Dịch Vụ Làm Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ

Dịch vụ làm thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, khai báo hải quan và phối hợp giao nhận hàng hóa tại Việt Nam trong những giao dịch đáp ứng điều kiện áp dụng. Minh Việt Logistics đồng hành từ khâu kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ, chỉ định giao nhận đến vận tải nội địa và các đầu việc logistics liên quan, giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch giữa hồ sơ và thực tế

1. Xuất nhập khẩu tại chỗ mang đến những lợi ích gì?

Xuất nhập khẩu tại chỗ là nghiệp vụ trong đó hàng hóa được giao nhận tại Việt Nam nhưng vẫn có thể phát sinh thủ tục xuất khẩu và nhập khẩu theo trường hợp được áp dụng. Nghiệp vụ này thường xuất hiện trong các chuỗi cung ứng có thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp chế xuất, khu phi thuế quan hoặc hoạt động gia công

Dịch vụ xuất nhập khẩu tại chỗ ngày càng được ưa chuộng

Điểm quan trọng cần hiểu đúng là việc giao hàng tại Việt Nam không đồng nghĩa với việc được áp dụng thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ . Doanh nghiệp cần xem xét bản chất hợp đồng, vai trò của các bên, chỉ định giao nhận, mục đích sử dụng hàng hóa và chính sách quản lý trước khi lựa chọn phương án thực hiện.

1.1. Tối ưu thời gian giao nhận trong chuỗi cung ứng

Với những chuỗi sản xuất có lịch cấp nguyên liệu chặt chẽ, thời điểm hàng đến nhà máy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất, đóng gói và giao thành phẩm.

Khi hàng hóa được giao trực tiếp tại Việt Nam theo chỉ định phù hợp, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc:

✓ Sắp xếp lịch xe và thời điểm giao hàng theo kế hoạch sản xuất

✓ Chuẩn bị nhân sự kiểm đếm và tiếp nhận hàng tại kho

✓ Phân khu lưu trữ và cấp phát nguyên liệu cho dây chuyền

✓ Đồng bộ thời gian giao nhận giữa nhà cung cấp, nhà máy và các bên liên quan

Nếu doanh nghiệp của bạn tại Bắc Ninh cần 5.000 bộ linh kiện để hoàn thiện đơn hàng trong tuần. Nếu nhà cung cấp tại Hà Nội giao hàng trực tiếp theo chỉ định phù hợp, nhà máy có thể chủ động bố trí lịch nhận, kiểm đếm và đưa linh kiện vào sản xuất thay vì phải tổ chức thêm một hành trình vận chuyển không cần thiết.

Tuy nhiên, hiệu quả về tiến độ chỉ đạt được khi thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ, bên nhận, lịch giao hàng, phương án vận chuyển và hồ sơ được thống nhất ngay từ đầu 

1.2. Hạn chế chi phí vận chuyển quốc tế không cần thiết

Trong những giao dịch đáp ứng điều kiện áp dụng thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ, doanh nghiệp có thể hạn chế  việc tổ chức thêm một chặng vận chuyển quốc tế chỉ để đưa hàng ra nước ngoài rồi điều phối trở lại Việt Nam.

Lợi ích này có thể đáng cân nhắc với:

✓ Linh kiện cần cấp gấp cho nhà máy

✓ Nguyên liệu được sử dụng liên tục trong sản xuất

✓ Bao bì, bán thành phẩm hoặc hàng được giao theo chỉ định

✓ Hàng hóa có giá trị cao cần hạn chế số lần bốc dỡ

Tuy nhiên, không nên đánh giá phương án chỉ dựa trên cước vận chuyển quốc tế. Tổng chi phí vẫn có thể bao gồm vận tải nội địa, bốc xếp, xe nâng, kho tạm, kiểm đếm, khai báo hải quan và chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh

1.3. Hỗ trợ tổ chức sản xuất và giao hàng theo chỉ định

Xuất nhập khẩu tại chỗ đặc biệt hữu ích trong những chuỗi cung ứng có nhiều chủ thể tham gia. Một giao dịch có thể đồng thời liên quan đến:

