Xuất nhập khẩu tại chỗ là hình thức giao, nhận hàng tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục hải quan theo loại hình và trường hợp áp dụng. Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ hiện được điều chỉnh bởi quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Bài viết dưới đây hệ thống điều kiện, hồ sơ, trình tự và các mốc cần kiểm soát khi thực hiện

1. Hàng xuất nhập khẩu tại chỗ được xác định như thế nào?

Hàng xuất nhập khẩu tại chỗ không được xác định chỉ dựa vào việc hàng hóa giao trong lãnh thổ Việt Nam. Cần xem xét đồng thời thương nhân nước ngoài, hợp đồng, chỉ định giao nhận và quan hệ giữa các bên.

Theo quy định hiện hành, hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ là hàng được giao, nhận tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài. Giao dịch này phải gắn với hợp đồng mua bán, gia công, thuê hoặc mượn giữa doanh nghiệp Việt Nam và thương nhân nước ngoài.

Hàng xuất nhập khẩu tại chỗ được xác định dựa trên đồng thời 3 yếu tố

1.1. Cấu trúc giao dịch có thương nhân nước ngoài chỉ định giao, nhận tại Việt Nam

Giao dịch thường có ba chủ thể liên quan. Đó là thương nhân nước ngoài, bên xuất tại chỗ và bên nhập tại chỗ.

Thương nhân nước ngoài có thể chỉ định doanh nghiệp Việt Nam giao hoặc nhận hàng. Việc chỉ định cần được thể hiện trong hồ sơ giao dịch phù hợp.

Một số tình huống thường được doanh nghiệp rà soát gồm:

• Bán hàng cho thương nhân nước ngoài nhưng giao cho doanh nghiệp tại Việt Nam

• Mua hàng từ thương nhân nước ngoài nhưng nhận từ doanh nghiệp tại Việt Nam

• Giao sản phẩm gia công theo chỉ định của thương nhân nước ngoài

• Thuê hoặc mượn hàng theo hợp đồng có chỉ định giao–nhận

Không phải mọi giao dịch giao hàng nội địa đều thuộc mô hình này. Doanh nghiệp cần xem xét hợp đồng và chứng từ thực tế.

1.2. Căn cứ xác định hàng hóa thuộc trường hợp xuất nhập khẩu tại chỗ

Từ ngày 01/07/2025, Luật số 90/2025/QH15 bổ sung quy định về hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ. Quy định này xác định hàng hóa dựa trên việc giao, nhận tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài.

Nghị định 167/2025/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi quy định về thủ tục hải quan đối với nhóm hàng này. Nghị định có hiệu lực từ ngày 15/08/2025.

Khi xác định một giao dịch có thuộc trường hợp xuất nhập khẩu tại chỗ hay không, nên kiểm tra theo các nhóm sau:

Cần lưu ý rằng không phải mọi giao dịch có yếu tố doanh nghiệp nước ngoài đều là xuất nhập khẩu tại chỗ. Điều kiện áp dụng phải được đối chiếu với hồ sơ và quy định tương ứng.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt khái niệm “giao hàng tại Việt Nam” với “xuất nhập khẩu tại chỗ”. Đây là hai trường hợp có bản chất pháp lý khác nhau.

Có thể tham khảo thêm nội dung thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu để đặt thủ tục tại chỗ trong tổng thể quy trình hải quan.

1.3. Phân biệt xuất nhập khẩu tại chỗ với giao hàng thông thường

Giao hàng trong lãnh thổ Việt Nam chưa đủ căn cứ để áp dụng cơ chế xuất nhập khẩu tại chỗ. Điểm khác biệt nằm ở cấu trúc giao dịch và yêu cầu thực hiện thủ tục hải quan.

Với giao dịch thông thường, doanh nghiệp chỉ giao hàng theo thỏa thuận thương mại giữa các bên. Với xuất nhập khẩu tại chỗ, giao dịch còn gắn với cơ chế quản lý hải quan riêng.

Xuất nhập khẩu tại chỗ là một trường hợp cụ thể trong hoạt động xuất nhập khẩu, nên doanh nghiệp cần xác định rõ cấu trúc giao dịch và phương thức giao nhận trước khi thực hiện thủ tục. Để có thêm thông tin về các hoạt động và phương án thực hiện xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ xuất nhập khẩu và những điều cần biết của Minh Việt Logistics.

