Chi Tiết Về Thủ Tục Hải Quan Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu

Thủ tục hải quan là chuỗi công việc doanh nghiệp thực hiện để hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu theo đúng quy định. Đối với mỗi lô hàng, thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu có thể khác nhau. Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung quy trình thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu và hàng xuất khẩu, biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về hoặc trước khi giao hàng, đồng thời nhận diện những điểm dễ phát sinh vướng mắc.

1. Thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan thực hiện để hàng hóa được đưa qua biên giới theo quy định. Trong thực tế, quy trình thường bao gồm khai báo thông tin hàng hóa, nộp hoặc xuất trình hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ thuế nếu có, phối hợp kiểm tra theo yêu cầu và hoàn tất các điều kiện để hàng được thông quan hoặc giải phóng theo trạng thái áp dụng.

Thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Tùy từng trường hợp, quá trình này có thể có sự tham gia của nhiều bên như:

• Chủ hàng: cung cấp thông tin về hàng hóa, chứng từ giao dịch và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ thuộc phạm vi quản lý.

• Người được ủy quyền hoặc đơn vị hỗ trợ làm thủ tục: thực hiện các công việc nghiệp vụ theo phạm vi được doanh nghiệp giao và hồ sơ thực tế.

• Đơn vị vận tải, hãng tàu hoặc hãng hàng không: cung cấp thông tin liên quan đến vận chuyển, lịch trình và chứng từ vận tải.

• Kho bãi, cảng, sân bay hoặc địa điểm làm thủ tục: phối hợp trong quá trình đưa, lưu giữ, kiểm tra và giao nhận hàng hóa.

• Cơ quan Hải quan: tiếp nhận và xử lý thông tin khai báo, thực hiện kiểm tra, giám sát theo thẩm quyền.

• Cơ quan quản lý chuyên ngành: tham gia khi hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra, cấp phép, kiểm dịch hoặc đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành.

Về bản chất, thủ tục hải quan khác với vận tải quốc tế:

✔️ Vận tải tập trung vào việc đưa hàng từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu

✔️ Còn thủ tục hải quan tập trung vào tính tuân thủ của lô hàng: hàng là gì, thuộc chính sách nào, hồ sơ đã phù hợp chưa, thuế được xác định ra sao và cần hoàn thành những điều kiện nào trước khi hàng được xử lý

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm thủ tục hải quan?

Một trong những nguyên nhân khiến quá trình xử lý lô hàng bị động là doanh nghiệp chỉ bắt đầu kiểm tra hồ sơ khi hàng đã đến cảng, sân bay hoặc cửa khẩu. Với những mặt hàng có yêu cầu quản lý đặc thù, việc chuẩn bị từ trước giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xác minh thông tin và hoàn thiện chứng từ.

2.1. Thông tin cần kiểm tra về hàng hóa

Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên tập hợp đầy đủ thông tin phản ánh đúng bản chất của hàng hóa, thay vì chỉ dựa vào tên thương mại trên hợp đồng hoặc invoice.

Các thông tin cần rà soát gồm:

• Tên hàng: xác định theo bản chất, đặc điểm và công dụng thực tế của sản phẩm.

• Công dụng: làm rõ hàng hóa được sử dụng cho mục đích gì và trong lĩnh vực nào.

• Cấu tạo, thành phần: đặc biệt quan trọng đối với máy móc, thiết bị, hóa chất, nguyên liệu, thực phẩm và các mặt hàng có cấu tạo phức tạp.

• Thông số kỹ thuật: catalogue, datasheet, model, công suất, kích thước hoặc thông số liên quan có thể cần thiết khi rà soát hàng hóa.

• Tình trạng hàng: xác định hàng mới, đã qua sử dụng, hàng mẫu, hàng biếu tặng hoặc trường hợp đặc thù khác.

• Xuất xứ và nhà sản xuất: đối chiếu với chứng từ thương mại và chứng từ xuất xứ nếu có.

• Mục đích xuất nhập khẩu: xác định bối cảnh sử dụng hàng hóa để kiểm tra chính sách có liên quan.

• Số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói: bảo đảm thống nhất giữa các chứng từ.

• Mã HS dự kiến: cần có đủ thông tin kỹ thuật để rà soát, không nên xác định chỉ dựa vào tên gọi.

• Chính sách quản lý: kiểm tra khả năng hàng thuộc diện giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc đáp ứng điều kiện trước khi nhập khẩu, xuất khẩu.

Doanh nghiệp không nên áp dụng nguyên mã hàng do nhà cung cấp cung cấp mà chưa đối chiếu với bản chất thực tế của hàng hóa. Việc phân loại cần dựa trên thông tin về cấu tạo, công dụng, thành phần và hồ sơ kỹ thuật liên quan.