Thương nhân nước ngoài → doanh nghiệp cung cấp tại Việt Nam → doanh nghiệp nhận hàng tại Việt Nam → nhà máy/sản xuất → đơn vị vận tải

Trong trường hợp giao dịch đáp ứng điều kiện áp dụng, doanh nghiệp cung cấp cần tổ chức giao hàng đúng địa điểm và thời gian, trong khi nhà máy nhận hàng phải chủ động chuẩn bị kho, nhân sự và kế hoạch sử dụng

Dịch vụ xuất nhập khẩu tại chỗ hỗ trợ tổ chức sản xuất và giao hàng cho doanh nghiệp

Chỉ định giao hàng nên thể hiện rõ những thông tin cần thiết như:

✓ Bên được chỉ định nhận hàng.

✓ Địa điểm giao nhận.

✓ Tên hàng hoặc mã lô hàng.

✓ Số lượng và quy cách hàng hóa.

✓ Thời điểm hoặc kế hoạch giao hàng.

✓ Đầu mối phối hợp và xác nhận giao nhận.

1.4. Chủ động kiểm soát chứng từ, tiến độ và trách nhiệm các bên

Điểm khó của thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ thường không nằm ở quãng đường vận chuyển mà ở việc nhiều bên cùng tham gia xử lý một giao dịch.

Một lô hàng có thể liên quan đến doanh nghiệp giao hàng, doanh nghiệp nhận hàng, thương nhân nước ngoài, bộ phận mua hàng, kế toán, xuất nhập khẩu, kho và đơn vị vận tải. 

Do đó, doanh nghiệp nên thống nhất trước:

✓ Thời điểm thực hiện khai báo

✓ Thông tin hàng hóa sử dụng trên chứng từ

✓ Địa điểm và thời gian giao nhận

✓ Người chịu trách nhiệm xác nhận giao hàng

✓ Cách thức kiểm đếm và xử lý sai lệch

✓ Cách lưu trữ chứng từ sau khi hoàn tất

Một đầu mối điều phối xuyên suốt sẽ giúp giảm tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau

Để kết nối chứng từ, vận tải, kho bãi và giao nhận trong cùng một kế hoạch, doanh nghiệp có thể tham khảo hệ sinh thái logistics của Minh Việt Logistics

2. Hàng hóa nào được thực hiện xuất nhập khẩu tại chỗ?

Không nên xác định hàng hóa có thuộc xuất nhập khẩu tại chỗ hay không chỉ dựa vào tên hàng như linh kiện, máy móc, vải, bao bì, vật tư hoặc thành phẩm. Vì cùng một mặt hàng có thể được xử lý theo phương án khác nhau tùy vào:

• Bản chất hợp đồng

• Đối tượng tham gia giao dịch

• Mục đích sử dụng hàng hóa

• Bên được chỉ định nhận hàng

• Hình thức giao nhận

• Chính sách quản lý đối với mặt hàng

Trong thực tế, doanh nghiệp thường gặp các nhóm giao dịch sau.

2.1. Hàng hóa giao nhận tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài

Đây là trường hợp thường xuất hiện trong chuỗi cung ứng quốc tế. Thương nhân nước ngoài có thể mua hàng từ một doanh nghiệp tại Việt Nam nhưng chỉ định doanh nghiệp này giao trực tiếp cho một doanh nghiệp khác tại Việt Nam.

Hàng hóa có thể là:

✓ Linh kiện điện tử

✓ Bao bì

✓ Nguyên liệu, vật tư

✓ Bán thành phẩm

✓ Chi tiết gia công

✓ Thành phẩm

Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào việc “có chỉ định giao hàng” để kết luận giao dịch chắc chắn thuộc trường hợp xuất nhập khẩu tại chỗ. Cần kiểm tra đồng thời hợp đồng, đối tượng giao dịch, thông tin bên nhận và các điều kiện liên quan

2.2. Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa và doanh nghiệp chế xuất/khu phi thuế quan

Giao dịch giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất hoặc doanh nghiệp hoạt động trong khu phi thuế quan cũng là trường hợp cần xem xét thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ tương ứng

