Chi Phí Phát Sinh Khi Thuê Kho Chung Doanh Nghiệp Cần Biết

1. Các Khoản Chi Phí Có Thể Phát Sinh Khi Thuê Kho Chung

Ngoài đơn giá lưu kho, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều khoản chi phí trong quá trình nhập hàng, lưu trữ, xử lý và xuất hàng. Các khoản thường gặp gồm chi phí bốc xếp, lưu xe, đóng gói, kiểm kê và xử lý yêu cầu ngoài giờ, vì vậy cần được làm rõ ngay từ khi nhận báo giá.

1.1. Phí Bốc Xếp Và Nâng Hạ Hàng Hóa

Phí bốc xếp và nâng hạ thường được tính riêng tùy theo loại hàng, khối lượng, phương thức nhập xuất và thiết bị sử dụng. Chi phí có thể phát sinh khi đưa hàng từ xe vào kho, xuất hàng lên xe hoặc rút hàng từ container. Với hàng nặng, kích thước lớn hoặc cần xe nâng, mức phí còn phụ thuộc vào phương tiện và thời gian xử lý. 

Bốc xếp và nâng hạ là khoản chi phí cần kiểm tra

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ phí bốc xếp đã bao gồm trong đơn giá lưu kho hay chưa và được tính theo đơn vị nào, chẳng hạn m³, pallet, lượt thao tác hoặc container. Nếu có yêu cầu nâng hạ đặc biệt, cần xác định riêng điều kiện và mức phí áp dụng. 

Một điểm cần hỏi rõ là cách tính theo chiều nhập và chiều xuất. Có đơn vị tính riêng từng chiều, trong khi một số báo giá có thể đã gộp hai chiều vào cùng một mức phí. Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ cách tính trong báo giá để tránh hiểu khác nhau khi đối soát chi phí. 

Với kho chung, doanh nghiệp nên yêu cầu bên cung cấp mô phỏng một chu kỳ nhập – lưu – xuất thực tế để xác định khoản bốc xếp, nâng hạ nào đã bao gồm trong giá và khoản nào tính riêng. 

1.2. Phí Lưu Xe, Container Và Thời Gian Chờ Bốc Dỡ

Khi đưa hàng vào hoặc lấy hàng ra khỏi kho chung, doanh nghiệp cần tính đến thời gian phương tiện phải chờ tại kho. Xe đến sớm hơn lịch tiếp nhận, thay đổi kế hoạch hoặc kéo dài thời gian bốc dỡ đều có thể dẫn đến phí chờ hoặc phí lưu phương tiện, tùy theo thỏa thuận. 

Khoản chi này có thể không nằm trong đơn giá lưu kho mà phát sinh theo từng lần giao nhận. Với doanh nghiệp có tần suất nhập xuất cao, thời gian chờ lặp lại nhiều lần sẽ làm tăng chi phí vận hành dù mức giá lưu kho ban đầu không thay đổi.

Thời gian chờ có thể làm tăng chi phí giao nhận

Khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên thống nhất khung giờ tiếp nhận, thời gian chờ được phép, thời điểm bắt đầu tính phí và các trường hợp được miễn hoặc điều chỉnh phí. Nếu kho áp dụng quy trình đặt lịch xe, cần làm rõ thời hạn đăng ký và cách xử lý khi thay đổi lịch giao nhận. 

Ngoài điều khoản về phí, doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình tiếp nhận xe thực tế, đặc biệt vào giờ cao điểm. Nếu kho thường xuyên khiến phương tiện phải chờ lâu, chi phí vận hành có thể tăng dù đơn giá lưu kho thấp. 

1.3. Phí Đóng Gói Và Xử Lý Hàng Hóa

Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu đóng gói lại, dán nhãn, phân loại, chia tách hoặc hoàn thiện hàng trước khi xuất kho. Đây là các công việc ngoài hoạt động lưu trữ nên không phải lúc nào cũng được tính trong giá thuê kho chung. 