2. Hồ sơ hải quan hàng xuất nhập khẩu tại chỗ cần chuẩn bị

Hồ sơ thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ cần được chuẩn bị theo cả giao dịch và loại hình hàng hóa. Doanh nghiệp không nên sử dụng một bộ chứng từ cố định cho mọi trường hợp.

Theo Điều 86 hiện hành, hồ sơ hải quan đối với hàng xuất nhập khẩu tại chỗ thực hiện theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Quy định này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC.

Hồ sơ thủ tục hải quan hàng xuất nhập khẩu tại chỗ cần chuẩn bị

2.1. Hồ sơ về hợp đồng và chỉ định giao, nhận hàng

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần kiểm tra nhóm hồ sơ thể hiện bản chất giao dịch. Nhóm này giúp đối chiếu chủ thể, quan hệ hợp đồng và chỉ định giao nhận.

Các tài liệu nên được tập hợp theo giao dịch thực tế gồm:

• Hợp đồng mua bán, gia công, thuê hoặc mượn có liên quan.

• Phụ lục hoặc thỏa thuận sửa đổi nếu có.

• PO, đơn đặt hàng hoặc chứng từ giao dịch liên quan.

• Chỉ định giao hàng hoặc nhận hàng.

• Thông tin bên giao, bên nhận và địa điểm giao nhận.

• Tài liệu thể hiện thay đổi giao dịch nếu phát sinh.

Không phải mọi tài liệu trong nhóm này đều mặc nhiên phải nộp cho cơ quan hải quan. Doanh nghiệp cần phân biệt hồ sơ dùng để rà soát nội bộ với chứng từ thuộc thành phần hồ sơ hải quan.

Điểm quan trọng là thông tin giữa các tài liệu phải có tính nhất quán. Nếu hợp đồng, PO và chỉ định giao nhận thể hiện khác nhau, cần xác định nguyên nhân trước khi khai báo.

Đặc biệt, khi có thay đổi về bên nhận hoặc địa điểm giao hàng, doanh nghiệp không nên chỉ sửa một chứng từ. Cần kiểm tra sự ảnh hưởng của thay đổi đó đến toàn bộ giao dịch.

2.2. Chứng từ hàng hóa và chứng từ thương mại

Sau khi xác định cấu trúc giao dịch, doanh nghiệp cần kiểm tra dữ liệu của hàng hóa. Đây là nhóm thông tin được sử dụng xuyên suốt quá trình lập và đối chiếu tờ khai.

Các dữ liệu thường cần rà soát gồm:

Hồ sơ cần thiết có thể thay đổi theo loại hàng và trường hợp cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành thay vì áp dụng một checklist cố định.

Đối với hàng hóa có yêu cầu quản lý chuyên ngành, cần rà soát thêm giấy phép hoặc chứng từ liên quan. Mã HS cũng không nên được xác định chỉ dựa trên tên thương mại.

2.3. Hồ sơ theo loại hình và trường hợp phát sinh

Thành phần hồ sơ có thể khác nhau giữa hàng mua bán thông thường, hàng gia công, sản xuất xuất khẩu hoặc giao dịch liên quan doanh nghiệp chế xuất.

Bảng trên nhằm định hướng chuẩn bị hồ sơ, không thay thế việc kiểm tra thành phần hồ sơ theo từng trường hợp.

Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Văn bản này sửa đổi nhiều quy định về thủ tục hải quan và hồ sơ điện tử.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra quy định đang áp dụng tại thời điểm khai báo. Khi hồ sơ đã được rà soát, bước tiếp theo là tổ chức khai báo và phối hợp giữa hai bên.

3. Trình tự thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ

Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ được thực hiện trên cơ sở phối hợp giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Hai bên cần đồng bộ thông tin để tờ khai xuất khẩu và nhập khẩu tương ứng được xử lý đúng quy định.

Theo Điều 86 hiện hành, người xuất khẩu có trách nhiệm thực hiện thủ tục xuất khẩu và thông báo việc hoàn thành. Người nhập khẩu thực hiện tờ khai nhập khẩu tương ứng theo thời hạn quy định.

Trình tự thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ đơn giản nhanh chóng

Có thể khái quát trình tự như sau

Bước 1: Khai và đăng ký tờ khai xuất khẩu tại chỗ

Bên xuất khẩu cần chuẩn bị dữ liệu từ hợp đồng, chỉ định giao nhận và chứng từ hàng hóa. Thông tin khai báo phải phù hợp với hồ sơ thực tế của giao dịch.