Hàng hóa có thể bao gồm:

✓ Nguyên liệu và vật tư

✓ Linh kiện, phụ tùng

✓ Bao bì

✓ Dụng cụ sản xuất

✓ Máy móc, khuôn mẫu và thiết bị

✓ Hàng tiêu hao

✓ Thành phẩm

2.3. Sản phẩm gia công, nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị liên quan đến hoạt động gia công

Trong hoạt động gia công, nhu cầu giao nhận tại chỗ có thể phát sinh đối với:

✓ Sản phẩm gia công

✓ Nguyên liệu, vật tư

✓ Vật tư dư thừa

✓ Phế liệu, phế phẩm

✓ Máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn

Đây là nhóm hàng cần quản lý chặt vì một giao dịch có thể liên quan đồng thời đến định mức, tồn kho, quyền sở hữu nguyên liệu, thời gian sử dụng thiết bị và trách nhiệm hoàn trả hoặc xử lý tiếp theo

Những mặt hàng doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện xuất nhập khẩu tại chỗ

Nếu hàng hóa phát sinh thay đổi mục đích sử dụng, chuyển nhượng, tiêu hủy hoặc dư thừa, doanh nghiệp cần rà soát phương án xử lý trước khi thực hiện.

Để hiểu rõ hơn sự khác nhau giữa xuất nhập khẩu tại chỗ, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất và nhập khẩu kinh doanh, doanh nghiệp có thể tham khảo bài Các loại hình xuất nhập khẩu phổ biến

3. Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ bao gồm những gì?

Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ cần được tổ chức đồng bộ giữa hồ sơ giao dịch, chứng từ thương mại, khai báo hải quan và giao nhận thực tế. Tùy từng loại hàng, hợp đồng, đối tượng tham gia và chính sách quản lý, cách thực hiện chi tiết có thể khác nhau

Doanh nghiệp có thể kiểm soát công việc theo 5 bước dưới đây.

Bước 1 - Rà soát bản chất giao dịch và điều kiện áp dụng

Trước khi bố trí xe, xuất kho hoặc chuẩn bị tờ khai cho thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các bên tham gia và căn cứ thực hiện giao nhận tại Việt Nam.

Checklist cần kiểm tra:

✓ Bên bán và bên mua là ai?

✓ Thương nhân nước ngoài tham gia giao dịch với vai trò nào?

✓ Doanh nghiệp nào được chỉ định nhận hàng?

✓ Hàng hóa được giao tại đâu và sử dụng vào mục đích gì?

✓ Hàng có thuộc diện quản lý, cấp phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không?

✓ Thời điểm khai báo và giao nhận dự kiến là khi nào?

Đặc biệt với hàng như thiết bị y tế, thực phẩm, hóa chất, sản phẩm có nguồn gốc động thực vật hoặc hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách trước khi chốt lịch giao.

Lưu ý: Nếu bản chất giao dịch chưa rõ, không nên chuyển ngay sang bước khai báo

Bước 2 - Chuẩn bị hợp đồng, chỉ định giao hàng và chứng từ thương mại

Hợp đồng, phụ lục, Commercial Invoice và Packing List là những tài liệu quan trọng khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ để xác định và đối chiếu thông tin giao dịch.

Doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất về:

Nếu có chỉ định giao hàng, doanh nghiệp cần làm rõ: ai chỉ định, chỉ định cho ai, giao ở đâu, thuộc lô hàng nào và thời điểm thực hiện. Với hàng kỹ thuật, có thể cần chuẩn bị thêm catalogue, thông số kỹ thuật, model, serial hoặc bảng kê chi tiết để phục vụ việc đối chiếu.

Bước 3 - Khai tờ khai hải quan của bên xuất khẩu và nhập khẩu tại chỗ

Sau khi hồ sơ được rà soát, bên xuất khẩu tại chỗ và bên nhập khẩu tại chỗ cần phối hợp thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ và khai báo trên cơ sở thông tin thống nhất

Tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ

Các thông tin cần đặc biệt đối chiếu gồm:

✓ Tên và mã hàng.

