và bộ phận điều phối để cùng thực hiện. 

2.2. Chốt Số Liệu Và Kiểm Soát Nhập – Xuất

Chốt số liệu là lưu lại lượng tồn trên hệ thống tại một thời điểm xác định để làm căn cứ đối chiếu. Trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho, số đếm thực tế phải được quy về cùng thời điểm này để tránh ghi nhận chênh lệch do hàng vẫn nhập – xuất trong lúc kiểm đếm.

Trước giờ chốt, nhân sự phụ trách cần rà soát các giao dịch đã hoàn tất nhưng chưa được cập nhật, như hàng đã xuất khỏi kho hoặc hàng đã xác nhận nhập. Những giao dịch còn chờ xử lý phải được ghi nhận rõ trạng thái để xác định đúng lượng tồn tại mốc đối chiếu.

Bản dữ liệu chốt cần được lưu riêng, kèm thời điểm chốt tồn và thời gian trích xuất. Thông tin đối chiếu gồm chủ hàng, mã hàng, đơn vị tính, vị trí và các thuộc tính đang quản lý như số lô, hạn sử dụng hoặc số sê-ri.

Nếu không thể tạm dừng nhập – xuất, kho cần ghi riêng các biến động từ lúc chốt đến lúc đếm, gồm số lượng, thời gian, vị trí di chuyển và chứng từ liên quan. Nhật ký này là căn cứ quy đổi số đếm về mốc chốt, đồng thời kiểm soát hàng di chuyển giữa các vị trí kiểm kê.

Ví dụ, dữ liệu chốt lúc 8 giờ ghi nhận 100 thùng. Đến 9 giờ, kho đã xuất 10 thùng và kiểm đếm còn 90 thùng. Nếu không có biến động khác, số lượng quy về lúc 8 giờ là 90 + 10 = 100 thùng, khớp dữ liệu đã chốt. So trực tiếp 90 thùng với 100 thùng sẽ tạo ra khoản thiếu không có thực.

Xem thêm: Quy Trình Xuất Kho Tại Kho Chung Minh Việt Logistics

2.3. Kiểm Đếm Theo Từng Chủ Hàng

Nhân sự kiểm kê thực hiện theo từng khu vực được phân công, ghi kết quả ngay sau khi đếm và đánh dấu vị trí đã hoàn tất. Một mã hàng nằm ở nhiều vị trí cần được ghi riêng từng nơi trước khi tổng hợp, giúp xác định nhanh khu vực cần kiểm tra lại khi có chênh lệch.

Kiểm đếm theo từng chủ hàng

Phiếu kiểm đếm cần thể hiện chủ hàng, mã hàng, vị trí, đơn vị tính và số lượng thực tế. Với hàng quản lý theo lô, hạn sử dụng hoặc số sê-ri, phải ghi nhận riêng theo các thông tin tương ứng, không cộng gộp chỉ vì cùng mã sản phẩm.

Khi có thể triển khai, nên sử dụng phiếu đếm không hiển thị số tồn trên hệ thống để hạn chế người kiểm kê ghi theo số liệu có sẵn. Nhãn nhận diện và thông tin vị trí vẫn cần đầy đủ để xác định đúng hàng cần đếm.

Với kiện niêm phong hoặc hàng không thể kiểm tra bên trong, cần ghi rõ số kiện thực đếm, quy cách đóng gói dùng để quy đổi và giới hạn kiểm tra. Số lượng sản phẩm suy ra theo quy cách phải được phân biệt với số lượng đã kiểm đếm trực tiếp.

2.4. Đối Chiếu Và Xác Minh Chênh Lệch

Sau khi quy số đếm về thời điểm chốt, kho đối chiếu theo từng chủ hàng, mã hàng, vị trí và các thuộc tính quản lý liên quan. Bảng đối chiếu cần thể hiện số tồn đã chốt, số thực tế đã quy đổi và chênh lệch tương ứng để xác định đúng phần hàng cần xác minh.

Mẫu bảng đối chiếu hàng tồn kho

Khi phát hiện sai lệch, trước hết cần kiểm đếm lại hàng liên quan, ưu tiên bố trí người khác thực hiện nếu điều kiện cho phép. Đồng thời, kiểm tra phiếu đếm để loại trừ lỗi ghi chép, cộng số hoặc bỏ sót vị trí.

Nếu chênh lệch vẫn còn, tiếp tục rà soát:

• Giao dịch nhập – xuất chưa cập nhật hoặc ghi nhận sai thời điểm.

• Hàng đã chuyển vị trí nhưng dữ liệu chưa thay đổi.

• Đơn vị tính hoặc quy cách quy đổi không thống nhất.

• Hàng bị ghi nhầm mã, lô hoặc chủ hàng.