Theo quy định hiện hành, tờ khai xuất khẩu tại chỗ có thông tin liên quan đến địa điểm hải quan làm thủ tục nhập khẩu. Người xuất khẩu đồng thời phải thực hiện thủ tục xuất khẩu theo quy định áp dụng.

Có thể kiểm soát bước này theo bốn mốc:

1. Rà soát: Kiểm tra hồ sơ giao dịch và dữ liệu hàng hóa.

2. Khai báo: Nhập thông tin theo chứng từ thực tế.

3. Đăng ký: Thực hiện đăng ký tờ khai theo quy định.

4. Phối hợp: Thông báo thông tin cần thiết cho bên nhập khẩu.

Việc đăng ký tờ khai xuất khẩu chưa phải điểm kết thúc của giao dịch. Bên xuất khẩu cần tiếp tục theo dõi tờ khai nhập khẩu đối ứng.

Nếu tờ khai xuất khẩu phát sinh kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện theo yêu cầu của cơ quan hải quan. Trạng thái thực tế của tờ khai quyết định các bước phối hợp tiếp theo.

Bước 2: Khai tờ khai nhập khẩu đối ứng

Bên nhập khẩu thực hiện khai tờ khai nhập khẩu tương ứng với giao dịch. Thông tin cần được đối chiếu với hồ sơ thương mại và dữ liệu của tờ khai xuất khẩu.

Một số thông tin cần phối hợp giữa hai bên gồm:

Thông tư 121/2025/TT-BTC quy định người nhập khẩu tại chỗ phải làm thủ tục trong thời hạn 15 ngày. Mốc tính được xác định từ ngày hàng hóa xuất khẩu thông quan hoặc giải phóng hàng.

Vì vậy, bên nhập khẩu cần nhận thông tin sớm từ bên xuất khẩu. Việc chậm trao đổi có thể làm giảm thời gian xử lý hồ sơ còn lại.

Tờ khai nhập khẩu cũng cần thể hiện thông tin liên quan đến tờ khai xuất khẩu tương ứng. Doanh nghiệp cần kiểm tra dữ liệu trước khi đăng ký để hạn chế sai lệch.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục và phối hợp giữa bên xuất, bên nhập

Sau khi hai tờ khai được đăng ký, doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi trạng thái xử lý. Không nên xem việc đăng ký một tờ khai là đã hoàn tất toàn bộ giao dịch.

Theo quy định hiện hành, hàng xuất nhập khẩu tại chỗ được hoàn thành thủ tục khi tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu tương ứng đều hoàn thành thủ tục.

Hai bên nên kiểm soát các nội dung sau:

• Số tờ khai và thông tin đối ứng.

• Trạng thái xử lý của từng tờ khai.

• Yêu cầu kiểm tra hồ sơ nếu phát sinh.

• Yêu cầu kiểm tra thực tế nếu thuộc trường hợp áp dụng.

• Thông tin giao nhận và chứng từ liên quan.

• Hồ sơ cần lưu sau khi hoàn tất.

Đặc biệt, người xuất khẩu chỉ giao hàng sau khi người nhập khẩu đăng ký tờ khai nhập khẩu tương ứng. Đây là điểm cần kiểm soát trong kế hoạch giao nhận thực tế.

Nếu phát sinh yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp cần xử lý theo trạng thái và hướng dẫn cụ thể. Không nên áp dụng một trình tự cố định cho mọi giao dịch.

Nếu cần hệ thống hóa các bước chung, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cơ bản

4. Thời hạn và các mốc cần kiểm soát hàng hóa khi làm thủ tục tại chỗ

Trong thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ, thời hạn của tờ khai nhập khẩu là mốc đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp cần theo dõi từ thời điểm tờ khai xuất khẩu được thông quan hoặc giải phóng hàng.

Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Theo Điều 86 được sửa đổi, người nhập khẩu tại chỗ phải làm thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày hàng hóa xuất khẩu thông quan hoặc giải phóng hàng.

Thời hạn và các mốc cần kiểm soát hàng hóa khi làm thủ tục tại chỗ

4.1. Thời hạn mở tờ khai nhập khẩu đối ứng

Mốc cần nhớ là 15 ngày kể từ ngày hàng hóa xuất khẩu thông quan hoặc giải phóng hàng. Trong thời hạn này, người nhập khẩu tại chỗ phải thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.