✓ Số lượng, đơn vị tính.

✓ Trị giá.

✓ Thông tin bên giao và bên nhận.

✓ Địa điểm giao nhận.

✓ Căn cứ của giao dịch và chỉ định giao hàng.

Bên xuất cần bảo đảm thông tin khai báo phù hợp với hàng thực tế chuẩn bị giao. Bên nhập cần đối chiếu thông tin hàng dự kiến nhận, mục đích sử dụng và các yêu cầu liên quan trước khi tiếp nhận.

Không nên sao chép cách khai hoặc mã loại hình từ một lô hàng cũ chỉ vì tên hàng tương tự. Phương án khai báo cần được xác định dựa trên bản chất giao dịch và quy định áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Bước 4 - Giao nhận hàng hóa và xác nhận thông tin giao nhận

Sau khi hoàn tất các đầu việc cần thiết trong thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ, hàng hóa được giao tại đúng địa điểm, đúng bên nhận và theo kế hoạch đã thống nhất.

Tại thời điểm bàn giao, nên kiểm tra:

✓ Số kiện và số lượng thực tế.

✓ Mã hàng, model hoặc serial nếu có.

✓ Tình trạng bao bì và hàng hóa.

✓ Nhãn hàng và thông tin nhận diện.

✓ Tình trạng niêm phong nếu áp dụng.

Với máy móc, khuôn mẫu hoặc thiết bị có giá trị cao, model, serial và tình trạng bàn giao nên được ghi nhận trên biên bản.

Với nguyên liệu, vật tư hoặc linh kiện theo lô, có thể đối chiếu thêm batch, lot, mã kiện hoặc mã pallet nếu doanh nghiệp có yêu cầu quản lý.

Nếu phát hiện thiếu hàng, sai model, rách vỡ bao bì hoặc hư hỏng, nên lập biên bản ngay tại thời điểm giao nhận thay vì chờ đến khi hàng đã được đưa vào kho. Hồ sơ giao nhận có thể bao gồm:

• Biên bản bàn giao

• Phiếu xuất kho

• Phiếu nhập kho

• Phiếu cân

• Chứng từ vận tải nội địa

• Xác nhận điện tử theo quy trình của doanh nghiệp

Với lô hàng vận chuyển bằng container, doanh nghiệp cũng cần kiểm soát việc phân bổ tải trọng, chèn lót, niêm phong và tình trạng container. Có thể tham khảo quy trình xuất khẩu hàng FCL để chủ động hơn trong khâu tổ chức hàng container.

Bước 5 - Lưu hồ sơ, đối chiếu chứng từ và xử lý sau thông quan

Hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ và giao hàng không có nghĩa hồ sơ đã kết thúc. Sau khi bàn giao, doanh nghiệp cần lưu giữ và đối chiếu thông tin giữa giao dịch thương mại, hồ sơ hải quan, hàng thực tế và chứng từ kho.

Các Nhóm hồ sơ xuất nhập khẩu tại chỗ thường cần lưu:

Sau khi thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ và giao nhận lô hàng hoàn tất, doanh nghiệp nên đối chiếu:

Tờ khai ↔ Invoice ↔ Packing List ↔ Phiếu xuất kho ↔ Phiếu nhập kho ↔ Biên bản giao nhận

Với doanh nghiệp gia công hoặc sản xuất, dữ liệu còn cần được cập nhật thống nhất vào hệ thống quản lý nguyên liệu, vật tư, thành phẩm và tồn kho.