Đóng gói và xử lý hàng có thể phát sinh thêm chi phí

Chi phí của nhóm này phụ thuộc vào loại thao tác và mức độ xử lý hàng. Hàng chỉ lưu trữ sẽ có nhu cầu xử lý khác với hàng phải thay bao bì, dán tem, chia tách hoặc bổ sung mã nhận diện trước khi xuất.

Doanh nghiệp cũng nên tách chi phí nhân công và chi phí vật tư khi xem báo giá. Ví dụ, công việc đóng gói có thể phát sinh tiền công xử lý đồng thời sử dụng thêm thùng carton, màng quấn, tem nhãn hoặc pallet. Nếu hai nhóm này được gộp thành một khoản “phí đóng gói”, việc kiểm soát chi phí về sau sẽ khó hơn. 

Nếu hàng có nhiều SKU hoặc thường xuyên thay đổi quy cách đóng gói, nên cung cấp trước cho đơn vị kho danh sách các thao tác cần thực hiện. 

1.4. Phí Kiểm Kê, Đối Soát Và Quản Lý Hàng Hóa

Không phải mọi chi phí liên quan đến kho đều đến từ việc di chuyển hoặc xử lý hàng hóa. Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng hoặc cần đối soát thường xuyên, kiểm kê và xác nhận số liệu cũng có thể phát sinh chi phí tùy theo thỏa thuận.

Kiểm kê được thực hiện khi doanh nghiệp cần xác nhận số lượng thực tế, đối chiếu dữ liệu hệ thống với hàng tồn hoặc xử lý chênh lệch. Ngoài việc đếm hàng, quá trình này còn có thể bao gồm lập biên bản, xác định nguyên nhân và cập nhật số liệu. 

Kiểm kê giúp đối soát chính xác hàng tồn kho

Doanh nghiệp nên xác định rõ tần suất kiểm kê, hình thức báo cáo tồn kho, cách xử lý chênh lệch và trường hợp nào được tính là kiểm kê bổ sung. Điều này đặc biệt quan trọng khi hàng được lưu chung với hàng của nhiều khách hàng khác. 

Đừng chỉ kiểm tra kho có phần mềm quản lý hay không. Quan trọng hơn là hệ thống có đáp ứng được cách doanh nghiệp quản lý SKU, số lượng và lịch sử xuất nhập hay không. Quy trình đối soát rõ ràng cũng giúp hạn chế tranh chấp khi số liệu thực tế và trên hệ thống không khớp.

Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Kho Chung Hiệu Quả, Tối Ưu Chi Phí 

1.5. Phí Ngoài Giờ Và Xử Lý Yêu Cầu Đặc Biệt

Một số chi phí phát sinh khi doanh nghiệp cần xử lý ngoài điều kiện phục vụ thông thường, như lấy hàng ngoài giờ, giao nhận vào ngày nghỉ hoặc yêu cầu xử lý gấp. Những khoản này thường phát sinh theo từng lần yêu cầu thay vì nằm trong chi phí cố định.

Khi lập kế hoạch thuê kho, doanh nghiệp nên xác định giờ vận hành tiêu chuẩn và những trường hợp được xem là yêu cầu ngoài phạm vi dịch vụ. Nếu một nhu cầu phát sinh lặp lại thường xuyên, có thể trao đổi với đơn vị logistics để đưa vào quy trình phục vụ định kỳ thay vì xử lý như yêu cầu đột xuất.

2. Những Điều Khoản Hợp Đồng Cần Lưu Ý Về Chi Phí 

Không chỉ báo giá, các điều khoản trong hợp đồng cũng quyết định tổng chi phí doanh nghiệp thực tế phải thanh toán trong thời gian thuê kho. Trước khi ký kết, cần kiểm tra rõ cách tính lưu kho, mức cam kết tối thiểu, điều kiện áp dụng phụ phí và trách nhiệm đối với hàng hóa.

2.1. Diện Tích, Thể Tích Và Chu Kỳ Lưu Kho

Một trong những điểm cần kiểm tra trong hợp đồng thuê kho chung là đơn vị tính tiền lưu kho. Tùy thỏa thuận, chi phí có thể được tính theo diện tích, thể tích, pallet hoặc vị trí lưu trữ. Cùng một lượng hàng nhưng cách tính khác nhau có thể dẫn đến tổng chi phí khác nhau.