Ví dụ, dữ liệu chốt ghi nhận 240 thùng nhưng số thực tế tại cùng thời điểm chỉ có 228 thùng. Nếu xác minh được 12 thùng đã xuất trước giờ chốt nhưng chưa ghi nhận, nguyên nhân là giao dịch xuất bị thiếu. Kho cần đề xuất bổ sung giao dịch đó, tránh vừa ghi xuất vừa điều chỉnh giảm thêm 12 thùng.

Cũng cần kiểm tra sai lệch bên trong từng nhóm hàng dù tổng số lượng khớp. Chẳng hạn, hệ thống ghi 70 thùng lô A và 30 thùng lô B, thực tế có 60 thùng lô A và 40 thùng lô B. Tổng vẫn là 100 thùng nhưng tồn theo lô đã sai, cần xác minh trước khi sửa dữ liệu.

Kết quả xác minh phải ghi rõ nguyên nhân đã có căn cứ và khoản còn chờ làm rõ. Không tự bù số thừa của chủ hàng này cho số thiếu của chủ hàng khác, kể cả khi hàng cùng tên hoặc quy cách.

2.5. Lập Biên Bản Và Thống Nhất Xử Lý

Sau khi đối chiếu, kho lập biên bản ghi rõ phạm vi kiểm kê, thời điểm chốt tồn, người tham gia và kết quả theo từng chủ hàng, mã hàng. Số liệu cần thể hiện tồn đã chốt, số thực tế quy về cùng thời điểm và mức chênh lệch, kèm thông tin lô hoặc vị trí nếu cần.

Trong quy trình kiểm kê kho, xác nhận số lượng không đồng nghĩa với xác nhận nguyên nhân hay trách nhiệm bồi thường. Khoản chưa đủ căn cứ cần ghi riêng, nêu người phụ trách và thời hạn tiếp tục xác minh.

Với nguyên nhân đã rõ, hai bên thống nhất phương án xử lý để trình phê duyệt, như bổ sung giao dịch bị thiếu, sửa thông tin hàng hoặc điều chỉnh chênh lệch. Hồ sơ liên quan cần được đính kèm để làm căn cứ cập nhật.

2.6. Cập Nhật Tồn Kho Sau Phê Duyệt

Sau khi phương án xử lý được người có thẩm quyền phê duyệt theo cơ chế đã thống nhất, nhân sự phụ trách cập nhật dữ liệu theo đúng nội dung được duyệt. Nếu đã bổ sung giao dịch nhập – xuất bị bỏ sót, không điều chỉnh chênh lệch lần nữa cho cùng số lượng.

Với kho vẫn phát sinh giao dịch sau thời điểm chốt, cần giữ đầy đủ các biến động hợp lệ. Không lấy số kiểm đếm tại mốc cũ ghi đè lên tồn hiện tại; chỉ cập nhật khoản sai lệch đã được duyệt.

Mỗi thay đổi cần lưu số liệu trước và sau cập nhật, lý do, người thực hiện, người phê duyệt và chứng từ liên quan. Kho kiểm tra lại báo cáo tồn, gửi kết quả cho chủ hàng và tiếp tục theo dõi riêng những khoản chưa hoàn tất xác minh.

3. Lưu Ý Để Quy Trình Kiểm Soát Hàng Tồn Kho Cho Chính Xác 

Để hạn chế sai lệch khi kiểm kê, kho cần chú ý cách nhận diện hàng, kiểm soát vị trí và ghi nhận tình trạng thực tế. Đây cũng là những yếu tố hỗ trợ quy trình kiểm soát hàng tồn kho trong quá trình vận hành.

3.1. Phân Biệt Mã Hàng, Chủ Hàng Và Đơn Vị Tính

Mã hàng trên phiếu kiểm kê phải gắn với đúng chủ hàng, đặc biệt khi nhiều khách lưu cùng loại sản phẩm. Nếu nhãn bị mờ, thiếu hoặc không khớp dữ liệu, cần ghi nhận riêng để xác minh, không tự xác định chủ hàng chỉ dựa vào vị trí đặt hàng.

Số đếm phải được quy về đơn vị tính đang quản lý. Chẳng hạn, 10 thùng nguyên có quy cách đã xác nhận là 24 chiếc/thùng, cộng 8 chiếc lẻ tương ứng 248 chiếc. Với thùng đã mở hoặc có quy cách khác nhau, cần đếm và quy đổi riêng, tránh áp dụng chung một hệ số.

3.2. Sắp Xếp Hàng Theo Vị Trí, Tránh Đếm Trùng Hoặc Sót

Trước khi kiểm kê, cần xác định đầy đủ vị trí hàng, kể cả hàng lẻ, kiện nằm khuất hoặc hàng đặt tạm ngoài khu vực chính. Hạn chế di chuyển hàng giữa nơi đã đếm và chưa đếm; nếu bắt buộc, phải ghi vị trí đi – đến, số lượng và trạng thái kiểm đếm để tránh tính trùng hoặc bỏ sót.