2.2. Bộ chứng từ thương mại cơ bản

Tùy từng lô hàng và loại hình, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị các chứng từ sau:

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thủ tục hải quan, doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin giữa các chứng từ thay vì kiểm tra từng tài liệu riêng lẻ. Những thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, trọng lượng, người bán, người mua và thông tin vận tải cần có sự thống nhất phù hợp.

2.3. Giấy phép và chứng từ quản lý chuyên ngành

Không phải tất cả hàng hóa xuất nhập khẩu đều chỉ cần bộ chứng từ thương mại cơ bản. Một số mặt hàng có thể chịu thêm yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố, chứng nhận hoặc điều kiện quản lý chuyên ngành.

Doanh nghiệp nên kiểm tra vấn đề này trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi hàng được gửi đi, đặc biệt với những mặt hàng chưa từng nhập khẩu hoặc xuất khẩu trước đó.

Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp xác định:

• Hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

• Có cần xin giấy phép hoặc đăng ký trước không.

• Có phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành hay không.

• Chứng từ nào phải chuẩn bị từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.

• Thời điểm nào cần hoàn thành từng yêu cầu để không ảnh hưởng đến kế hoạch nhận hoặc giao hàng.

2. Quy trình thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu

Quy trình dưới đây được trình bày theo logic nghiệp vụ phổ biến. Trong thực tế, hồ sơ, trình tự xử lý và thời gian có thể thay đổi theo loại hàng, loại hình xuất nhập khẩu, địa điểm thực hiện thủ tục, kết quả phân luồng, yêu cầu chuyên ngành và chính sách tại thời điểm làm thủ tục.

2.1. Thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu

Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm tra chính sách và chứng từ trước khi hàng về. Việc chuẩn bị sớm giúp hạn chế bị động khi phát sinh thuế, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ

Thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu

Phần trên cung cấp khung tổng quát cho hàng nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cơ bản để hiểu kỹ hơn trình tự phối hợp từ khi chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận hàng.

2.2. Thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu

Với hàng xuất khẩu, ngoài quy định trong nước, doanh nghiệp cần quan tâm yêu cầu của người mua và thị trường đích. Một số ngành hàng có thể cần kiểm dịch, hun trùng, chứng nhận chất lượng, chứng nhận xuất xứ, chứng thư kỹ thuật hoặc các tài liệu theo hợp đồng.

Thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu

Bên cạnh hồ sơ và thủ tục, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra phương án đóng hàng trước khi đưa container đi. Việc kiểm tra tình trạng container, phân bổ trọng lượng và cố định hàng hóa phù hợp giúp hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển. Có thể tham khảo thêm Lưu ý khi đóng hàng xuất khẩu vào container Lưu ý khi đóng hàng xuất khẩu vào container để kiểm tra các yêu cầu liên quan.

2.3. Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu và hàng xuất khẩu khác nhau thế nào?

Mặc dù cùng thuộc nhóm thủ tục hải quan, hàng nhập khẩu và hàng xuất khẩu có những điểm khác nhau về mục tiêu quản lý, chính sách mặt hàng, nghĩa vụ tài chính và yêu cầu hồ sơ.

Ngoài hàng xuất khẩu và nhập khẩu thông thường, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp thực hiện thủ tục theo hình thức xuất nhập khẩu tại chỗ. Với trường hợp này, hồ sơ và trình tự xử lý có những điểm cần lưu ý riêng; có thể tham khảo Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ để tìm hiểu thêm.

3. Những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Thủ tục hải quan thường không khó ở một thao tác riêng lẻ, mà khó ở việc kiểm soát sự thống nhất giữa hàng hóa thực tế, chứng từ thương mại, chính sách quản lý và kế hoạch vận hành

Những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục hải quan

3.1. Không chỉ dựa vào tên thương mại để xác định hàng hóa

Tên hàng như “máy đóng gói”, “thiết bị điện tử”, “phụ tùng”, “hóa chất” hoặc “đồ gia dụng” thường chưa đủ để xác định chính sách hoặc mã HS 

Khi chuẩn bị thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên tập hợp catalogue, datasheet, thông số kỹ thuật, thành phần, cấu tạo và công dụng để có cơ sở rà soát thông tin hàng hóa.

Đặc biệt, không nên xác định mã HS chỉ dựa vào một tên gọi ngắn trên chứng từ thương mại

3.2. Kiểm tra chứng từ trước khi hàng rời cảng xuất

Khi chứng từ có sai khác, doanh nghiệp thường phải làm việc lại với nhà cung cấp, hãng vận tải hoặc người bán để điều chỉnh. Nếu phát hiện muộn, thời gian xử lý có thể ảnh hưởng kế hoạch nhận hàng, giao hàng hoặc chi phí lưu kho/lưu bãi.

