Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Fcl (Full Container Loading)

Trong thương mại quốc tế, xuất khẩu hàng FCL (Full Container Load - Hàng nguyên container) là phương thức vận chuyển phổ biến nhất dành cho các lô hàng có số lượng lớn, thể tích vượt trội hoặc đòi hỏi tính an toàn cao. Việc xuất khẩu nguyên container không chỉ giúp tối ưu chi phí cước biển trên mỗi đơn vị sản phẩm mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát so with gửi hàng lẻ

Tuy nhiên, để một lô hàng FCL xuất bến trôi chảy, doanh nghiệp cần nắm rõ từng mắt xích trong chuỗi vận tải. Hãy cùng khám phá quy trình xuất khẩu hàng FCL chuẩn A-Z ngay trong bài viết dưới đây!

1. Quy trình xuất khẩu hàng kinh doanh FCL 

Khác với hàng LCL được gom chung với nhiều lô hàng khác, hàng FCL (Full Container Loading) sử dụng nguyên một container cho một lô hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, quy trình xuất khẩu hàng FCL có thêm các công đoạn liên quan đến booking, cấp container rỗng, kéo container về kho, đóng hàng, niêm phong và hạ container tại cảng

Quy trình xuất khẩu và vận chuyển hàng kinh doanh FCL

Với hàng xuất khẩu kinh doanh FCL, quy trình thực tế có thể triển khai theo 6 bước chính: 

Bước 1: Xác Nhận Booking Và Thời Gian Lấy Container

Doanh nghiệp liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để đặt chỗ cho lô hàng. Sau khi booking được xác nhận, cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi chuyển sang bước lấy container

Các thông tin cần xác nhận gồm:

• Tên hãng tàu, tên tàu và số chuyến

• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng

• Loại container, số lượng container

• Thời gian được phép lấy container rỗng

• Thời gian closing/cut-off

• Thời gian dự kiến tàu khởi hành

• Địa điểm lấy container rỗng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng FCL và có ảnh hưởng trực tiếp đến các bước phía sau. Nếu booking thay đổi nhưng doanh nghiệp không cập nhật kịp thời cho đơn vị vận tải và kho đóng hàng, container có thể được điều phối sai thời gian hoặc không kịp lịch hạ bãi

Bước 2: Nhận Lệnh Cấp Container Rỗng Và Làm Thủ Tục Lấy Container

Sau khi có booking, doanh nghiệp hoặc đơn vị giao nhận thực hiện thủ tục nhận lệnh cấp container rỗng theo hướng dẫn của hãng tàu

Thông thường, người phụ trách cần mang booking đến văn phòng hãng tàu hoặc địa điểm được chỉ định để xác nhận việc cấp container. Sau đó, thực hiện các thủ tục liên quan tại cảng/depot để đủ điều kiện nhận container rỗng

Quá trình này có thể bao gồm:

Booking → nhận lệnh cấp container → thực hiện thủ tục/phí liên quan → đến bộ phận điều độ/depot → nhận container rỗng

Tùy hãng tàu, cảng và depot, cách xử lý thực tế có thể khác nhau. Vì vậy, trước khi điều xe, doanh nghiệp nên xác nhận:

 ✓ Địa điểm lấy container
✓ Thời gian được phép lấy container
✓ Loại container được cấp
✓ Các khoản phí cần thanh toán
✓ Yêu cầu đối với xe và tài xế
✓ Các chứng từ cần mang theo

Bước 3: Kiểm Tra Container Rỗng Và Kéo Về Kho Doanh Nghiệp

Sau khi hoàn thành thủ tục nhận container, xe đầu kéo đưa container rỗng về kho để đóng hàng. Tuy nhiên, trước khi kéo container về kho, cần kiểm tra tình trạng container để đảm bảo container phù hợp với hàng hóa

Một số hạng mục cần kiểm tra:

• Số container có đúng với lệnh cấp container không

• Vỏ container có bị móp, thủng hoặc biến dạng không

• Sàn container có sạch, khô và nguyên vẹn không

• Trần và vách container có dấu hiệu hư hỏng không

• Cửa container có đóng mở bình thường không

• Gioăng cửa có đảm bảo không

• Container có mùi lạ, nước hoặc dấu hiệu bất thường không

Nếu phát hiện container không phù hợp, cần phản hồi ngay cho đơn vị cấp container để xử lý thay thế hoặc khắc phục trước khi đóng hàng

Nếu container đạt yêu cầu, xe đầu kéo vận chuyển container về kho doanh nghiệp. Như vậy, quy trình xuất khẩu hàng FCL không đơn thuần là đưa hàng ra cảng mà bắt đầu từ việc kiểm soát chính container sẽ chứa lô hàng.