Có thể theo dõi mốc thời gian theo trình tự:

Tờ khai xuất khẩu thông quan/giải phóng hàng → bắt đầu tính thời hạn → tờ khai nhập khẩu đối ứng

Doanh nghiệp nên ghi nhận chính xác thời điểm tờ khai xuất khẩu hoàn thành. Thông tin này cần được chuyển ngay cho đầu mối phụ trách phía nhập khẩu.

Việc “đã đăng ký tờ khai” và “đã hoàn thành thủ tục” là hai trạng thái cần phân biệt. Doanh nghiệp nên theo dõi toàn bộ quá trình thay vì chỉ kiểm tra thời điểm đăng ký.

4.2. Mốc giao nhận hàng và trạng thái xử lý tờ khai

Giao nhận hàng tại chỗ cần được phối hợp với trạng thái xử lý của hai tờ khai. Đặc biệt, bên xuất khẩu không nên giao hàng trước khi đáp ứng điều kiện theo quy định.

Điều 86 hiện hành quy định người xuất khẩu tại chỗ chỉ giao hàng sau khi người nhập khẩu đăng ký tờ khai nhập khẩu tại chỗ tương ứng.

Có thể kiểm soát bốn mốc chính:

Tờ khai xuất → Thông báo bên nhập → Đăng ký tờ khai nhập → Giao nhận theo điều kiện áp dụng

Nếu tờ khai xuất khẩu phải kiểm tra thực tế, thời điểm xử lý hàng hóa còn phụ thuộc vào kết quả kiểm tra. Cơ quan Hải quan cũng đã hướng dẫn doanh nghiệp lưu giữ hàng hóa trong trường hợp cần chờ xử lý tờ khai.

Vì vậy, kế hoạch giao nhận cần được xây dựng theo trạng thái thực tế. Không nên cố định thời điểm giao hàng chỉ dựa trên lịch dự kiến của doanh nghiệp.

4.3. Xử lý trường hợp tờ khai không được đối ứng đúng hạn

Khi tờ khai nhập khẩu chưa được đăng ký trong thời hạn, doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân và trạng thái hồ sơ. Không nên tự động sửa hoặc hủy tờ khai khi chưa xác định trường hợp áp dụng.

Trình tự rà soát có thể thực hiện theo các bước:

1. Xác định ngày tờ khai xuất khẩu thông quan hoặc giải phóng hàng.

2. Kiểm tra thời hạn 15 ngày theo quy định.

3. Xác định nguyên nhân tờ khai nhập khẩu chưa được đăng ký.

4. Đối chiếu lại thông tin giao dịch giữa hai bên.

5. Kiểm tra loại hình và trường hợp đặc thù nếu có.

6. Xác định phương án xử lý theo trạng thái tờ khai.

Theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, tờ khai xuất khẩu tại chỗ quá hạn 15 ngày mà không có tờ khai nhập khẩu đối ứng thuộc trường hợp hủy. Quy định này có ngoại lệ đối với trường hợp được quy định riêng tại Điều 86.

Vì vậy, việc xử lý quá hạn không nên tách khỏi loại hình và hồ sơ giao dịch. Đặc biệt, hàng gia công hoặc sản xuất xuất khẩu có thể thuộc trường hợp xử lý riêng.

5. Những vướng mắc thường gặp khi làm thủ tục hải quan tại chỗ

Vướng mắc trong thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ thường xuất hiện khi dữ liệu giữa các bên không đồng nhất. Các điểm cần kiểm tra gồm giao dịch, chứng từ, hàng hóa, tờ khai và thời hạn đối ứng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra những sai lệch này trước khi đăng ký tờ khai. Khi vấn đề đã phát sinh, phương án xử lý cần dựa trên trạng thái hồ sơ và quy định áp dụng.

Những vướng mắc thường gặp khi làm thủ tục hải quan tại chỗ

5.1. Sai lệch thông tin giữa tờ khai và chứng từ giao dịch

Sai lệch thường xuất hiện khi thông tin được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Hợp đồng, PO, invoice, packing list và dữ liệu khai báo có thể được lập ở các thời điểm khác nhau.