Doanh nghiệp cần làm rõ hàng được tính theo thể tích thực tế, số pallet, vị trí lưu trữ hay một đơn vị quy đổi khác. Đồng thời, cần xác định cách tính khi hàng hóa thay đổi kích thước, được xếp lại hoặc chỉ lưu kho trong một phần của kỳ thanh toán.

Chu kỳ tính tiền cũng cần được ghi rõ trong hợp đồng. Có thể tính theo ngày, theo kỳ hoặc theo tháng tùy thỏa thuận, kèm quy định riêng đối với hàng nhập hoặc xuất giữa kỳ. Không nên mặc định thời gian hàng nằm trong kho bao nhiêu ngày thì chi phí sẽ được tính đúng theo số ngày đó.

Khi nhận hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra 4 thông tin: đơn vị tính, cách xác định khối lượng tính phí, thời điểm chốt số và quy tắc tính tiền. Nếu chưa hiểu một lô hàng được quy đổi thành chi phí như thế nào, doanh nghiệp chưa thể so sánh chính xác các phương án thuê kho.

2.2. Mức Lưu Kho Hoặc Sản Lượng Tối Thiểu

Một số hợp đồng thuê kho quy định mức lưu kho hoặc sản lượng tối thiểu. Khi lượng hàng hoặc khối lượng xử lý thấp hơn mức đã cam kết, doanh nghiệp vẫn có thể phải thanh toán theo ngưỡng tối thiểu. Điều này cần đặc biệt lưu ý với doanh nghiệp có nhu cầu kho biến động theo mùa.

Trước khi ký, cần xác định mức tối thiểu được tính dựa trên yếu tố nào, áp dụng trong bao lâu và xử lý thế nào khi lượng hàng thực tế thấp hơn cam kết. Nếu nhu cầu biến động, doanh nghiệp nên trao đổi trước về cơ chế điều chỉnh thay vì mặc định duy trì một mức cố định trong toàn bộ thời hạn hợp đồng.

Doanh nghiệp cũng nên đối chiếu mức tối thiểu với số liệu tồn kho hoặc sản lượng thực tế của những tháng gần nhất. Cách này giúp tránh đăng ký mức quá cao so với nhu cầu hoặc phải điều chỉnh liên tục khi lượng hàng tăng.

2.3. Phụ Phí Ngoài Giờ Và Điều Chỉnh Đơn Giá

Với các khoản chi phí có thể thay đổi trong quá trình hợp tác, doanh nghiệp cần làm rõ điều kiện áp dụng thay vì chỉ kiểm tra xem hợp đồng có ghi “phụ phí” hay không. Hợp đồng nên xác định trường hợp phát sinh, cách thông báo và thời điểm áp dụng khoản phí.

Rà soát chi phí trước khi ký hợp đồng thuê kho

Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến cơ chế điều chỉnh đơn giá trong thời hạn hợp đồng. Nếu nhà cung cấp có quyền thay đổi mức phí, cần làm rõ căn cứ điều chỉnh, thời điểm thông báo và thời điểm mức giá mới có hiệu lực để chủ động lập ngân sách.

Khi rà soát hợp đồng, nên đánh dấu các cụm từ như “theo thực tế”, “phát sinh”, “theo quy định từng thời điểm” hoặc “điều chỉnh khi cần thiết” và yêu cầu giải thích rõ phạm vi áp dụng. Nếu có bảng phụ phí hoặc biểu giá dịch vụ riêng, nên đưa vào phụ lục hợp đồng.

2.4. Bảo Hiểm Và Trách Nhiệm Đối Với Hàng Hóa

Giá trị hàng hóa lưu trong kho có thể lớn hơn nhiều so với chi phí thuê kho. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem rõ trách nhiệm của các bên khi hàng hóa bị mất, hư hỏng hoặc xảy ra sự cố trong thời gian lưu trữ.