Bước 4: Đóng Hàng Vào Container Và Niêm Phong

Khi container được đưa về kho, doanh nghiệp tiến hành đóng hàng theo Packing List và phương án đã chuẩn bị. Đây là công đoạn đặc thù nhất của FCL, bởi toàn bộ lô hàng được đóng trong một container và doanh nghiệp phải kiểm soát cả số lượng hàng hóa lẫn tình trạng container

Đóng hàng vào container và niêm phong trước khi vận chuyển

Quá trình đóng hàng nên thực hiện theo các bước:

Kiểm đếm hàng → kiểm tra bao bì → sắp xếp hàng vào container → chèn lót/cố định → đối chiếu Packing List → kiểm tra lần cuối → đóng cửa container → niêm phong

Trong quá trình đóng hàng cần chú ý:

• Sắp xếp hàng hợp lý theo trọng lượng và kích thước

• Không để hàng hóa vượt quá khả năng tải của container

• Hạn chế khoảng trống khiến hàng bị xê dịch khi vận chuyển

• Sử dụng vật liệu chèn lót, cố định phù hợp với từng loại hàng

• Đối chiếu số lượng thực tế với Packing List

• Ghi nhận số container và số seal sau khi đóng hàng

• Chụp lại hình ảnh container/hàng hóa khi cần để làm căn cứ đối chiếu

Đặc biệt, việc niêm phong container cần căn cứ vào tình trạng xử lý của lô hàng và yêu cầu liên quan của hãng tàu/cơ quan hải quan. Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế, việc niêm phong và xử lý seal cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, không nên mặc định tất cả lô FCL đều xử lý giống nhau

Xem thêm: Lưu Ý Khi Đóng Hàng Xuất Khẩu Vào Container - Minh Viet Logistics

Bước 5: Khai Báo Hải Quan Cho Lô Hàng Xuất Khẩu FCL

Sau khi chuẩn bị hàng hóa và hoàn thiện chứng từ, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan cho lô hàng. Khai báo hải quan chỉ là một công đoạn trong quy trình xuất khẩu hàng FCL, không phải toàn bộ quy trình xuất khẩu

Bộ hồ sơ thực tế phụ thuộc vào loại hàng, loại hình xuất khẩu và yêu cầu quản lý đối với từng mặt hàng. Thông thường có thể gồm: 

• Giấy giới thiệu

• Tờ khai xuất khẩu

• Commercial Invoice

• Packing List

• Hợp đồng ngoại thương

• Booking

• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có

• Các chứng từ khác theo yêu cầu của lô hàng

Sau khi chuẩn bị đầy đủ thông tin và chứng từ của lô hàng, doanh nghiệp tiến hành nhập dữ liệu lên phần mềm khai báo hải quan điện tử và truyền tờ khai đến chi cục hải quan nơi thực hiện thủ tục

Nếu hợp lệ: hệ thống sẽ cấp số tờ khai và phân luồng. Tờ khai có thể được phân vào các trường hợp xử lý khác nhau, từ đó cơ quan hải quan thực hiện việc xem xét hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định. 

– Sau đó Doanh nghiệp In Tờ Khai điện tử 02 bản có Mã vạch trên Tờ khai.

– Ký tên đóng dấu doanh nghiệp vào Tờ khai điện tử và các chứng từ liên quan mang đến Chi cục hải quan cần làm thủ tục xnk.

– Khi đến chi cục hải quan, trình bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan kiểm tra.

– Nếu hàng được miễn kiểm thì sẽ lấy một Tờ khai điện tử và nhận hàng luôn.

– Nếu hàng phải kiểm tra thì chờ cán bộ Hải quan kiểm tra hàng tra thực tế sau đó mới đánh máy vi tính kết quả kiểm tra vào phiếu ghi kết quả tờ điện tử. chờ lấy Tờ khai và đi nhận hàng.

Nếu không hợp lệ: doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin đã khai, xác định nội dung chưa phù hợp và thực hiện khai báo lại. Vì vậy, việc đối chiếu dữ liệu trên tờ khai với bộ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế thời gian chỉnh sửa trong quy trình xuất khẩu

Với những lô hàng cần hỗ trợ từ khâu kiểm tra hồ sơ, tư vấn chính sách hàng hóa đến khai báo và phối hợp xử lý thủ tục, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ hải quan trọn gói cho hàng xuất nhập khẩu của Minh Việt Logistics.