Các thông tin nên đối chiếu trước gồm:

• Tên và mô tả hàng hóa.

• Số lượng, đơn vị tính, số kiện và trọng lượng.

• Đơn giá, tổng trị giá, loại tiền tệ.

• Điều kiện giao hàng.

• Người bán, người mua, người gửi, người nhận.

• Cảng đi, cảng đến hoặc cửa khẩu.

• Xuất xứ và thông tin C/O nếu có.

• Số vận đơn, ngày vận chuyển và thông tin chuyến hàng

Với doanh nghiệp cần một đầu mối hỗ trợ từ khâu rà soát hồ sơ đến phối hợp thông quan, dịch vụ hải quan trọn gói của Minh Việt Logistics có thể được triển khai theo đặc điểm từng lô hàng.

3.3. Chủ động kiểm tra chính sách chuyên ngành

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến thuế và tờ khai, nhưng bỏ qua yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc điều kiện quản lý khác.

Với nhóm hàng có khả năng thuộc diện quản lý chuyên ngành, nên kiểm tra trước

Thông quan không phải là điểm kết thúc của việc quản lý hồ sơ. Chứng từ cần được lưu trữ để phục vụ kế toán, quản lý nội bộ, đối chiếu với nhà cung cấp, quyết toán và giải trình khi có yêu cầu kiểm tra sau thông quan.

Doanh nghiệp nên lưu theo từng lô hàng:

• Tờ khai và các thông tin khai báo liên quan.

• Invoice, packing list, hợp đồng, báo giá.

• B/L, AWB và chứng từ giao nhận.

• C/O, giấy phép, chứng nhận, kết quả kiểm tra chuyên ngành.

• Chứng từ nộp thuế và các khoản phí liên quan.

• Catalogue, datasheet, ảnh hàng, tài liệu kỹ thuật.

• Email hoặc văn bản trao đổi quan trọng với nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan.

Thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ là bước khai tờ khai mà là một chuỗi công việc bắt đầu từ việc kiểm tra thông tin hàng hóa, chính sách, hồ sơ và các yêu cầu liên quan trước khi hàng được xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Việc chuẩn bị càng sớm, đối chiếu chứng từ càng kỹ và xác định đúng các yêu cầu quản lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xử lý lô hàng.

Là đơn vị cung cấp giải pháp logistics và hỗ trợ xuất nhập khẩu, Minh Việt Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn chuẩn bị chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan đến phối hợp các công việc giao nhận liên quan theo nhu cầu thực tế. Hãy liên hệ Minh Việt Logistics để trao đổi và nhận tư vấn ngay hôm nay!

Hãy liên hệ với chúng tôi

MINH VIỆT LOGISTICS

Hotline: 0904 91 8877

Địa chỉ:

• Trụ sở chính: A208 - BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh TP. HCM: Số 117/2D1 Hồ Văn Long, P.Tân Tạo, Q. Bình Tân, Tp.HCM
• Chi nhánh TP. Đà Nẵng: Đường 11B, KCN Hòa Khánh, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

Câu hỏi thường gặp về thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu

1. Thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu gồm những bước nào?

Thông thường gồm kiểm tra chính sách và hồ sơ, chuẩn bị chứng từ, khai báo, thực hiện nghĩa vụ tài chính, xử lý yêu cầu kiểm tra nếu có và hoàn tất thủ tục để hàng được xuất hoặc nhập khẩu.

2. Hồ sơ thủ tục hải quan gồm những gì?

Tùy từng lô hàng, hồ sơ có thể gồm hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn và các chứng từ liên quan. Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể cần thêm giấy phép hoặc chứng nhận.

3. Khi nào cần kiểm tra chuyên ngành đối với hàng nhập khẩu?

Khi mặt hàng thuộc diện phải kiểm tra, cấp phép hoặc đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi hàng được vận chuyển để chủ động chuẩn bị.

4. Mã HS có ảnh hưởng đến thủ tục hải quan không?

Có. Mã HS liên quan đến việc xác định chính sách quản lý và nghĩa vụ tài chính của hàng hóa. Việc rà soát mã HS cần dựa trên bản chất, cấu tạo, công dụng và hồ sơ kỹ thuật của hàng.

5. Có nên chuẩn bị hồ sơ hải quan trước khi hàng về không?

Nên. Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian kiểm tra chứng từ, rà soát chính sách và xử lý các yêu cầu phát sinh, hạn chế bị động khi hàng đến cảng hoặc sân bay.