Doanh nghiệp nên đối chiếu tối thiểu sáu nhóm thông tin:

Nếu phát hiện sai lệch trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên điều chỉnh dữ liệu nguồn trước. Nếu tờ khai đã đăng ký, cần xác định trạng thái trước khi thực hiện khai bổ sung hoặc xử lý khác.

Để hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra và xử lý hồ sơ, doanh nghiệp có thể rà soát chứng từ trước khi thực hiện khai báo. Trường hợp cần hỗ trợ trong quá trình thông quan, có thể tham khảo dịch vụ thông quan hàng hóa trọn gói uy tín của Minh Việt Logistics.

5.2. Chậm phối hợp giữa doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu

Xuất nhập khẩu tại chỗ có đặc điểm cần phối hợp giữa hai doanh nghiệp. Vì vậy, chậm trao đổi thông tin có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xử lý tờ khai đối ứng.

Doanh nghiệp nên xác định đầu mối phụ trách ngay từ khi chuẩn bị giao dịch. Các mốc thông tin cần được thống nhất trước thời điểm hàng dự kiến giao nhận.

Khi tờ khai xuất khẩu hoàn thành, thông tin cần được chuyển cho bên nhập khẩu kịp thời. Bên nhập khẩu cần chủ động kiểm tra dữ liệu trước khi đăng ký tờ khai đối ứng.

Cách phối hợp này giúp giảm tình trạng mỗi bên sử dụng một phiên bản chứng từ. Đồng thời, các thay đổi phát sinh có thể được cập nhật sớm hơn.

5.3. Thay đổi hàng hóa, số lượng hoặc thông tin giao nhận

Thay đổi PO, số lượng hoặc lịch giao hàng có thể làm hồ sơ ban đầu không còn phù hợp. Khi đó, doanh nghiệp cần xác định thay đổi xảy ra trước hay sau khi đăng ký tờ khai.

Có thể rà soát theo bảng sau:

Nếu tờ khai chưa đăng ký, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại hồ sơ trước khi khai báo. Nếu tờ khai đã đăng ký, phương án xử lý phải dựa trên trạng thái và quy định tương ứng.

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý các thay đổi liên quan đến bên giao, bên nhận. Đây có thể là thay đổi về cấu trúc giao dịch, không chỉ là thay đổi thông tin hành chính.

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý các thay đổi liên quan đến bên giao, bên nhận. Đây có thể là thay đổi về cấu trúc giao dịch, không chỉ là thay đổi thông tin hành chính.

Khi giao dịch cần phối hợp thêm vận tải, giao nhận hoặc các đầu việc liên quan, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xuất nhập khẩu của Minh Việt Logistics để xây dựng phương án phù hợp với kế hoạch hàng hóa. 

Hãy liên hệ với chúng tôi

MINH VIỆT LOGISTICS

Hotline: 0904 91 8877 

Địa chỉ:

• Trụ sở chính: A208 - BT2B, Khu nhà ở để bán Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh TP. HCM: Số 117/2D1 Hồ Văn Long, P.Tân Tạo, Q. Bình Tân, Tp.HCM

• Chi nhánh TP. Đà Nẵng: Đường 11B, KCN Hòa Khánh, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

1. Hàng xuất nhập khẩu tại chỗ được xác định như thế nào?
Hàng xuất nhập khẩu tại chỗ thuộc trường hợp pháp luật quy định khi giao, nhận hàng tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài.

2. Hồ sơ hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ gồm những gì?
Hồ sơ phụ thuộc vào loại hình và từng giao dịch, thường cần rà soát tờ khai, chứng từ thương mại, chứng từ hàng hóa và giấy phép nếu phát sinh.

3. Tờ khai nhập khẩu đối ứng phải đăng ký trong bao lâu?
Theo quy định hiện hành, bên nhập khẩu thực hiện thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày tờ khai xuất khẩu được thông quan hoặc giải phóng hàng.

4. Bên xuất khẩu có được giao hàng ngay sau khi khai tờ khai không?
Theo quy định hiện hành, bên xuất khẩu chỉ giao hàng sau khi bên nhập khẩu đã đăng ký tờ khai nhập khẩu tương ứng.

5. Xử lý thế nào khi thông tin giữa hai tờ khai không khớp?
Cần xác định nội dung sai lệch, tình trạng tờ khai và chứng từ liên quan trước khi lựa chọn phương án sửa đổi, khai bổ sung hoặc xử lý phù hợp.