Bước 6: Kéo Container Ra Cảng, Hạ Bãi Và Theo Dõi Lịch Tàu

Sau khi hoàn thành các yêu cầu liên quan đến hàng hóa và hải quan, container được kéo ra cảng để thực hiện hạ bãi theo booking. Trước khi đưa container ra cảng, cần kiểm tra lại:

 ✓ Số container
✓ Số seal
✓ Booking
✓ Tình trạng tờ khai
✓ Thời gian closing/cut-off
✓ Cảng và địa điểm hạ container
✓ Chứng từ đi kèm

Xe đầu kéo vận chuyển container đến cảng và thực hiện thủ tục hạ bãi theo quy định. Sau khi hạ container, doanh nghiệp nên tiếp tục theo dõi:

• Container đã được tiếp nhận vào cảng chưa

• Tình trạng thông quan của lô hàng

• Container có được đưa vào kế hoạch xếp tàu không

• Lịch tàu thực tế

• Các phát sinh nếu container bị rớt chuyến hoặc thay đổi lịch

2. Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Xuất Khẩu Hàng FCL?

Với FCL, toàn bộ hàng hóa được xếp vào một container riêng nên các thông tin về số lượng hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói, loại container và thời gian giao hàng cần được xác định tương đối chính xác ngay từ đầu. Đây là cơ sở để hãng tàu cấp booking, đơn vị vận tải bố trí phương tiện và doanh nghiệp chủ động kế hoạch đóng hàng

Trước khi đặt booking, doanh nghiệp nên rà soát các thông tin cơ bản của lô hàng:

 ✓ Thông tin hàng hóa: tên hàng, mã HS dự kiến, số lượng, trọng lượng, thể tích, quy cách đóng gói
✓ Thông tin giao nhận: người xuất khẩu, người nhập khẩu, cảng đi, cảng đến và điều kiện giao hàng
✓ Nhu cầu container: loại container, số lượng container và yêu cầu đặc biệt nếu hàng cần điều kiện bảo quản riêng
✓ Thời gian: thời gian hàng sẵn sàng, thời gian dự kiến đóng hàng, thời gian lấy container rỗng và thời hạn closing/cut-off
✓ Yêu cầu chuyên ngành: kiểm tra trước xem mặt hàng có thuộc diện cần giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ đặc biệt hay không

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cũng cần xác định đúng loại hình xuất nhập khẩu của lô hàng để chuẩn bị hồ sơ và phương án thực hiện phù hợp. Có thể tham khảo thêm bài Một số loại hình xuất nhập khẩu hiện nay mà bạn cần biết để phân biệt các trường hợp thường gặp.

2.1. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu

Chứng từ là một trong những yếu tố quyết định tiến độ của quy trình xuất khẩu. Tùy từng loại hàng và loại hình xuất khẩu, bộ hồ sơ có thể khác nhau, nhưng doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các chứng từ như hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, Packing List, booking và các giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có

Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp cần chuẩn bị

Đặc biệt, Packing List cần được chuẩn bị chính xác vì thông tin trên chứng từ liên quan trực tiếp đến quá trình đóng hàng FCL. Số lượng kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói cần được kiểm tra và đối chiếu với hàng thực tế trước khi đóng container. Nếu chứng từ thay đổi sau khi hàng đã đóng, doanh nghiệp cần rà soát lại các thông tin liên quan để tránh sai lệch giữa hồ sơ và thực tế lô hàng

2.2. Chuẩn bị hàng hóa và phương án đóng container

Khác với hàng LCL, quy trình xuất khẩu hàng FCL có thêm công đoạn đưa container rỗng về kho để doanh nghiệp tự đóng hàng. Vì vậy, trước khi xe đến lấy container, hàng hóa cần được tập kết đầy đủ và sẵn sàng

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Hàng đã đủ số lượng theo đơn hàng và Packing List chưa

• Bao bì có phù hợp với quá trình vận chuyển đường biển không

• Hàng có cần chèn lót hoặc cố định trong container không

• Kích thước, trọng lượng hàng có phù hợp với loại container dự kiến sử dụng không

• Khu vực kho có đủ không gian cho xe đầu kéo đưa container vào đóng hàng không

• Nhân sự và thiết bị bốc xếp đã được bố trí chưa

Việc chuẩn bị trước giúp quá trình kéo container về kho và đóng hàng diễn ra nhanh hơn, hạn chế thời gian xe chờ và giảm nguy cơ không kịp thời gian hạ container theo booking

2.3. Kiểm tra lịch tàu và kế hoạch vận chuyển

Doanh nghiệp cũng cần xây dựng kế hoạch thời gian cho toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng FCL, thay vì chỉ quan tâm đến ngày tàu chạy. Cần xác định rõ thời điểm hàng sẵn sàng, ngày lấy container rỗng, thời gian đóng hàng, thời hạn khai báo hải quan và closing time của cảng. Một lịch trình cơ bản có thể được kiểm soát theo thứ tự:

Booking được xác nhận → lấy container rỗng → kéo container về kho → đóng hàng → hoàn thiện chứng từ và khai hải quan → kéo container ra cảng → hạ bãi trước cut-off → theo dõi container lên tàu

Nếu doanh nghiệp đã có ngày giao hàng cam kết với khách nước ngoài, việc đối chiếu ngược từ ETD và closing time sẽ giúp xác định thời điểm cần hoàn thành từng công việc trong quy trình xuất khẩu

3. Trách nhiệm người giao nhận hàng hóa khi xuất khẩu hàng FCL

Trong quy trình xuất khẩu hàng FCL, người giao nhận đóng vai trò kết nối giữa doanh nghiệp xuất khẩu, hãng tàu, đơn vị vận tải, kho hàng và cơ quan hải quan. Đặc biệt với hàng FCL, người giao nhận không chỉ xử lý chứng từ mà còn phải phối hợp việc nhận container rỗng, kéo container về kho, đóng hàng, hạ container và theo dõi lịch tàu

Hầu hết các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay đều thuê dịch vụ logistics, vây nên các doanh nghiệp logistics cần thực hiện đúng các nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ và chịu trách nhiệm đối với những sai sót phát sinh trong phạm vi công việc được giao, chẳng hạn:

• Giao nhận không đúng chỉ dẫn

• Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa , mặc dù đã được chỉ định và hướng dẫn

• Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

• Chở hàng sai nơi đến quy định

• Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không làm thủ tục hoàn thuế

• Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

• Người giao nhận còn phải chịu trách nhiệm về những thiệt về người hoặc tài sản mà anh ta đã gây ra cho người thứ ba trong hoạt động của mình.

Đội ngũ kiểm tra giao nhận hàng xuất khẩu FCL

Vì vậy, trong quy trình xuất khẩu hàng FCL, người giao nhận cần kiểm soát đồng thời chứng từ, container, phương tiện vận chuyển, thời gian hạ bãi và tình trạng lô hàng. Việc phối hợp chính xác giữa các bên giúp hạn chế sai sót và đảm bảo container được xử lý đúng tiến độ xuất khẩu

4. Bộ chứng từ cần hoàn thiện sau khi xuất khẩu hàng FCL 

Sau khi hoàn tất các bước trong quy trình xuất khẩu hàng FCL, doanh nghiệp không nên kết thúc công việc ngay khi container đã hạ bãi. Các chứng từ liên quan đến lô hàng cần được kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ đầy đủ để phục vụ thanh toán, giao nhận, đối chiếu với đối tác cũng như chứng minh quá trình xuất khẩu khi cần thiết

5. Doanh Nghiệp Có Nên Thuê Dịch Vụ Xuất Khẩu Hàng FCL Trọn Gói?

Với doanh nghiệp chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách, cần một đơn vị logistics đồng hành từ booking đến hạ container giúp giảm bớt khối lượng công việc và dễ kiểm soát tiến độ. Minh Việt Logistics hiện cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ liên quan đến lô hàng và vận hành logistics

Minh Việt Logistics - đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng FCL

✓ Hỗ trợ kiểm tra thông tin lô hàng và chứng từ trước khi triển khai, giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch giữa hồ sơ và hàng thực tế.

✓ Phối hợp booking, nhận container và điều phối phương tiện theo kế hoạch đóng hàng của doanh nghiệp.

✓ Hỗ trợ khai báo và xử lý thủ tục hải quan theo tình trạng thực tế của từng lô hàng.

✓ Theo dõi tiến độ container từ kho đến cảng, giúp doanh nghiệp chủ động hơn với thời gian closing/cut-off và lịch tàu.

Nếu doanh nghiệp đang cần triển khai quy trình xuất khẩu hàng FCL nhưng chưa có nhân sự chuyên trách có thể tham khảo Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu uy tín tại Minh Việt để xem xét phạm vi công việc phù hợp. 

Hãy liên hệ với Minh Việt Logistics để nhận tư vấn phương án phù hợp và hỗ trợ doanh nghiệp trong các công đoạn cần thiết.

Hãy liên hệ với chúng tôi

MINH VIỆT LOGISTICS

Hotline: 0904 91 8877

Địa chỉ:

• Trụ sở chính: A208 – BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh TP. HCM: Số 117/2D1 Hồ Văn Long, P.Tân Tạo, Q. Bình Tân, Tp.HCM

• Chi nhánh TP. Đà Nẵng: Đường 11B, KCN Hòa Khánh, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

Câu hỏi thường gặp