Doanh nghiệp cần xác định những rủi ro được áp dụng, bên chịu trách nhiệm xử lý và căn cứ xác định giá trị bồi hoàn nếu có. Trường hợp nhà cung cấp có bảo hiểm, cũng không nên mặc nhiên hiểu rằng toàn bộ hàng hóa đều được bảo vệ. Phạm vi bảo hiểm, mức trách nhiệm và các trường hợp loại trừ cần được kiểm tra theo thỏa thuận.

Hợp đồng cũng nên quy định quy trình xử lý khi phát hiện chênh lệch hoặc hư hỏng, gồm cách thông báo sự cố, thời hạn lập biên bản và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình xác minh.

Đừng dừng ở câu hỏi “hàng hóa có được bảo hiểm không?”. Hãy kiểm tra đồng thời phạm vi trách nhiệm của đơn vị kho, giới hạn trách nhiệm, trường hợp loại trừ và cách xác định giá trị tổn thất. Với hàng hóa có giá trị lớn, nên đối chiếu các điều khoản này với hồ sơ bảo hiểm thực tế trước khi ký.

3. Cách Kiểm Tra Chi Phí Thực Tế Trước Khi Ký Hợp Đồng

Đừng đánh giá phương án thuê kho chỉ bằng đơn giá trên báo giá. Doanh nghiệp nên đặt báo giá vào một tình huống vận hành thực tế, gồm nhập hàng, lưu kho, xử lý và xuất hàng, để xác định khoản nào đã bao gồm và khoản nào tính riêng.

Trước khi chốt kho, doanh nghiệp có thể lấy một lô hàng có quy mô gần với thực tế để kiểm tra toàn bộ quá trình từ lúc xe đến kho, tiếp nhận, lưu trữ, xử lý theo yêu cầu đến khi xuất hàng. Với mỗi công đoạn, cần đối chiếu xem chi phí đã nằm trong dịch vụ cơ bản hay được tính riêng.

Nếu đang sử dụng kho khác, doanh nghiệp nên lấy dữ liệu của một kỳ gần nhất như lượng hàng lưu trữ, số lượt nhập xuất, tần suất giao nhận và các yêu cầu xử lý để đối chiếu với báo giá mới. Cách này giúp so sánh dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chỉ nhìn vào đơn giá.

Cuối cùng, nên tách các khoản phát sinh thường xuyên khỏi những khoản chỉ xảy ra trong trường hợp đặc biệt. Khi nhận báo giá, hãy thử đưa vào một tình huống nhập hàng và một tình huống xuất hàng thực tế. Nếu chưa xác định được từng khoản chi phí trong hai tình huống này, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp giải thích trước khi ký.

4. Cách Hạn Chế Phụ Phí Thuê Kho Bãi

Giảm phụ phí không nhất thiết bắt đầu bằng việc yêu cầu nhà cung cấp giảm giá. Cách tổ chức hoạt động nhập – xuất và chuẩn bị yêu cầu dịch vụ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến số lần phát sinh chi phí.

Chủ động quy trình giúp hạn chế phụ phí phát sinh

Doanh nghiệp nên gom các yêu cầu có thể xử lý cùng lúc thay vì liên tục gửi từng yêu cầu nhỏ. Với hàng cần phân loại, dán nhãn hoặc chuẩn bị trước khi xuất, việc lập kế hoạch theo từng đợt giúp kho chủ động bố trí nhân sự và thiết bị.

Lịch giao nhận cũng nên được thống nhất dựa trên khả năng tiếp nhận thực tế của kho. Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước thời gian giao nhận, danh sách hàng và thông tin phương tiện để hạn chế thay đổi vào phút cuối.

Trước khi nhập kho, nên chuẩn hóa nhãn hàng, mã SKU, chứng từ và quy cách đóng gói. Hàng hóa thiếu thông tin hoặc khó nhận diện có thể làm phát sinh thêm thao tác trong quá trình tiếp nhận và sắp xếp.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên theo dõi phụ phí theo nguyên nhân thay vì chỉ nhìn tổng số tiền trên hóa đơn. Nếu một khoản liên tục phát sinh, cần xác định nguyên nhân nằm ở quy trình nội bộ hay điều kiện dịch vụ để có hướng xử lý phù hợp.