4. Đơn vị uy tín hỗ trợ doanh nghiệp làm thủ tục liên quan xuất nhập khẩu tại chỗ

Xuất nhập khẩu tại chỗ không chỉ là một bước khai báo. Một giao dịch có thể cần phối hợp từ hợp đồng, chứng từ thương mại, chỉ định giao hàng, khai báo, vận tải, xuất kho, giao nhận, kiểm đếm đến lưu hồ sơ

Minh Việt Logistics cung cấp dịch vụ làm thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ, phù hợp với doanh nghiệp cần phối hợp nhiều đầu việc logistics, tùy theo đặc điểm lô hàng và phạm vi nhu cầu thực tế

Minh Việt Logistics cung cấp dịch vụ logistics đa dạng, uy tín

✓ Tiếp nhận và rà soát thông tin lô hàng trước khi triển khai

✓ Kiểm tra sơ bộ tính thống nhất của chứng từ giữa hợp đồng, invoice, packing list và thông tin giao nhận

✓ Hỗ trợ các đầu việc thủ tục xuất nhập khẩu theo phạm vi dịch vụ

✓ Phối hợp vận tải nội địa và giao nhận giữa các bên liên quan

✓ Hỗ trợ kết nối kho bãi, bốc xếp và các đầu việc logistics khi doanh nghiệp có nhu cầu

✓ Theo dõi tiến độ và cập nhật thông tin để các bộ phận liên quan chủ động kế hoạch

Thay vì xử lý riêng lẻ từng khâu, doanh nghiệp có thể triển khai theo một luồng thống nhất:

Tiếp nhận hồ sơ → Rà soát thông tin → Thống nhất phương án → Khai báo → Giao nhận → Đối chiếu → Lưu hồ sơ

Minh Việt Logistics sẽ dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp để rà soát phạm vi công việc và đề xuất phương án hỗ trợ phù hợp với từng giao dịch, thay vì áp dụng một quy trình cố định cho mọi lô hàng.

Nếu doanh nghiệp đang cần triển khai đồng thời thủ tục, chứng từ, vận tải hoặc các nghiệp vụ liên quan, có thể tham khảo thêm dịch vụ xuất nhập khẩu của Minh Việt Logistics.

Dịch vụ làm thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ giúp doanh nghiệp có thêm một đầu mối hỗ trợ trong việc rà soát hồ sơ, khai báo, giao nhận và phối hợp các công việc logistics liên quan. Hãy liên hệ với Minh Việt Logistics để tiếp nhận thông tin lô hàng và tư vấn phạm vi hỗ trợ phù hợp

Hãy liên hệ với chúng tôi

MINH VIỆT LOGISTICS

Hotline: 0904 91 8877

Địa chỉ:

• Trụ sở chính: A208 - BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh TP. HCM: Số 117/2D1 Hồ Văn Long, P.Tân Tạo, Q. Bình Tân, Tp.HCM

• Chi nhánh TP. Đà Nẵng: Đường 11B, KCN Hòa Khánh, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Xuất nhập khẩu tại chỗ là gì?

Xuất nhập khẩu tại chỗ là nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Việt Nam trong những giao dịch đáp ứng điều kiện áp dụng, có thể liên quan đến thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp chế xuất, khu phi thuế quan hoặc trường hợp giao nhận theo chỉ định

Câu 2: Giao hàng giữa hai doanh nghiệp tại Việt Nam có phải xuất nhập khẩu tại chỗ không?

Không phải mọi giao dịch giao hàng trong nước đều là xuất nhập khẩu tại chỗ. Doanh nghiệp cần kiểm tra bản chất giao dịch, hợp đồng, đối tượng tham gia, chỉ định giao nhận và chính sách áp dụng

Câu 3: Hồ sơ xuất nhập khẩu tại chỗ thường gồm những gì?

Hồ sơ có thể gồm hợp đồng hoặc phụ lục, invoice, packing list, chứng từ/chỉ định giao nhận, tờ khai hải quan, hồ sơ chuyên ngành nếu có và chứng từ xác nhận giao nhận thực tế. Thành phần cụ thể cần được xác định theo từng giao dịch

Câu 4: Hàng xuất nhập khẩu tại chỗ có cần kiểm tra chuyên ngành không?

Có thể có. Yêu cầu về giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc điều kiện chuyên ngành phụ thuộc vào loại hàng và chính sách quản lý tại thời điểm thực hiện

Câu 5: Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu tại chỗ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khi chưa có bộ phận nghiệp vụ chuyên trách, giao dịch có nhiều bên tham gia, hồ sơ phức tạp hoặc cần phối hợp đồng thời khai báo, chứng từ, vận tải, kho bãi và giao nhận