Với hàng tại khu tiếp nhận, chờ xuất hoặc cách ly, cần đối chiếu trạng thái giao dịch và phạm vi kiểm kê tại thời điểm chốt. Không mặc nhiên loại hàng khỏi số tồn chỉ vì đang nằm ở khu chờ xuất, hoặc cộng hàng ở khu tiếp nhận khi chưa xác định thuộc phạm vi kiểm kê.

3.3. Ghi Nhận Riêng Hàng Lỗi, Hư Hỏng Và Hết Hạn

Hàng móp, rách bao bì, hư hỏng hoặc hết hạn vẫn phải được kiểm đếm nếu còn hiện hữu và thuộc phạm vi kiểm kê. Phiếu đếm cần tách số lượng theo tình trạng, kèm thông tin lô, vị trí và hình ảnh khi cần để chủ hàng có căn cứ xem xét.

Ghi nhận riêng hàng hư hỏng

Trường hợp chưa xác định được chất lượng, ghi “chờ kiểm tra” cùng dấu hiệu quan sát được, không tự kết luận hàng mất khả năng sử dụng. Việc ghi nhận hàng bất thường không đồng nghĩa với tự động loại bỏ hoặc giảm tồn; phương án xử lý cần được phê duyệt theo thỏa thuận.

Xem thêm: Cho thuê kho chung tại Văn Giang, Hưng Yên

4. Kiểm Soát Tồn Kho Bài Bản Khi Thuê Kho Chung Tại Minh Việt Logistics 

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm 6 bước nêu trên cũng được áp dụng tại kho chung của Minh Việt Logistics. Việc kiểm đếm riêng theo từng chủ hàng, xác minh chênh lệch và cập nhật số liệu sau phê duyệt giúp doanh nghiệp nắm rõ lượng hàng thực tế, có căn cứ đối soát và chủ động kế hoạch nhập – xuất.

Kho chung Minh Việt Logistics

Theo hồ sơ năng lực năm 2026, hệ thống Minh Việt Logistics có sức chứa hơn 200.000 m³, với mạng lưới kho chung tại Hà Nội, Hưng Yên, TP.HCM và Đà Nẵng. Trong đó, sức chứa tại chi nhánh Hà Nội đạt hơn 80.000 m³, TP.HCM hơn 60.000 m³ và Đà Nẵng hơn 10.000 m³. Quy mô lưu trữ cùng nhiều địa điểm kho giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn bố trí hàng hóa phù hợp với thị trường phân phối.

Bên cạnh hệ thống kho, Minh Việt Logistics có hơn 300 xe vận chuyển, tải trọng từ 1 đến 15 tấn, cùng đội ngũ hơn 500 nhân sự thuộc các bộ phận công nghệ, xuất nhập khẩu, quản lý kho và vận tải. Các dịch vụ bốc xếp, nâng hạ và xử lý đơn hàng thương mại điện tử hỗ trợ doanh nghiệp kết hợp lưu trữ với giao nhận, giảm công việc điều phối giữa nhiều đơn vị riêng lẻ.

Với quy trình kiểm kê rõ ràng cùng nguồn lực kho vận sẵn có, doanh nghiệp có thể yên tâm hơn khi giao hàng hóa cho Minh Việt Logistics quản lý, đồng thời tập trung vào hoạt động bán hàng và phát triển thị trường. Liên hệ để được tư vấn phương án kho chung phù hợp với nhu cầu thực tế.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Thuê kho chung có mất thêm phí kiểm kê không?

Phí kiểm kê phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng. Kiểm kê theo lịch có thể nằm trong phí quản lý kho, còn yêu cầu kiểm kê ngoài lịch, ngoài giờ hoặc cần thêm nhân sự có thể được tính riêng. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá làm rõ các trường hợp này để chủ động chi phí.

2. Kiểm kê hàng tồn kho thường mất bao lâu?

Thời gian kiểm kê phụ thuộc vào số mã hàng, số vị trí lưu trữ, quy cách đóng gói và mức độ phát sinh chênh lệch. Lô hàng nhiều sản phẩm lẻ hoặc cần kiểm tra từng số sê-ri thường mất nhiều thời gian hơn hàng nguyên kiện dễ nhận diện. Khi lên kế hoạch, nên tách thời gian kiểm đếm thực tế với thời gian xác minh và hoàn tất đối soát.

3. Hàng bán theo mùa nên kiểm kê vào thời điểm nào?

Doanh nghiệp có thể bố trí kiểm kê trước cao điểm bán hàng để xác định lượng hàng sẵn có và lập kế hoạch bổ sung. Sau cao điểm, nên kiểm tra lại khi các đợt xuất hàng lớn và hàng hoàn trả đã được ghi nhận tương đối đầy đủ. Cách bố trí này giúp doanh nghiệp đánh giá lượng hàng còn lại để lên phương án bán tiếp, điều chuyển hoặc thu hẹp nhu cầu lưu kho.

4. Khi kiểm kê phát hiện chênh lệch tồn kho thì xử lý như thế nào?

5. Có cần tạm dừng nhập – xuất hàng trong thời gian kiểm kê không?