5. Thuê Kho Chung Uy Tín Tại Minh Việt Logistics

Minh Việt Logistics cung cấp dịch vụ kho chung cho doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ và phân phối hàng hóa. Khi trao đổi nhu cầu, doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin về loại hàng, sản lượng, tần suất nhập xuất và yêu cầu xử lý để đơn vị kho xác định phương án phù hợp.

Hệ thống kho của Minh Việt Logistics có WMS/Barcode hỗ trợ quản lý hàng hóa, cùng các điều kiện vận hành như PCCC và tiếp nhận container 24/7. Tùy nhu cầu thực tế, doanh nghiệp nên trao đổi trước về phạm vi dịch vụ, cách tính phí và các khoản phát sinh liên quan đến nhập, lưu trữ và xuất hàng.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu thể hiện rõ đơn giá, phạm vi công việc, các khoản tính riêng và điều kiện phát sinh. Đây là cơ sở để đối chiếu báo giá với hợp đồng và kiểm soát chi phí trong quá trình sử dụng.

Nếu doanh nghiệp đang tìm phương án thuê kho chung, có thể liên hệ Minh Việt Logistics để trao đổi cụ thể về nhu cầu hàng hóa và nhận tư vấn phương án lưu trữ phù hợp.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên hiểu rõ cách tính, xác định mức cam kết, rà soát các khoản phát sinh, kiểm tra trách nhiệm của các bên và mô phỏng một tình huống vận hành thực tế. Làm rõ các điểm này từ đầu sẽ giúp so sánh phương án thuê kho chính xác hơn và hạn chế chi phí ngoài dự kiến.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Làm thế nào để biết báo giá thuê kho đã bao gồm những khoản nào?

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp tách rõ đơn giá lưu kho, dịch vụ đã bao gồm, các khoản tính riêng và điều kiện phát sinh. Tốt nhất nên đối chiếu báo giá với một tình huống nhập – lưu – xuất thực tế để xác định tổng chi phí có thể phát sinh trước khi ký hợp đồng.

2. Mức lưu kho tối thiểu ảnh hưởng thế nào đến chi phí thuê kho?

Mức lưu kho tối thiểu có thể khiến doanh nghiệp vẫn phải thanh toán theo ngưỡng đã cam kết ngay cả khi lượng hàng thực tế thấp hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên đối chiếu mức tối thiểu với sản lượng hoặc lượng hàng thực tế trong những tháng gần nhất, đặc biệt nếu nhu cầu có tính mùa vụ.

3. Nếu phát sinh khoản phí chưa có trong báo giá thì doanh nghiệp nên xử lý thế nào?

Doanh nghiệp nên kiểm tra điều khoản hợp đồng để xác định khoản phí đó có thuộc trường hợp phát sinh đã được thỏa thuận hay không. Nếu chưa được quy định rõ, cần yêu cầu nhà cung cấp giải thích căn cứ tính phí và thống nhất cách xử lý trước khi tiếp tục sử dụng dịch vụ.

4. Làm thế nào để phân biệt chi phí bắt buộc và chi phí phát sinh theo nhu cầu?
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp phân nhóm rõ các khoản phải thanh toán định kỳ và các khoản chỉ phát sinh khi sử dụng dịch vụ. Ví dụ, phí lưu kho có thể là khoản cơ bản, trong khi bốc xếp, đóng gói, kiểm kê bổ sung hoặc xử lý ngoài giờ có thể được tính theo nhu cầu thực tế. Việc tách rõ hai nhóm giúp dự toán tổng chi phí chính xác hơn.

5. Có nên yêu cầu tính thử tổng chi phí thuê kho trước khi ký hợp đồng không?
Có. Doanh nghiệp nên cung cấp một kịch bản gần với thực tế như lượng hàng lưu kho, số lượt nhập – xuất và các dịch vụ thường sử dụng để nhà cung cấp tính thử tổng chi phí. Cách này giúp phát hiện những khoản chưa thể hiện rõ trong đơn giá ban đầu và dễ so sánh giữa các phương án thuê kho.